No más pánico en el trabajo: cómo cumplir plazos y fechas de entrega sin agobios

Me hallo inmerso en un maravilloso prado, arropado por un manto de flores que dibuja múltiples gamas cromáticas primaverales. Los pájaros canturrean y el sol hace la fotosíntesis a mi mente, clarividente y despejada. De repente, un ligero temblor se torna insistente y virulento. A mi espalda, una bestia se aproxima, apenas identifico sus rasgos, pero su rostro es un cronómetro y viene directa hacia mí. A lo lejos, en medio del paisaje bucólico, una puerta con el símbolo del Word está cerrándose. Corro veloz, la única salida para no ser embestido está a unos segundos de sellarse; no llego a tiempo. Despierto sobresaltado, el pulso acelerado, la respiración entrecortada... todo era un sueño. Son las 5.35 de la madrugada, mañana acaba el plazo para entregar el reportaje y no he escrito ni una línea. Ese pensamiento monopoliza mi cerebro. Una vuelta en la cama; retorno a la posición original; respiro hondo, cierro los ojos y un impoluto folio en blanco se tatúa en mi cabeza. Bebo agua, enredo en el móvil. No hay remedio. He sido víctima de un capítulo de la serie onírica The Walking Deadline.

Este episodio resultará familiar para quienes están sometidos a plazos de entrega (deadline, en inglés) más o menos estrictos en el ámbito laboral. Ya sea un informe, alcanzar un número de clientes o completar un presupuesto, cada movimiento de las manijas del reloj es una palada que cava una tumba a medida para tus nervios. Ansiedad, preocupación, agobio, frustración, agotamiento, descanso deficiente y mucho estrés han sido asociados a este proceso; la web de búsqueda de empleo CareerCast.com publicó en 2017 una encuesta en la que un 70% de los participantes puntuó los niveles generales de estrés en su trabajo con un siete o más. En un 30% de los casos los plazos de entrega eran la causa principal.

El deadline asusta, es normal, pues significa línea de muerte, pero su crudeza era mucho más literal hace 150 años. Algunas historias remontan este término a la segunda mitad del siglo XIX, cuando durante la Guerra Civil estadounidense se empleaba para denominar los límites que rodeaban a prisiones como la de Andersonville, donde se encerraba a numerosos reclusos. Quienes rebasaban esas fronteras eran asesinados por los disparos de los guardias. Con un nombre como ese, es para estar estresados.

El peligroso salvoconducto del 'ya lo haré'

¿Cómo llegamos a las situaciones límite? A través de un salvoconducto muy popular: "ya lo haré", que es primo hermano de "aún queda para eso". Y, claro, luego llega la tensión. "La cultura latina es muy propensa a dejarlo todo para el último momento, y eso empeora las cosas", advierte Paco Muro, el presidente de Otoo Walker International, la multinacional española líder en la mejora de comportamientos directivos y comerciales. Muro considera que la relajación inicial se convertirá en mucho más estrés (que, además, engorda) por los incumplimientos, retrasos, prisas y reclamaciones. Quizá por eso, la profesora del departamento de Psicología Social y de las Organizaciones de la UNED Amparo Osca defiende los plazos como una herramienta necesaria, siempre que sean razonables: "Es importante que nos pongamos unas fechas, porque tendemos a demorar las tareas y buscar atajos".

Estructurar y planificar son las claves más importantes. Los minutos que dediquemos a este trabajo no supondrán un gasto sino una inversión que redundará en un tiempo y esfuerzos economizados. "La mejor estrategia es organizarse desde el principio, paso a paso: qué hago esta semana, qué hago la otra, cómo hago para dejarme al final un margen para imprevistos", recomienda el directivo de Otto Walter International.

La dificultad no reside solo en ser pulcros con ese orden, sino en convertirlo en la hoja de ruta. "Es fácil de decir, incluso de hacer, pero es difícil romper con los hábitos adquiridos, porque desde el colegio uno estudiaba casi siempre justo cuando el examen ya estaba encima". Tal y como comenta Paco Muro, solemos ir al límite para luego lamentarnos en el "lecho de muerte". Flexo a tope, tic balanceador en la pierna, dedos sangrantes de aporrear teclas, cafeína en vena, las orejas humeantes mientras las neuronas se cuecen en su jugo en un aquelarre invocador de la inspiración postrera. Es medianoche y miro con cara de cordero degollado a la pantalla del ordenador. ¡No me da la vida! Pum. Escobazo del vecino para que baje los decibelios de mis sollozos. "El agotamiento de no llegar a tiempo es físico, pero también emocional, porque tienes la sensación de que no das más de sí. Le dedico más de ocho horas y no lo consigo", explica Amparo Osca.

