Secretarias, la mano derecha del poder
EN EL verano de 2015 la sede de Bankinter era un hervidero. El singular edificio de ladrillo rojo, diseñado por Rafael Moneo, fue testigo de múltiples reuniones. Se respiraba la atmósfera de las grandes ocasiones. El banco estaba a punto de realizar la mayor operación corporativa en sus 50 años de historia. El 2 de septiembre se puso fin a semanas de tensión con el anuncio de la compra del negocio de Barclays en Portugal. Una inversión de casi 100 millones de euros que María Julia Rodríguez vivió muy de cerca. Como secretaria de María Dolores Dancausa, consejera delegada del banco, tuvo que manejar con mimo su agenda para que pudiera concentrarse solo en los aspectos importantes de la transacción. Desde filtrar llamadas a reservar salas, pasando por la coordinación entre diferentes departamentos, ella también puso su grano de arena en la adquisición. “Son momentos de gran intensidad y carga de trabajo. Todo debe salir bien y no hay que dejar ningún cabo suelto”, explica.
Resolutivas, discretas, formadas y con un sexto sentido para interpretar estados de ánimo y situaciones, las asistentes de alta dirección constituyen un poder fáctico en muchas empresas. No resulta fácil sonsacarles detalles. Como si hubiesen hecho un voto de silencio. “Ver, oír y callar”, resume María Julia Rodríguez. Están habituadas a decir “no” con la mejor de las sonrisas. Sin embargo, si escribiesen sus memorias, estas serían muy jugosas. Basta observar qué pasa en JPMorgan, uno de los mayores bancos del mundo. En la oficina de Madrid se cuecen grandes operaciones empresariales (opas, fusiones, salidas a Bolsa…) y se gestionan algunas de las principales fortunas del país. Al leer los periódicos por la mañana, Cristina Oñate, de 51 años, secretaria de Ignacio de la Colina, presidente para España y Portugal del banco estadounidense, comprueba que algunas de las noticias que publican las ha vivido muy de cerca.
Ellas son el dique de contención ante la avalancha de peticiones, y a veces les toca hacer de malas de la película.
Cuando María Claudia Londoño, presidenta de la Asociación del Secretariado Profesional (ASPM), les dijo a sus padres que quería dedicarse a esta profesión, “casi les tengo que dar las sales por la decepción que se llevaron”. Luego la ayudaron y sufragaron sus estudios de secretariado internacional en EE UU. Buena parte de su carrera la desarrolló trabajando para la cúpula de Telefónica, y ahora, con la libertad que le concede el paso del tiempo, reconoce abiertamente el mando en plaza de las secretarias. “¿Si somos la mano derecha del poder? Absolutamente. Fíjese hasta qué punto: yo tenía un jefe que cada vez que se mencionaba a alguien en una reunión lo primero que hacía era mirarme a ver qué cara ponía. Era tal lo que le llegaba a condicionar que tuve que aprender a ser inexpresiva. No movía ni un músculo”.
Poco tiene que ver este perfil con el estereotipo de la secretaria sumisa, sin valor añadido, enamorada platónicamente del jefe, “que no habla, siempre atenta, diciendo nada”, como cantaba el grupo Mocedades en la década de los setenta. La profesión ha evolucionado mucho, se ha modernizado y ha ido ganando competencias. Son un eslabón importante en el engranaje de las empresas. Sin embargo, con el paso de los años hay una cosa que no ha cambiado: sigue siendo un trabajo desempeñado mayoritariamente por mujeres.
La ASPM calcula que solo en un 2% de los casos el asistente de dirección es un hombre. ¿Las causas? Algunas secretarias consultadas sugieren con ironía que es así porque solo las mujeres pueden hacer varias cosas a la vez, aunque en el fondo subyacen tics que destilan cierto machismo en el empresariado patrio. El primero es que entre los directivos aún hay un dominio apabullante de varones y estos se sienten más cómodos si tienen a una mujer como asistente. Por otro lado, muchos hombres no acaban de ver en este puesto una salida profesional como cualquier otra, lo minusvaloran. “Es una actividad que les resulta poco interesante, aunque eso está empezando a cambiar”, indica Cristina Parera, ejecutiva del Instituto de Secretariado Europeo. “Quizá las mujeres tenemos una sensibilidad distinta para llevar determinados temas y la intuición femenina suele funcionar mejor”, corrobora Maite Obradors, secretaria del presidente del Real Automóvil Club de Cataluña (RACC), Josep Mateu. “Pero si un hombre tuviese voluntad real de trabajar en ese campo, no tendría ningún problema”.
