La Generalitat prepara una norma sobre conservación de documentos

El Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña prepara el primer reglamento sobre selección y destrucción de documentos generados por las admistraciones públicas que existir en España.Los criterios básicos de esta futura norma, prevista en la ley de Archivos aprobada por el Parlamento catalán en 1985, serán debatidos hoy en la sesión de clausura de las Segundas Jornadas de Archivística que se iniciaron el pasado viernes en el Principado de Andorra.

La expansión experimentada por las administraciones públicas de todos los países desde la primera guerra mundial, tanto en lo que se refiere a sus funciones y actividad como a la complejidad de su organización, ha provocado un extraordinario incremento de la producción documental.

La necesidad de seleccionar primero y destruir después parte de esta documentación es compartida por la inmensa mayoría de los profesionales del sector, ya que su conservación implica, entre otros problemas no menos graves, un alto coste económico.

La dificultad de este tipo de operaciones está en determinar qué documentos pueden ser destruidos y cuáles deben ser corservados.

Separar los documentos de interés permanente o histórico de aquellos que sólo tienen un finalidad temporal resulta un tarea compleja que la futura norma pretende regular.

Cinco años

El texto que los representante de la Administración autonómica catalana aportarán al debate de los profesionales reunidos en Andorra establece que debe transcurrir un período mínimo de cinco años desde la producción de un documento antes de que éste pueda ser destruido. La destrucción, de llevarse a cabo debería ser autorizada por una denominada Comisión Nacional de Calificación, Selección y Seguimiento integrada por archiveros profesionales, representante de la Administración autonómica, técnicos administrativistas historiadores.Esta Comisión Nacional informaría, es decir, autorizaría denegaría las propuestas de 12 llamadas comisiones específicica -de una composición similar- que se creanan en cada institución o departamento.

En las Segundas Jornadas de Archivística, que organiza con carácter bianual la Asociación de Archiveros de Cataluña, ha participado 260 profesionales del sector, la mayoría catalanes.

El encuentro ha contado, no obstante, con la presencia de representantes de todas las regiones españolas, entre las que destacan las delegaciones de Mallorca, Valencia, País Vasco, Madrid y Andalucía.

Tras la jornada inaugural del viernes, las sesiones de trabajo del sábado y de ayer domingo la dedicaron a debatir los sistemas de clasificación de los fondos documentales de las administraciones públicas. La jornada de ayer estuvo presidida por la directora de los archivos estatales, Margarita Vázquez de Parga.