Para evitar eso, hay que ir paso a paso. El número de situaciones simultáneas que manejamos es inversamente proporcional a la calidad de su ejecución, y aumenta las probabilidades de error. Paco Muro aconseja marcarse tareas concretas y cerrarlas para continuar con la siguiente, si no, puedes verte enviando a un psicólogo clínico dudas sobre la alimentación más pertinente para correr un ultra trail (basado en una historia real, eso me han contado...) Acotar no solo es positivo desde el punto de vista de la planificación, sino también desde el de la automotivación. Si te marcas unas pautas para metas parciales puedes centrarte en la satisfacción de los logros obtenidos por el camino y desechar el apremio del deadline. "Por ejemplo, para lograr 100.000 euros voy a visitar a un mínimo de 30 clientes en los próximos dos meses, y para eso llamaré a 100 el primer mes y resolveré todas las citas confirmadas el segundo. No es solo dividir los pasos, es darles sentido estratégico: si hago esto bien, tendré más fácil lograr lo siguiente, y así todo suma", comenta Muro. Todo ello sin perder de vista las posibles contingencias: si aquel amable señor no me coge el teléfono, tendré que recurrir al plan B. Si no hay una bala en la recámara, ir a la guerra con un tirachinas es una maniobra kamikaze y encontrar un bazuca en el bazar de la esquina es poco realista. Anticiparse y tener un as en la manga es crucial para evitar agobios posteriores.

Amenaza o desafío, la clave es cómo te tomas los plazos

Siempre existe un espacio para la subjetividad. Una investigación del departamento de Psicología de la Universidad de Lund, en Suecia, hace referencia al modo en que afrontamos esas fechas límite de entrega. Según el trabajo, si las interpretamos de un modo amenazante, bajo el paraguas del apremio, suscitarán emociones negativas (miedo, ansiedad, ira…), mientras que si se enfocan como un desafío la motivación será la piedra angular y se impondrán sensaciones como la euforia. En ambos casos el esfuerzo es innegociable, pero la cognición modifica la manera en que nos posicionamos. Paco Muro refuerza esta idea: "Estar todo el tiempo con la agonía de '¡uf, cuánto me queda!' es una decisión personal. Está en cada uno cambiarlo por un '¡qué poco falta para cumplir y quitarme esto de encima!'. Y es que el problema no es el deadline, sino cómo lo gestiona cada uno".

El estudio de la Universidad de Lund se centraba en la repercusión de estar sometidos a frecuentes fechas de entrega en el estrés laboral para un grupo de 84 empleados de dos empresas de transporte en Islandia. Lo sorprendente es que los investigadores desmontaron en él casi todas las hipótesis previas. El 54,8% de los participantes informó haber trabajado en la compañía durante más de diez años, por lo que dominaba la labor y los plazos no eran percibidos como una amenaza. De ahí que no los se relacionaban con los niveles altos de estrés o fatiga. Otro punto interesante es que se incluían en la ecuación variables como el nivel de autoeficiencia, entendido como la confianza en la propia capacidad para lograr los resultados pretendidos, y el apoyo social en el trabajo, definido como contar con la disponibilidad de los compañeros y la asistencia de los superiores. Ambos aspectos se valoraban como claves en la incidencia del estrés. "Un deadline debidamente guiado y acompañado, con el jefe al frente ayudando a orientar al equipo se convierte en un reto motivador, y a todo buen profesional le gusta hacer cosas especiales, alcanzar metas difíciles y trabajar duro, siempre que alguien lo aprecie y lo valore, entienda el sentido de su esfuerzo y vea que el jefe está con ellos respaldando, corrigiendo y aportando valor", explica Paco Muro.

El experto echa por tierra el mito del jefe inaccesible para negociar un plazo de entrega que sea realista, acorde a la experiencia y a la carga de trabajo, porque es más recomendable reducir las expectativas a embarcarse en un proyecto irrealizable que se traduzca en fracaso. "Me encanta cuando los colaboradores me dicen a tiempo: 'No voy a llegar'. Eso es señal de profesionalidad y trabajo en equipo, además de confianza en el jefe". Comparte esta opinión Amparo Osca, quien aboga por sentarse con los líderes de un proyecto a establecer ciertas bases. "Cuando alguien sabe que no puede conseguir un objetivo debe ser capaz de expresarlo y solicitar los recursos económicos y de tiempo", dice. Quienes están en las trincheras conocen de primera mano los ritmos concretos de una determinada operación, anticiparse a ello reducirá situaciones frustrantes y de no retorno. Ni los jefes saben si los objetivos son conseguibles: se ponen porque es lo que se necesita y se trabaja para lograrlo. La flexibilidad es, por tanto, fundamental.

Texto finiquitado, últimos retoques, modo rastreador de erratas activado… Suena el teléfono, ¿quién será? Céntrate, cierra una tarea para continuar con la siguiente; ejerce control y organízate: estrés neutralizado. Misión cumplida. Devuelvo la llamada perdida y el ciclo del deadline comienza de nuevo. Otra fecha de entrega me espera.