Escribir a máquina y hablar inglés eran hace años los requisitos básicos (y casi únicos) para ingresar en este gremio. Ahora, el catálogo de competencias es mucho más amplio. Hay asistentes de dirección con licenciatura o diplomatura, otras que han hecho un curso de secretariado internacional y también hay quien ha realizado el grado técnico superior incluido en el programa de formación profesional. “Aparte de la formación académica, resulta clave contar con habilidades sociales y de comunicación”, asegura Cristina Parera. “Muchos problemas vienen por ahí. Al fin y al cabo, las cuestiones técnicas se van aprendiendo, pero la capacidad de entender y empatizar con otras personas es innata”.
Los directivos, especialmente los de las grandes multinacionales, sufren una agenda endiablada. Reuniones, llamadas, viajes, comidas, actos de representación… Todo el mundo quiere hablar con el primer ejecutivo y nadie asume que lo suyo puede esperar. Como si de un controlador aéreo se tratara, las secretarias buscan economizar los esfuerzos de sus jefes, dejando aterrizar propuestas y desviando otras. Además de todas las gestiones logísticas, les toca ser el dique de contención ante la avalancha de peticiones que llegan al despacho. En su mano queda, muchas veces, rechazarlas o posponerlas. “Se trata de una labor difícil y poco agradecida. Debes aprender a decir que no y eso te hace aparecer como la mala de la película. Pero es tu trabajo”, señala Clara Lamana, de 40 años, secretaria de Rosa García, presidenta de Siemens en España.
Valen más por lo que callan que por lo que cuentan. Están al tanto de todos los entresijos de la organización, pero deben evitar filtraciones. Y no solo al exterior. “En nuestro trabajo es muy importante la confianza, que el jefe sepa que no le vamos a fallar. Para lograr esta relación es indispensable la discreción más absoluta”, explica María Julia Rodríguez. Desde su atalaya privilegiada, poseen un termómetro. Conocen en todo momento el estado de ánimo del primer ejecutivo y, muchas veces, también saben los motivos de su humor. Tienen muy claro qué es urgente, qué es importante y qué puede esperar. “La psicología juega un papel vital en nuestro trabajo”, reconoce Lamana. “Sabemos evaluar las diferentes situaciones. La intuición y la experiencia nos ayudan a priorizar y a saber tratar a las personas según el día que tengan. Estamos aquí para facilitarles la vida”.
La relación que se establece entre la secretaria y el directivo es muy estrecha. Pasan muchas horas a escasos metros y se conocen casi sin mirarse. Por eso cuando un ejecutivo encuentra una buena secretaria no la suelta. Si le ascienden, suele ir con ella a su nuevo destino; si se marcha de la empresa, trata de llevársela. Son como un puerto seguro al que agarrarse en los momentos de tempestad. A pesar de esta relación de dependencia y al hecho de compartir momentos buenos, malos y regulares, todas las personas consultadas tienen claro que no hay que sobrepasar ciertos límites. “En mi caso es una relación estrictamente profesional, nunca de amistad”, asegura Cristina Oñate. “Es un trato que debe basarse en el respeto mutuo, la confianza y la comunicación”.
Hace apenas 20 años las secretarias vivían en una situación de aislamiento casi total. No podían despegarse de la mesa para evitar que una llamada importante se perdiera, y se desplazaban allí donde estuviese el directivo como si fuesen su sombra. Los avances tecnológicos han cambiado por completo estas dinámicas. Ahora trabajan en equipo, tanto en empresas privadas como en las públicas. Coordinan reuniones del consejo de administración, visitas y presentaciones, y organizan, valiéndose de los más avanzados sistemas de videoconferencias, reuniones internacionales. Eso exige un contacto permanente con las diferentes áreas de negocio. “La digitalización ha permitido que los procesos sean mucho más rápidos, y el acceso a la información, más ágil”, explica Maite Obradors. “Podemos hacer cambios en la agenda o dar salida a cualquier petición en tiempo real”.
