Office 2016: a por la nube

Este artículo ha sido escrito con la versión de Word incluida en Office 2016, que acaba de salir a la venta. A primera vista no hay cambios significativos ni en este ni en el resto de programas de la última versión del popular paquete ofimático. Esto es una buena noticia para algunos de los que llevan trabajando con él desde hace años. Basta con ver los quebraderos de cabeza que dio a Microsoft el decidirse a eliminar el menú de inicio en Windows 8. Ese simple detalle llevo a muchos a no actualizar las antiguas versiones del sistema operativo.

Pero Microsoft también tiene el reto de atraer a nuevos usuarios. De hecho, la empresa ha desarrollado la última versión de este software pensando en los denominados millennials. De las nuevas generaciones Microsoft toma nota de sus hábitos a la hora de trabajar en común, compartir contenidos en redes sociales y el uso intensivo que hacen del móvil.

El problema de continuar con una fórmula que ha tenido éxito entre los actuales usuarios es que Microsoft debe afrontar que muchos, sean jóvenes o no, se han acostumbrado en estos últimos años a la inmediatez y a la sencillez a la hora de trabajar que ha impulsado Google. El primer toque de atención vino cuando se produjo un abandono de las cuentas de correo electrónico de Hotmail por las de Gmail. Google lograba que los correos electrónicos se recibiesen en el acto, y Microsoft, no. Algo similar está sucediendo con Office y Google Documentos.

Cuando aparecieron las aplicaciones de ofimática de Google en 2006 estas contaban muy pocas funciones. Su uso sólo parecía tener sentido cuando no se tenía a mano un ordenador con el paquete de Microsoft. Pero estas herramientas, que sustituían el disco duro por la nube, poco a poco lograron que algunos dejaran de usar el viejo Office. Sobre todo los que podían vivir sin el enorme repertorio de opciones que ofrecen sus programas.

Con el tiempo Google Docs amplió sus funciones, aunque sin llegar ni de lejos al grado de profundidad que ofrece Office, y logró que varias personas trabajasen simultáneamente en un mismo documento fácilmente. A la vez el almacenamiento en la nube permitió tener siempre los documentos al alcance de la mano, lo que también equivalía a que fuese casi imposible perder el trabajo realizado. De hecho, ni tan siquiera es necesario guardar nada para continuar la tarea que se está realizando en otro dispositivo.

Office 2016 intenta parecerse a Google Docs en todo esto. Pero sólo lo logra en parte. Mientras se escribía este artículo se ha podido comprobar que la sincronización de un documento al abrirlo en distintos dispositivos no es tan buena como Microsoft da a entender. Al guardar en la nube un archivo desde la versión para PC de Word 2016 e intentar seguir editándolo en un iPad con la app de Word se han producido conflictos entre las diversas versiones del documento.

Es algo que puede resultar bastante desconcertante entre los que están acostumbrados a la casi infalible sincronización de la información que proporciona Google. En Office hay que extremar las precauciones al tener abierto un mismo documento en dos dispositivos, pues es fácil cometer errores que provoquen conflictos y pérdida de información.

Otra de las novedades de este Office 2016 es una mayor integración con Skype, aunque para eso hay que disponer de la versión empresarial. Por ejemplo, desde el calendario de Outlook es posible programar una conferencia en grupo o ver entre nuestros contactos quién está disponible para chatear. También es posible tomar notas con One Note en una reunión de Skype o iniciar una presentación de PowerPoint para que la vean las personas con las que realizamos la conferencia.

Mucho más cercanas a la mayoría de usuarios son las funciones que informan sobre cómo realizar determinadas tareas con cada aplicación o la que permite añadir contenido de internet a cualquier documento. También se han realizado mejoras en la gestión del correo en Outlook, pues el programa según Microsoft va aprendiendo que mensajes son más importantes para nosotros.

Los que busquen algo realmente nuevo lo encontrarán en la aplicación Sway, que se puede descargar de la tienda de aplicaciones de Windows. Su cometido es similar al de PowerPoint, pero su funcionamiento es muy diferente. Sway permite crear historias que pueden publicarse en internet combinando toda clase de elementos: desde texto a tuits pasando por vídeos de Youtube. Cuando se usa durante un rato sorprende por su fluidez y por su diseño intuitivo. De hecho, choca que Microsoft pueda estar desarrollando algo así pero que siga siendo tan engorroso como hace años configurar en Outlook una cuenta de correo de algunos servicios.

Algo que también resulta relevante de Office 2016 es que, al igual que ha sucedido con programas que se alquilan mediante el pago mensual de una cuota, como los de Adobe, esta versión puede considerarse la última desarrollada mediante el método de renovar cada varios años completamente el software. A partir de ahora Office irá evolucionando constantemente mediante actualizaciones.

De hecho, algunas de las nuevas funciones de este paquete de programas han sido anunciadas, pero aún no han visto la luz. Tal es el caso de las herramientas para trabajar en grupo Office 365 Planner o GigJam. Las características que sí se pueden disfrutar ya son las relacionadas con la seguridad. Pues el nuevo Office permite utilizar lectores de huellas dactilares o tecnología para el reconocimiento de la retina. De esa forma se pretende poner a buen recaudo los datos importantes cuando el usuario accede a una red corporativa.

En definitiva, el último Office cuenta con argumentos de peso para ser utilizado por todos aquellos que necesitan utilizar aplicaciones de oficina con gran cantidad de funciones, pero probablemente no seducirá a los que buscan realizar trabajos más o menos sencillos o aspiran a una integración fluida con la nube. Estos se sentirán bastante satisfechos con Google Docs o incluso con algunas de las soluciones de software libre que actualmente existen.