Así funciona el Libro de Familia en la era digital

Con hojas grapadas. A veces con tinta emborronada y con una caligrafía de dudosa legibilidad. Otras, perdido en algún cajón del que nunca regresó. El Libro de Familia físico, en papel, ha sido una institución centenaria en las casas españolas. Ha sido porque, desde el pasado 1 de mayo, el documento se ha sustituido por un sistema de registro electrónico individual. Cada ciudadano recibe un código personal —una secuencia alfanumérica aleatoria— cuando nace, que sirve para formalizar todos los trámites del Registro Civil, desde la inscripción en el propio libro hasta cambios de nombre y apellidos o en el estado civil.

Aunque la entrada en vigor llega en 2021, la aprobación de la ley viene de una década atrás, cuando la nueva norma especificaba que se prescindiría del Libro de Familia al perder su sentido “dentro del modelo moderno que se ha configurado en la presente legislación”. Después de 10 años, al inscribir al recién nacido obtendremos un documento en PDF con su información, que queda registrada en una base de datos válida para toda España y actúa como su predecesor físico. El archivo digital cuenta con plena validez a la hora de solicitar guarderías o formalizar cualquiera de los trámites para los que antes requeríamos el libro.

La transformación no llega únicamente al documento. Debido a una de las últimas modificaciones en la ley, la Administración crea un Registro Civil único en vez del sistema actual, que incorporaba desde el central hasta los municipales delegados. Incluso las cuatro secciones que integraban el organismo —nacimientos, matrimonios, defunciones y tutelas— estarán unificadas. Y siempre bajo el paraguas de la digitalización. El Gobierno ha reiterado en numerosas ocasiones, como recoge en su denominado Plan España Digital 2025, su voluntad de introducir nuevas tecnologías en las instituciones y organismos públicos para adecuarse a al realidad del siglo XXI, especialmente acelerada en el último año y medio por la crisis del coronavirus.

Como explica Carina Lopes, responsable del think tank de Digital Future Society, si la pandemia se ha caracterizado por algo en concreto ha sido por la digitalización de los procesos administrativos. En España, el papeleo con Hacienda, con Trabajo o con los servicios sociales ha encontrado cierta agilidad de la mano de internet. Pero esto no significa que el camino esté recorrido. Todavía falta un buen trecho para llegar al nivel de transformación de referentes como Chile, Estados Unidos, China y Estonia. “España está bien posicionado con respecto al número de servicios digitalizados en el sector público. Otra discusión es si son suficientes o son los correctos. Aún quedan proyectos y oportunidades en la Administración”, sostiene Lopes.

Un experto en transformación digital como Bernardo Hernández muestra mayor contundencia en las críticas. Ve retrasado al Estado, por detrás de la sociedad en asuntos digitales. “Cuando puedes firmar documentos con Verisign y verificar tu identidad con procesos de machine learning, ¿qué sentido tiene que lleves certificados físicos a cuatro ventanillas?”, lamenta. De acuerdo con los resultados del Índice de Gobierno Digital 2020, elaborado por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), España ocupa el séptimo puesto como país con un mejor gobierno digital entre los 33 países analizados. “La solidez de las infraestructuras de comunicación y la alta penetración de Internet en la sociedad contribuyen a que los servicios públicos digitales españoles se sitúen en buen lugar”, apunta el estudio.

Falta de continuidad política

La continuidad durante las legislaturas, un proyecto alejado de las visiones partidistas, resulta crucial para avanzar en la transformación de la Administración. Se necesita una determinación política férrea continuada en el tiempo. Hernández argumenta que, si España lograra este compromiso a largo plazo, existen dos factores que lastrarían dicha evolución. Uno se refiere al legado de la estructura actual. “A veces es imposible evolucionar unos sistemas arcaicos hacia la nube o la inteligencia artificial. Las nuevas tecnologías son insuficientes y toca replantear el sistema en su conjunto”, comenta.

El otro factor al que alude es la complejidad de la estructura administrativa. Para sacar el máximo provecho de las herramientas digitales, necesitamos economías de escala. Y, en opinión de Hernández, la descentralización va en sentido opuesto a este crecimiento exponencial. Tanto por las disonancias que genera en el proceso de toma de decisiones como para adoptar tecnologías únicas. “Pongamos el ejemplo de la Justicia, que está delegada. Te encuentras con 17 tipos diferentes, con lo que cuesta integrar una hoja de ruta concreta. Para mí, España está suspensa en digitalización. Llevamos 20 años sin buenas inversiones”, zanja.

El nuevo Libro de Familia muestra la realidad hacia la que se encaminan los servicios públicos, al margen del retraso evidente en su adopción. Lopes entiende que, en todo lo relacionado con la identidad digital, el margen de mejora es abismal, sobre todo de cara a simplificar los procesos burocráticos. “Hay trámites que requieren presencialidad porque necesitas asegurarte de que eres la persona que dices ser. Un buen servicio digital de identificación reduciría estos trámites a una gestión en una aplicación o con el móvil”, advierte.

Caben pocas dudas de la innovación que la Administración puede albergar hoy en día con la ayuda de las nuevas tecnologías. La digitalización afecta a todos los sectores, incluido el público; y su aceleración no se detiene. Países como Holanda y Reino Unido ya se atreven a buscar los límites sociales. Conocer hasta qué punto los ciudadanos están dispuestos a emplear determinadas soluciones en su relación con el Estado. “Juegan con lo socialmente aceptable en torno a inteligencia artificial, big data o automatización. España no ha llegado tan lejos, al menos por el momento”, concluye Lopes.

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