Los avances tecnológicos, sin embargo, también tienen su cara b. La amenaza para las secretarias se llama ahora smartphone. La tecnología, como ocurre con otras profesiones, también tiene aquí un impacto disruptivo. Muchos jefes pueden llevar a cabo ellos mismos, bien para ahorrar tiempo, bien para asegurarse una mayor privacidad, cometidos que antes quedaban en manos de los asistentes. Los teléfonos o los relojes inteligentes permiten autogestionarse desde el correo hasta el cierre de citas en la agenda. ¿Desaparecerá con el tiempo esta figura? “Va a extinguirse la secretaria mediocre, la que puede ser sustituida por un ordenador”, señala María Claudia Londoño. “Pero nunca aquella con mano izquierda, orientada a resultados. Evidentemente, nuestra labor ya no es escribir a máquina, pero sí podemos ser nosotras las que elaboremos informes o coordinemos un equipo para que lo haga”.
Las nuevas tecnologías tienen un impacto disruptivo y van a hacer desaparecer la figura de la secretaria convencional.
Las secretarias más veteranas recuerdan cómo, en sus comienzos, las jornadas laborales prácticamente transcurrían “de sol a sol”. Su horario dependía del que tuviese el jefe. Eso ha cambiado en parte y, al menos en las grandes organizaciones, un pool de profesionales atiende las interminables jornadas de trabajo de los directivos. Sobre el papel todo está planificado, pero siempre surgen cambios de última hora. “Debes ser resolutivo”, argumenta María Julia Rodríguez. “Yo he tenido la suerte de que todos mis jefes me han dado mucha autonomía para llevar el día a día sin pedirles permiso. Tu puesto es importante para que haya una comunicación fluida entre la dirección y el resto de la entidad. Si tú parases un proceso a la espera de que tu jefe te dé el visto bueno, todo iría muy lento”.
El trabajo de las secretarias es tan importante como invisible. El primer apagón que sufre esta profesión es estadístico. No hay cifras oficiales. La encuesta de población activa incluye este gremio en la categoría “administrativos y otras actividades auxiliares de las empresas”. Si tenemos en cuenta los últimos datos del Instituto Nacional de Estadística, bajo esta etiqueta –que abarca más profesiones que el secretariado– se incluirían en España 85.000 personas. En cuanto a salarios, la media del sector se sitúa entre los 20.000 y 30.000 euros anuales, pero una profesional de alta dirección en una multinacional puede duplicar estas cifras. También están fuera del foco en cuanto al reconocimiento público. Están acostumbradas a trabajar en un segundo plano. Si se equivocan, el fallo se nota mucho; pero si aciertan, no suele destacarse su labor. Lo tienen asumido, dicen. “Es una profesión dinámica, interesante y poco rutinaria”, concluye Clara Lamana. “Siempre aprendes cosas nuevas y estás en contacto con gente muy diferente, lo que es muy enriquecedor”.
María Julia Rodríguez, su profesión, apagar fuegos
La banca telefónica es una de las principales canteras de Bankinter. Mucha gente que empieza en este departamento desarrolla luego su carrera profesional en otras áreas del banco. Es el caso de María Julia Rodríguez. Desde hace año y medio es la secretaria de la consejera delegada, María Dolores Dancausa. Antes lo había sido del presidente, Pedro Guerrero (al que se refiere todavía como “don Pedro”). Dice que no hay diferencias importantes por tener un jefe hombre o mujer. Rodríguez define su departamento como un gabinete. Han establecido un protocolo para que en el traspaso de poderes que realizan cada día no se pierda nada de información. Nació en Colombia y allí estudió Administración de Empresas. Después de trabajar como ejecutiva de cuentas en una compañía papelera se trasladó a España para cursar un MBA. Al finalizar el posgrado ingresó en Bankinter. Una buena asistente de dirección debe ser, insiste, organizada y metódica. Este afán por tenerlo todo bajo control la lleva a clasificar los asuntos que llegan a sus manos con tres etiquetas: urgentes, importantes y normales. Cuando el tema es urgente, el superior debe saberlo “tenga tiempo o no”. Rodríguez sigue a rajatabla el consejo que le dio una compañera al principio de su carrera: “Nunca hay que ocultar nada. Es mejor que te regañen por algo que has hecho que por algo que has dejado de hacer. Disfruto resolviendo marrones, como llaman ustedes aquí a los problemas. Estoy apagando fuegos todo el día y eso me resulta estimulante”.
