Tres trucos de Google Drive que debes dominar para ahorrar tiempo

Se estima que más de 2.000 millones de personas utilizan Google Drive de forma habitual: estudiantes, trabajadores, docentes y empresas usan este servicio de almacenamiento en la nube a diario para guardar documentos, compartir carpetas y colaborar en proyectos. Pero, ¿saben que tiene muchísimas otras funciones que ayudan a ser más eficiente, organizarse mejor y ahorrar tiempo? Hay tres que es imprescindible dominar: la búsqueda avanzada, la edición sin conexión y los atajos de teclado.

Encuentra cualquier archivo con la búsqueda avanzada

Con el paso del tiempo, Drive tiende a convertirse en un cajón de sastre: documentos de trabajo, PDFs, fotos, facturas o presentaciones conviven en el mismo espacio. Y encontrar el archivo que buscas no siempre es fácil, ni tampoco rápido. Aquí entra en escena la búsqueda avanzada: basta con pulsar el icono de filtros junto al cuadro de búsqueda (la flecha hacia abajo) para filtrar por tipo de archivo (documento, PDF, hoja de cálculo, presentación, imagen, vídeo, carpeta…), el propietario (tú o un contacto), palabras dentro del documento, la fecha de modificación, la ubicación (carpeta específica, papelera…) o las personas con las que está compartido.

Por ejemplo, si recuerdas que un compañero compartió contigo un PDF titulado “informe” hace meses, pero no sabes dónde está, puedes filtrar: tipo de archivo = PDF, propietario = ese contacto y fecha = últimos 6 meses. Aparecerá en segundos.

Un truco adicional es utilizar atajos dentro del buscador. Por ejemplo, escribe “type: pdf” para localizar solo archivos PDF, usa comillas para conseguir coincidencias exactas (“plan estratégico 2024”) o añade “OR” para buscar términos alternativos: “presupuesto 2023 OR presupuesto 2024”.

Trabaja sin conexión y sincroniza después

Aunque estamos acostumbrados a estar siempre online, hay situaciones en las que la conexión falla: un viaje en tren, un vuelo sin Wi-Fi o un lugar con mala cobertura. Para esos casos, Drive permite editar documentos sin conexión, que se sincronizan en la nube cuando la recuperes. Eso sí, debes activar antes esta opción.

Si estás usando el ordenador, puedes hacerlo desde el icono de Configuración (un engranaje) y la opción “Sin conexión”. Desde el móvil, tendrás que usar la app Drive e ir archivo a archivo pulsando sobre los tres puntos y eligiendo “Disponible sin conexión”. En este caso, hay que tener especial cuidado si no tienes mucho espacio en el móvil, ya que los ficheros seleccionados ocuparán espacio en la memoria.

Ahorra tiempo con los atajos de teclado

Si usas Drive en el ordenador, los atajos de teclado te ayudarán a crear, mover y organizar archivos dentro de Drive sin usar el ratón. Algunos de los más prácticos son “Shift + t” para crear nuevo documento; “Shift + s” para hojas de cálculo; “Shift + p” para nueva presentación; “Shift + f” para nueva carpeta… También conviene saber que “Control + z” sirve para mover archivos, “Control + n” para renombrar, o “Control + .” para abrir el menú de acciones. En la página del centro de asistencia de Google Drive están detalladas todas las combinaciones y su uso, y también si funcionan con equipos Chrome, Windows o Mac.

Tres trucos extra

Además de estas funciones, hay algunos trucos adicionales muy útiles. Por ejemplo, se puede consultar el historial de versiones para ver quién ha hecho cambios (y cuáles son) o restaurar un documento a un estado anterior desde “Archivo > Historial de versiones”; cambiar el color de las carpetas para que sea más sencillo localizarlas de un vistazo (clic derecho > “Cambiar color”); y escanear documentos desde el móvil si se usa un smartphone Android, en los que la opción “Escanear” convierte fotos en PDFs directamente almacenados en Drive.