El perfecto anfitrión

Si algo caracteriza al mes de diciembre además del frío, las compras y los regalos, es la cantidad de fiestas que se celebran. A muchos, la última hoja del calendario les genera un sudor frío que les transporta, como en un bucle sin retorno, a las mismas mesas, los mismos platos, los mismos comensales y las mismas conversaciones de cada año. ¿Cómo ayudar a que no se repitan estas pesadillas?

Es difícil cambiar la dinámica de una fiesta que se organiza cada año y más aún sorprender a unos invitados cada vez más acostumbrados a asistir a eventos en forma de invitaciones a comidas, presentaciones de productos o convenciones de trabajo. El que más o el que menos participa cada año en no menos de veinte fiestas, por lo que la capacidad de diferenciarse es complicada, pero no imposible. Si es el organizador de alguno de esos momentos y no quiere resignarse a "lo mismo", sepa que puede enfocar su fiesta como algo irrepetible.

Además, tampoco es necesario tener un presupuesto amplio. Con detalles sencillos y originales, no necesariamente caros ni exclusivos, puede conseguir que su fiesta de este año sea todo un éxito.

Detrás de cada uno de nuestros actos existe un concepto y si lo que queremos es cambiar la rutina de nuestra fiesta, busquemos uno que se convierta en su tema central, ya sea algo que haya sucedido durante el año o algo que vaya a suceder en el siguiente. Esto es: celebre una fiesta temática (idea número uno).

Para organizar un evento temático hay una fase previa esencial, según Asun Santiago Caracho, directora general de la agencia de eventos Macguffin: "Lo primero es saber quién va a venir a nuestra fiesta y, a partir de ahí, definir la vivencia y el concepto que la soportará. Tras este paso, cerrar todos los aspectos necesarios: cómo vamos a crear expectación, la localización, la ambientación y decoración, los regalos y recuerdos que vamos a dar, y algo ineludible, el catering".

Llegados al punto catering, todos los profesionales del sector de los eventos coinciden: ya puede usted organizar su fiesta en un lugar espectacular, con los recursos técnicos más punteros y las actividades complementarias más atractivas, pero si el catering sale mal, todos los invitados se llevarán un mal recuerdo. "Es un factor importante que nunca pasa inadvertido. Desde nuestra experiencia, si el catering es bueno y abundante, bien. Si, en cambio, falla, te arruina el evento. Hay que cuidarlo mucho y no escatimar en gastos. Si se ha optado por una fiesta temática, la comida debe ir de la mano del concepto de la misma", señala Lucía Angulo, directora general de Shackleton Events. "Lo ideal", continúa Ana Grandía, vicepresidenta de Global Events, "sería averiguar los gustos personales de los invitados. Si a alguien le gusta el sushi, por ejemplo, servirlo. O si alguien es vegetariano, tenerlo en cuenta. Son detalles que siempre se agradecen".

La organización de una fiesta es como el desarrollo de una narración: con una introducción, un nudo y un desenlace. La improvisación debe ser igual a cero. Ya lo dijo Shakespeare: "La improvisación es mejor cuando se prepara". Como en un guión cinematográfico. Para Tiago Machado, fundador de la agencia La Vida Es Bella, "siempre hay que tener en la cabeza una pregunta cuando vamos a recibir a unos invitados: ¿cuándo ha sido la última vez que se ha hecho algo por primera vez? Y seguro que la respuesta será una experiencia única que al invitado le sorprenderá y nunca olvidará". "Simplemente, con celebrar la comida o la cena en un lugar inesperado para los invitados conseguiremos algo que cuenten y recuerden durante muchos años", insiste Ana Grandía.

En cuanto al trato a los invitados, uno de los factores importantes a tener en cuenta es la personalización, algo que para Óscar Coto, director general de Delfín Group, es esencial. A todos nos gusta ser atendidos por nuestro nombre y que al visitar una tienda o un restaurante sepan de nuestros gustos. Sucede lo mismo en una fiesta: "Usando la personalización como estrategia, conseguiremos hacer que nuestro invitado se sienta como alguien importante a quien se ha dedicado esfuerzo, tiempo y cariño. La personalización proporciona un grado de exclusividad al evento. Es algo sencillo que puede dar un gran resultado".

Por último, el mayor determinante a la hora de hacer algo diferente es el ingenio. "Todos asistimos a decenas de fiestas cada año", afirma Lucía Angulo; "la única manera de diferenciarse es a través de la creatividad. El resumen de una cena de Navidad se puede cerrar en llegar, comer, repartir regalos, si es la ocasión, y marcharse. Nada más. ¿Por qué no buscar algo más? Un evento puede estar muy bien ejecutado, y el producto final puede ser perfecto, pero también puede resultar frío, sin mensaje y, por tanto, sin trascendencia. Algo igual al resto. La decoración, ambientación, iluminación, la comida… todo es fundamental. Pero si queremos hacer algo diferente, debemos apoyarnos en la creatividad".