Teletrabajo: la necesaria implantación de un modelo para el futuro

El coronavirus ha provocado una instauración obligada y a toda prisa de un modelo de trabajo que ha irrumpido en nuestras vidas para quedarse. IECISA, además de afrontar el reto de trabajar desde casa en su propia compañía, ofrece servicios de workplace, mantenimiento y logística para que otras empresas puedan desarrollarlo en las mejores condiciones.

Hace un par de meses eran muy pocas las empresas que podían presumir de tener una estructura establecida para instaurar el teletrabajo de manera inmediata a prácticamente la totalidad de su plantilla. Ni las principales multinacionales ni tampoco las PYMES. Prácticamente ninguna compañía estaba preparada para afrontar el escenario empresarial y laboral que ha provocado el coronavirus. De hecho, algunas de ellas ni siquiera consideraban este modelo de trabajo ventajoso para la productividad, ni se estaban planteando ponerlo en marcha a corto plazo. Otras, como mucho, se limitaban a trazar un difuso planteamiento sobre el papel y a dibujar situaciones eventuales en las que introducir mínimamente el trabajo desde casa. La llegada del COVID-19 rompió cualquier esquema o planteamiento y obligó a implementar de manera forzosa e improvisada el teletrabajo. En IECISA han tenido que afrontar el reto desde dos vertientes: por un lado, implementar el modelo de manera exitosa en su propia compañía y, por otro, garantizar del mismo modo y con la misma eficacia a las empresas a las que dan servicio.

El planteamiento y la ejecución no ha sido sencillo para nadie. Los planes de contingencia que manejaban las empresas eran, cuando menos, muy limitados. Muchas de ellas estaban incluso en el punto de partida. Ese paso inicial consistía en elaborar un listado con todos los empleados de la plantilla y establecer sus funciones para determinar quiénes tenían la posibilidad de trabajar desde casa y quiénes no. Una vez definidos los perfiles, era el turno de proveer a los trabajadores del material necesario a la mayor brevedad posible para que pudieran desempeñar sus funciones en remoto: ordenadores, pantallas, conexión a internet o acceso a servidores o aplicaciones, entre otros. Aquí llegaba el segundo escollo, pues muchas compañías carecían de los recursos necesarios y se vieron obligadas a acudir a un mercado saturado, repleto de roturas de stock, haciendo frente además a un gasto no presupuestado.

Implicar y motivar a la plantilla, al tiempo que se aspira a alcanzar la destreza digital óptima, es el principal objetivo de la estrategia de IECISA

La solidaridad contrasta con los malos hábitos

“La realidad de cómo ha estallado todo ha hecho aflorar una serie de carencias que ponen de manifiesto que los deberes no estaban hechos y que no estábamos preparados” explican desde el departamento de innovación y virtualización del puesto de trabajo de IECISA. Modificar y adaptar las rutinas existentes y el comportamiento social es el segundo paso y el que determinará buena parte del éxito del modelo. “Aquí ha sido necesario seguir las buenas prácticas de las metodologías y librerías de proceso existentes”, explican los expertos de IECISA, que han detectado una serie de carencias en nuestros hábitos. “Todas las empresas se han encontrado con muchas debilidades porque no hay procesos claros establecidos a la hora de trabajar desde casa ni de las buenas prácticas que requiere este modelo”, cuentan. Algunas de ellas se basan, por ejemplo, en las horarios, la puntualidad o la gestión de los comportamientos sociales en las numerosas videoconferencias que llenan las agendas de todos los trabajadores en estos días. “Hay que enseñar desde cómo se ha de entrar en una reunión en remoto a cómo se interviene o, también, a la necesidad de solicitar la grabación del encuentro”, detallan. Pero estos puntos débiles detectados por las empresas han contrastado con la adaptabilidad, empatía y, especialmente, la enorme solidaridad mostrada por los empleados para facilitar la implantación del modelo.

Alcanzar un impulso digital y motivar a la plantilla

Motivar a la plantilla y conseguir su implicación al tiempo que se aspiraba a alcanzar una destreza digital que permitiera incluso una transformación digital fue el principal objetivo de la estrategia inicial de IECISA. “Buscábamos un impulso que motivase a las personas para implicarlas: si ellos hacen suyos los retos se implican mucho más. Era importante y necesario mejorar el entorno y el espacio y ver cómo facilitar la forma de colaborar entre los trabajadores”, aseguran. El aterrizaje forzoso del teletrabajo obligará a una reflexión de cara al futuro, donde IECISA acompañará a sus clientes a estabilizar un modelo que no será ni mucho menos pasajero. “Su implantación no se contemplaba, pero quedará instaurado. El teletrabajo ha llegado a las empresas y lo ha hecho para quedarse de verdad”, consideran los expertos en innovación de IECISA.

El análisis de este periodo de prueba improvisado requerirá de un proceso de maduración en el que IECISA estará a su disposición para estabilizar el trabajo iniciado en estas semanas, proveerles de las herramientas necesarias para alcanzar la cotidianeidad y ser así capaces de incrementar la productividad de sus trabajadores. “Les proporcionaremos las herramientas para realizar una correcta gestión del cambio y establecer una hoja de ruta para definir la forma de trabajar a partir de ahora. Se trata de convertir el teletrabajo forzoso y desubicado al que nos hemos enfrentado en algo estabilizado”, detallan desde la compañía.

Escritorios virtuales o asistencia técnica remota: las soluciones de IECISA

IECISA ha conseguido que la seguridad sea exactamente igual tanto en la casa del empleado como en nuestras oficinas

Hasta el momento, IECISA ha puesto a disposición de sus clientes una serie de soluciones en forma de servicio y herramientas para garantizar una exitosa implantación del teletrabajo. En primer lugar, ha posibilitado que sus empleados trasladen sus escritorios a casa a través de la implantación de un VDA que les permiten acceder a toda la documentación y las aplicaciones que utilizan diariamente en la oficina y les ha provisto de las herramientas más seguras y punteras del mercado para que realicen videoconferencias, formaciones o webinars. Por otro lado, ha establecido un sistema de alquiler de equipos: les proporcionan equipos de sobremesa y portátiles para que puedan cubrir sus necesidades, se ocupa de su instalación y configuración y les ofrece soporte y mantenimiento permanente. Una vez haya transcurrido el periodo de alquiler devolverán los equipos y pagarán únicamente por el uso. Éste es el catálogo indispensable para asegurar una satisfactoria implantación del teletrabajo, un modelo que ha llegado a nuestra vida de la forma más atropellada posible, pero que lo hace para quedarse.