Revolución en los gastos de viaje: el trabajador no tiene que probar que están exentos de IRPF

Guarde siempre los tiques de sus gastos si viaja por trabajo. Una máxima que muchos contribuyentes ya tienen interiorizada y que no es baladí: la Agencia Tributaria (AEAT) tiene su radar puesto en todas las potenciales bolsas de fraude, incluidas las dietas que reciben los trabajadores. Estas “retribuciones”, exentas de tributar en el IRPF, son a veces utilizadas por las empresas para elevar el sueldo de sus empleados sin que estos tengan que soportar una mayor carga fiscal. Y si llega una inspección es el trabajador, en primer lugar, el responsable de probar que esos desembolsos son reales y relacionados con la actividad laboral. O por lo menos ha sido así hasta ahora.

Más información

Un tribunal aclara quién debe justificar los gastos de viaje y dietas si hay una inspección

Las pequeñas trampas fiscales más comunes que el fisco no perdona

El Supremo avala la denuncia anónima para descubrir fraudes en las empresas

El Tribunal Supremo acaba de tumbar parcialmente el criterio de la Administración sobre los gastos de viaje, estancia y manutención. Establece en una reciente sentencia que Hacienda debe dirigirse a la empresa, y no al contribuyente, para acreditar la realidad de las dietas, y que en última instancia la carga de la prueba se desplaza a la “Administración cuando esta dispone de los medios necesarios que no están al alcance del sujeto pasivo”.

Cavilaciones jurídicas aparte, la sentencia determina que si Hacienda sospecha que los gastos declarados no son reales, para averiguarlo no puede exigirle nada más al contribuyente que ya haya cumplido con su obligación de presentar los certificados que le ha proporcionado la empresa. Eso debido a que es el pagador quien retiene e ingresa las cantidades retenidas y declara las retenciones ante la Administración, que por ende tiene a su vez medios y documentación para comprobar la información.

De esta manera, el Supremo sienta doctrina y reorienta el debate —que llega a tachar de “falso”— que se había producido hasta ahora en las salas de los juzgados, enfocado a establecer si la carga de la prueba la tenía el trabajador o la empresa. “Estamos hablando de una relación, como no puede ser de otro modo, entre obligado tributario, en este caso contribuyente de IRPF, y Administración Tributaria (...). El pagador, respecto de esta relación, en puridad resulta un extraño”, reza el fallo.

José María Salcedo, abogado en Ático Jurídico, explica que la regla general sobre la carga de la prueba en estos casos establece que cada una de las partes interesadas pruebe los hechos que les benefician: la AEAT acreditar que ha habido un hecho imponible, y el trabajador justificar que este está exento de declarar en el IRPF al tratarse de un importe percibido para ejercer su actividad laboral fuera del centro de trabajo, y que se trata de gastos reales. 

“El trabajador muchas veces no dispone de esa información, la clave es el acceso fácil a la prueba, y por la facilidad que tiene Hacienda en tenerla le corresponde a ella”, añade Salcedo. Es así que el fallo determina que es Hacienda “la que asume, por la facilidad probatoria y disponibilidad de los datos aportados por el retenedor, la carga de la prueba”, algo que le “resulta de suma facilidad” gracias “al simple cotejo de los documentos en su poder”, sin poder “hacer recaer sobre el contribuyente un deber que le resulta ajeno”.

Precedentes judiciales

El debate sobre la carga de la prueba en materia de dietas viene de lejos. En 2016, un Tribunal Superior de Justicia dictaminó que era la empresa quien tenía que demostrar que este dinero extra está exento de tributar en el IRPF. Dos años después, una resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) —adscrito al Ministerio de Hacienda y cuyos dictámenes son de cumplimiento obligatorio para la Administración— cambió las cartas sobre la mesa. Estableció que la carga de la prueba se reparte entre trabajador y empresa: el primero debe acreditar que el gasto es real y justificar los desembolsos relativos a transporte —si es público— y estancia; la segunda demostrar que estos gastos están relacionados la actividad económica, además de acreditar tanto los gastos de locomoción —cuando se use vehículo privado— como de manutención.

El TEAC basó su interpretación en el criterio de acceso a la información, al considerar que en ciertos casos el trabajador no tiene a disposición toda la información necesaria para justificar sus gastos. Estableció sin embargo que esta regla no vale para los socios con control efectivo de la compañía, al dar por asumido que tienen acceso directo a la documentación que necesita la Agencia Tributaria para establecer si las dietas son reales y cumplen con la ley.

Caso por caso

El reciente fallo del Supremo se produce tras un recurso contra una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia —y una anterior resolución del TEAC— que condenaba al veterinario de una cooperativa a devolver los importes desgravados en concepto de dietas de manutención al sospechar que existía un acuerdo retributivo entre empresa y empleado. La sentencia alegaba que este no acreditaba “la realidad del desplazamiento ni el motivo”, y le exigía probar la “realidad” de esos gastos y “vinculación con su actividad económica”, también a la luz de que era socio minoritario de la empresa.

El Supremo desmonta este razonamiento, y establece que también en este caso la carga de la prueba recae sobre la Administración, que “debió dirigirse al efecto al pagador, pues no corresponde al empleado probar la realidad de los desplazamientos y los motivos o razón de los gastos de manutención". Pero sí matiza que, cuando los trabajadores son socios de la empresa, hay que estudiar los casos de manera individualizada.