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GRANDES REPORTAJES

La ineficiencia de las reuniones

Cuando surge un problema que atañe a varios suele pensarse que se solucionará reuniéndose. Sin embargo, a veces este remedio para todos los males se acaba convirtiendo en una trifulca eterna, donde o no se decide nada o se llega a un acuerdo más por comportamiento gregario que por convencimiento.

Cuando surge un problema que atañe a varios suele pensarse que se solucionará reuniéndose. Sin embargo, a veces este remedio para todos los males se acaba convirtiendo en una trifulca eterna, donde o no se decide nada o se llega a un acuerdo más por comportamiento gregario que por convencimiento.

Desde que el hombre devino animal social no hay persona que logre escapar a lo que muchas veces se convierte en un desgraciado evento: las reuniones. Se reúnen las comunidades de vecinos, los estudiantes para sus trabajos en grupo, las amas de casa para organizar un viaje, y, sobre todo, los que más a menudo se reúnen son los ejecutivos.

"Está reunido" es la frase favorita de la secretaria a la que su jefe hace aspavientos para que no le pase una llamada no deseada. "Convoca una reunión" es el recurso idóneo para atenuar un conflicto profesional. "Tengo una reunión" es la excusa que exime a cualquiera de mover su agenda…

Si bien ha perdido fuelle gracias a lo fácil que resulta enviar copias informativas mediante el correo electrónico, aún el hecho de reunirse sigue siendo una especie de solucionador de problemas. Y esto no se aplica sólo a las empresas, sino a cualquier persona. Resulta paradójico que se espere obtener tanto de una reunión, independientemente de lo bien o mal gestionada que esté.

La principal causa de ineficiencias de las reuniones es un objetivo poco claro. Todo el mundo sabe de qué se va a hablar, pero no la decisión que tiene que tomarse. En este caso la reunión no tiene objetivo, sino temática, y una reunión con temática es una reunión sin fin. Puede hablarse de forma indefinida sobre el asunto, pero costará mucho tomar una decisión porque no ha habido un compromiso previo al respecto. Estas reuniones acaban casi siempre con hay que recoger más información, asunto que se encarga a uno o dos de los pobres participantes, quienes no sólo han perdido varias horas discutiendo, sino que además salen con un trabajo extra que tendrán que comunicar al resto en otra reunión.

Por el contrario, en la reunión con objetivo se plantea qué decisión se tiene que tomar, y no se convoca hasta que se dispone de toda la información necesaria. Por ejemplo, en una comunidad de vecinos en la que ha habido robos, la reunión interminable será la que plantea en su orden del día "hablar de los robos acontecidos la semana anterior en el vecindario". Asistirán marido y mujer de todo el bloque, que explicarán anécdotas increíbles de lo que han visto, oído, sospechan, opinan… En cambio, la reunión que se propone "decidir si contratar a un guardia jurado, a un vigilante nocturno o poner una alarma comunitaria" seguro que atrae a menos vecinos y se resuelve antes.

A veces parece que la reunión se ha organizado para que el jefe se escuche a sí mismo, para representar una serie de protocolos inútiles, para dar la sensación de que nos estamos ocupando, para que parezca que decidimos o para informar sobre un asunto que ya todo el mundo conoce. Una reunión con decisión a tomar bien planteada no lleva en realidad más de diez o quince minutos.

La segunda causa que hace las reuniones ineficientes es la forma en que se dirigen. En la mayoría de los casos no hay una persona asignada para ello. Es un defecto de los españoles: esa especie de complejo de querer ser juzgados de protagonismo. En las reuniones de empresas suele dirigir la reunión el responsable jerárquico de más rango, pero si le llaman a mitad de reunión, ésta se desmadra y, hasta que no regrese, se acaba hablando de fútbol, toros o de Gran Hermano.

La ventaja de que una persona dirija la reunión es que evita que varios hablen a la vez y, sobre todo, que las intervenciones se desvíen del asunto real. Frases peligrosas: "¡Ah! Por cierto…", o "Ya que estamos todos, quería aprovechar para…". "No viene al caso, pero… ¿os habéis enterado de la noticia bomba…?". O esto se corta o la reunión se va a prolongar bastante más de lo debido.

