Saber decir que no es básico para ser productivo

El consejo que nos suelen dar cuando tenemos muchas cosas que hacer es priorizar: primero lo urgente y lo importante y después lo demás hasta completar tus tareas. Pero, aunque suele ser un buen comienzo, llega un momento de tu carrera en que eso no es suficiente porque la lista de cosas que hacer es tan larga que ni siquiera priorizando llegarás a hacerlas todas. Por eso, algunos expertos recomiendan sumar un paso más a esta ecuación: aprender a decir que no a las cosas a las que sabes que no podrás llegar. Pero antes es imprescindible darte cuenta precisamente de que hay tareas a las que no podrás llegar.

Ordenar por importancia todos los quehaceres que tienes pendientes implica que sigues pensando que todos merecen tu tiempo y atención y que es solo cuestión de horas y esfuerzo completarlos. Clientes que esperan que estés disponible, otros empleados que necesitan que les atiendas y resuelvas sus inquietudes, una bandeja de entrada repleta de mensajes de estas mismas personas (y de tantas otras) y una lista interminable de tareas pendientes. Para agravar esta situación, es importante hacer tiempo para tu familia y amigos, hacer ejercicio y otras necesidades personales.

Nuestro tiempo y recursos mentales —como la atención— son finitos y limitados. Llegará un punto en que las demandas laborales te abrumen y no podrás satisfacerlas, da igual cuánto tiempo inviertas o cuánto te esfuerces. Esta situación laboral puede llevarte a sentir malestar psicológico como estrés o la sensación de que siempre vas a estar demasiado ocupado e incluso pensamientos que afecten a tu autoestima como "no soy capaz de acabar con todo".

Para llegar a ser realmente productivos, sobre todo cuando comienzan a ascender, los trabajadores deben entender la necesidad de elegir no hacer algunas de sus tareas. La clave es filtrar, delegar, aprender a decir que no. Es necesario ignorar activamente el gran número de obligaciones que no son suficientemente importantes para dedicarles nuestros recursos y entender que tomar estas decisiones también forma parte del puesto de mando en el que nos encontramos.

• Ya, pero ¿eso cómo se hace?

Lo primero es aprender a cambiar el punto de vista para que los pensamientos que nos suelen agobiar —"tengo mucho por hacer y pocos recursos para resolverlo"— no se conviertan en estrés. "Deberíamos cambiar nuestra perspectiva y entender la bandeja de entrada a rebosar, la lista interminable, la fila de personas que esperan a ser atendidas como signos de que la gente quiere nuestro tiempo y atención", explica Ed Batista, coach e instructor en la Escuela de Postgrado de Negocios de Stanford en HBR. "No buscamos una bandeja de entrada puesta al día, sino vacía de todos los mensajes verdaderamente importantes. No necesitamos llevar a cabo todas las conversaciones pendientes, sino que no haya personas verdaderamente importantes con las que aún no hayamos hablado".

Para poder filtrar en estas situaciones hay algo esencial: tenemos que tomar decisiones. Decidir quién y qué es más importante o urgente y qué cosas delegamos o retrasamos. Esto implica un aspecto emocional que está vinculado con la responsabilidad de tomar estas decisiones. "Filtrar tiene un aspecto emocional muy importante, no solo es cognitivo", explica Batista. Ignorar activamente las cosas y decir que no a las personas genera una gama de emociones que influyen en nuestras elecciones y comportamiento. "Esto es precisamente lo que hace tan difícil filtrar", añade. Ser consciente de estas emociones es el primer paso para aprender a gestionarlas.

Batista también recomienda cambiar las herramientas que utilizamos para gestionar nuestro trabajo. Gastamos grandes cantidades de energía en gestionar el tiempo y la productividad personal.  Uno de los puntos en el que los expertos están de acuerdo es en que hay que dejar de llamar gestionar el tiempo a lo que en realidad debería ser gestionar el flujo de trabajo, es decir, descubrir cómo de productivo puedes ser, cómo se estructuran las tareas, cómo se sincronizan y cómo fluye la información. Jordan Cohen, otro experto en productividad y autor del libro Make time for the work that matters lo compara con la comida: "No es lo mismo hacer dieta que estar sano". De la misma forma, puedes prestar más atención a la gestión del tiempo que estás haciendo y no por eso ser más productivo. La clave está en ser consciente de que no puedes llegar a todo y decidir qué tareas atiendes y cuáles no.