Cristina Oñate, en el centro del negocio
Lo suyo fue una vocación temprana. Cristina Oñate cursó estudios de secretariado internacional, y completó su formación con idiomas e informática. Su primer trabajo fue en una multinacional americana de refrescos, donde estuvo tres años. Con la experiencia adquirida se postuló para una vacante que ofrecían en JPMorgan. De eso hace ya 27 años y ahí sigue, a los 51, ahora como secretaria del máximo responsable de la entidad en España y Portugal, Ignacio de la Colina. Cuando llegó no sabía la magnitud del grupo en el que empezaba a trabajar. La oficina que el banco tenía en ese momento en Madrid era bastante pequeña. “Fui a Londres durante una semana para trabajar en un proyecto y ahí me di cuenta del barco en el que me había subido”. Casi tres décadas en uno de los mayores bancos del mundo le han permitido adquirir conocimientos sobre el mundo financiero. “Es muy importante conocer el negocio para el que trabajas. Te ayuda a dar prioridad a los temas”. La secretaria del presidente es muchas veces la primera toma de contacto que un cliente tiene con la compañía. A lo largo de los años ha trabajado con muchos banqueros, lo que la ha ayudado a ser bastante pragmática. “Aprendes a manejarte en diferentes escenarios y a adaptarte a distintas formas de trabajar. Al final, nuestra misión es que el directivo se pueda centrar en lo importante”. Recuerda con cariño cuando JPMorgan puso en marcha el comité de filantropía. “Fue gratificante contribuir a un proyecto que ofrece ayuda a la comunidad”.
Clara Lamana, la guardiana de la agenda
Clara Lamana tiene 40 años y fue una de esas jóvenes que salieron de España para vivir nuevas experiencias en otro país. En su caso, el destino fue Alemania. Allí empezó a trabajar como secretaria en el departamento comercial de una empresa local, en la que permaneció cinco años. Su manejo del alemán y la experiencia adquirida le permitieron, a su regreso, encontrar un empleo como asistente de un directivo germano. Esta vinculación con el país centroeuropeo todavía continúa, ya que desde hace 11 años desarrolla su carrera en Siemens. En este gigante, con negocios que abarcan desde la industria hasta la salud, pasando por el desarrollo digital, empezó trabajando para el responsable del área de recursos humanos y desde 2011 es la secretaria de presidencia. En la actualidad es la guardiana de la agenda de Rosa García. “Mi jornada empieza a primera hora de la mañana”, explica. “Mientras vengo a la oficina escucho las noticias. Es muy importante estar bien informada. Si la presidenta está en Madrid, lo primero que hago es repasar el día con ella y revisar temas pendientes”. Cuando habla de su trabajo, Lamana lo describe con entusiasmo; lo que más le gusta es que es muy dinámico, no hay dos jornadas iguales. Y más con los cambios tecnológicos. Más que una formación específica, Lamana cree que una buena secretaria debe reunir una serie de requisitos personales como el sentido de la responsabilidad, la flexibilidad para adaptarse a todo tipo de entornos y grandes dosis de psicología. “Hay que tener un sexto sentido para saber qué temas son importantes hoy, a qué hay que dar prioridad”.
Maite Obradors, compenetración máxima
Maite nació hace 44 años en Barcelona. Empezó la carrera de Empresariales. Solo estuvo un año y decidió marcharse a Escocia para perfeccionar su inglés y estudiar secretariado internacional. Con solo 22 años empezó a trabajar. Su primer empleo fue como secretaria del director general en una empresa de transportes. Aunque aprendió mucho, el sector le parecía un poco “hostil” y decidió probar suerte en otras compañías. A través de los anuncios de empleo publicados en la prensa participó en varios procesos de selección y finalmente fue fichada por el Real Automóvil Club de Cataluña (RACC). Era octubre de 1997 y su primer destino fue ser la secretaria de Josep Mateu, entonces director general. Han pasado casi 20 años, Obradors sigue en la institución y continúa siendo la sombra de su primer jefe, ahora presidente de la entidad. “Después de tantos años juntos, la compenetración es máxima. Sé qué necesita en cada momento casi sin hablar con él. Su máxima es que el éxito está en el cuidado de los detalles, y yo he hecho mía esa filosofía”. La confianza es capital en este trabajo y, a pesar de convivir profesionalmente tanto tiempo con la misma persona, Obradors asegura que su relación nunca ha traspasado la barrera de la amistad. “Es una relación cordial, pero estrictamente profesional. Me ha funcionado bien así”. Aparte del manejo de idiomas, en su opinión una buena secretaria debe ser, por encima de todo, resolutiva. “Hay que encontrar siempre la mejor opción para cada situación. En ocasiones, no podemos contactar con nuestro jefe y hay que evitar que las cosas urgentes se demoren”.
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