Otro de los problemas de las reuniones es que son el foro idóneo para sacar trapos sucios o devolver golpes bajos. Uno se siente arropado por el grupo y por los que le secundan. Éste es el motivo por el que las reuniones de vecinos duran lo que duran. Debido a las convenciones sociales, la mayoría de las personas ocultan su verdadero carácter durante las reuniones. Pero hay una serie de situaciones donde éste sale a flote: en competiciones deportivas o lúdicas, en juegos de azar, en atascos… y en reuniones de comunidad de vecinos. Sí, las reuniones son el escenario donde salen todos los cromos guardados. El problema es que el resto de asistentes tendrán que tragarse una o dos horas de problemas personales y hasta psicológicos de otros.

El moderador es la figura que evita que la discusión vaya por tales derroteros, imponiendo su autoridad y centrando la atención en el asunto tantas veces como sea necesario.

Errare humanum est, pero mucho más cuando los humanum están reunidos. Está comprobado que las decisiones tomadas en grupo generan más errores que las tomadas por una sola persona. Esto viene provocado por el consenso. Cuando los individuos se reúnen, saben que hay que consensuar, por lo que a menudo las decisiones resultantes son híbridos, la suma de los objetivos de todas las partes aligerados por concesiones al grupo. Estas decisiones de consenso que satisfacen a todas las partes a base de tomar un poquito de cada uno no suelen ser las óptimas.

Por otro lado, existe un efecto grupal que también hay que tener en cuenta. Se sabe que cuando ocho personas en la calle presencian un accidente de tráfico, el tiempo de reacción hasta que cualquiera de los presentes llega al accidentado es mayor que si sólo hay una persona. Es decir, a más gente, menos velocidad de reacción. El motivo, el clásico "unos por otros, la casa sin barrer". Este comportamiento gregario se reproduce en las reuniones mediante los silencios. Uno puede estar pensando que la decisión no es adecuada, pero como todo el mundo guarda silencio, es que todo el mundo está de acuerdo y no voy a ser yo el único que se oponga… Esta actitud es sobre todo frecuente en las reuniones en las que los primeros en opinar son los jefes. Como "donde manda patrón no manda marinero", se hace un silencio general. Y, tras él, se oye: "Bueno, como veo que estamos todos de acuerdo, adelante, pues…".

Los grupos consiguen que la responsabilidad se reparta entre sus miembros, y, por tanto, se atenúe. En cambio, cuando uno sabe que va a ser a él a quien le pidan cuentas, la implicación es mayor. Así pues, a los amantes de las reuniones que piensan que cuanta más gente de acuerdo hay menos probabilidades de error, ya que no va a haber tanta gente equivocada… habría que responderles que la proporción es, con frecuencia, la contraria.

Consejos para lograr reuniones útiles y breves

La reunión que se ha convocado para tomar una decisión no debería durar más de 15 minutos. Por tanto, no hacen falta ni más sillas, ni bebidas. Aunque pueda sonar a provocación, algunas empresas ya están aplicando esta técnica con éxito.

Otro modo de minimizar los errores cuando las decisiones se deben tomar entre varios consiste en invertir el orden jerárquico de presentación de las opiniones o votos. Esto es, comenzar por el trabajador de menor rango y acabar por el director de más peso para que su opinión no contamine al resto.

Otra técnica válida es provocar la opinión o decisión individual antes de abrir la discusión. En este caso se pide a los participantes que escriban lo que piensan en silencio y después lo lean. Es una forma de atenuar los efectos perniciosos de las discusiones de grupo sobre el individuo. La opinión que tiene el resto o que el individuo cree que tiene acaba influyendo sobre la suya propia.

Finalmente, se recomienda fijar una duración máxima antes de comenzar la reunión: "Esta decisión debe ser tomada en 20 minutos". El mero hecho de compartir este objetivo ya consigue el compromiso de los asistentes.

* Este artículo apareció en la edición impresa del Domingo, 18 de diciembre de 2005

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