Manual de uso por si Hacienda se presenta en su empresa

Winston Churchill describió la democracia como un sistema político en el que “cuando alguien llama a tu puerta a las seis de la mañana, se sabe que es el lechero”. Eso, hoy en día, no es exactamente así; también puede ser Hacienda para hacer una inspección. Aunque no es lo habitual, en algunos casos la Agencia Tributaria se presenta por sorpresa en los negocios para registrar el domicilio social de la compañía. Según datos del ministerio, en 2018 se realizaron 31.095 actuaciones presenciales (o peinados) destinadas al control in situ en sectores y ámbitos de riesgo fiscal, aumentándose en un 15% las de macroperaciones sectoriales. Este año el fisco ha sumado una campaña informativa dirigida a las pequeñas y medianas empresas que declaran ser menos rentables que la media del sector. Estas visitas han causado un revuelo que ha llegado hasta el Tribunal Supremo, que deberá decidir si Hacienda puede o no registrar la sede de una empresa solo por ingresar poco. En cualquier caso, si los hombres de negro llaman a la puerta, hay que mantener la calma e intentar no cometer errores que pueden salir muy caros.

Superado el susto inicial, el primer paso es pedir la documentación. Como señala Eva del Cerro, letrada de Sáez Abogados, “lo primero que deberíamos hacer es solicitar la identificación, saber qué permisos tienen y cuál es el objeto de la inspección”. A continuación, aunque se tenga la impresión de poder gestionar con éxito la visita, recomienda llamar al asesor fiscal para que supervise e “indique cómo actuar en cada momento”.

En todo caso, la visita debe estar suficientemente motivada y justificada. Los tribunales han rechazado como argumento la existencia de meras sospechas, exigiendo superar un triple juicio de idoneidad, necesidad (no debe existir una alternativa menos intrusiva) y proporcionalidad. Por ejemplo, el Tribunal Supremo ha afirmado recientemente que no cabe entrar en la empresa para verificar la correcta aplicación de un beneficio fiscal que corresponde probar al contribuyente.

Una de las primeras dudas en una inspección por sorpresa es si se debe permitir el acceso del funcionario y qué consecuencias legales tiene negarle la entrada. Esta es una decisión de gran transcendencia porque, aunque colaborar evita conflictos y agiliza el proceso, apunta Del Cerro, implica un consentimiento, por lo que las actuaciones que hagan en el cuartel general de la compañía serán válidas.

En este punto es relevante conocer que cabe consentir la entrada de forma expresa o tácita. También que puede limitarse solo a determinadas dependencias. Por otro lado, la revocación del consentimiento es una opción válida, en cuyo caso los funcionarios deben abandonar el lugar, aunque según la Ley General Tributaria (LGT) pueden tomar medidas cautelares para evitar la desaparición de pruebas.

Pero, ¿en qué circunstancias se puede cerrar la puerta a Hacienda sin temor a represalias? El Tribunal Constitucional ha reconocido la inviolabilidad del domicilio social de las empresas, por lo que cualquier entrada a él, si no la consiente su titular, requiere una autorización judicial. Esto quiere decir que se puede denegar la entrada al inspector que no trae una orden válida. Sin embargo, no todo espacio o local está considerado como domicilio constitucionalmente protegido, por lo que es fundamental tener claro cuáles son esos lugares blindados. Según aclara Laura Vírseda, asesora fiscal en Cialt, el paraguas de protección abarca aquellos lugares separados y de acceso restringido en los que la persona jurídica centraliza la dirección de su negocio, sirviendo, asimismo, de custodia de documentos de la vida de la sociedad que no están al alcance del conocimiento de terceros.

Dada la extensa casuística, hay que acudir a la jurisprudencia. No tiene por qué tratarse de un inmueble (los tribunales han admitido como domicilio constitucionalmente protegido una autocaravana o embarcación); tampoco tiene que ser único (se puede disponer de varios), y su ocupación puede ser temporal (por ejemplo, la habitación de un hotel). La protección constitucional se extiende a los despachos profesionales si reúnen la nota de privacidad y exclusión, pero no si se trata de locales abiertos al público en horario y días de apertura. El motivo es que en los lugares donde no hay un acceso restringido (oficinas en las que únicamente se exhiben productos comerciales, almacenes, locales comerciales, etcétera) no existe la nota de privacidad que justifica la aplicación del derecho fundamental. El funcionario puede entrar en estos casos con una autorización firmada por el delegado de Hacienda, e impedírselo puede conllevar una cuantiosa multa.

Para sortear cualquier paso en falso, la asesora aconseja comprobar con lupa la autorización judicial. Además de los datos correspondientes a la identidad de los funcionarios y los locales a inspeccionar, deben especificarse los días y horario en que realizarán las actuaciones. “No puede tratarse de una autorización genérica”, avisa Vírseda, sino que debe estar acotada a un periodo temporal reducido.

Ordenadores

Las facultades de los inspectores en un registro son muy amplias: pueden entrevistar a empleados, realizar mediciones, fotografías, incautarse de documentos…, y analizar los equipos y sistemas informáticos con los que se lleve la gestión del negocio. La ubicación física de los ordenadores es importante, porque si están en locales abiertos al público pueden examinarse solo con una autorización administrativa.

Sin embargo, no todo vale. Los inspectores no pueden extralimitarse ni realizar una actuación desproporcionada que perjudique la actividad ordinaria de la entidad, explica Del Cerro. Para cubrirse las espaldas, aconseja Vírseda, cualquier duda sobre su actuación debe quedar reflejada por escrito en las diligencias. De esta forma, se puede tener una prueba si decide impugnar el registro. En caso de que sea anulado por haberse vulnerado los derechos de la empresa, la información obtenida es ilícita y no podrá ser utilizada en contra del contribuyente.