El registro horario en las empresas ya es obligatorio: así funciona y así le afecta al trabajador

La norma ya está aquí. Desde ayer, todas las empresas tienen la obligación de registrar la jornada de sus trabajadores. Han terminado los dos meses de plazo que el Gobierno dio en el decreto que contenía esta medida para que las compañías se adaptaran a la nueva norma 8o al menos comenzaran a planificar los nuevos sistemas de control), que, en realidad, es solo un cambio en un apartado del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Esta fue una de las iniciativas aprobadas en los llamados decretos de los viernes sociales del Gobierno antes de las elecciones, pero su implantación estaba anunciada desde que Sánchez venció en la moción de censura, hace ya casi un año.

Aun así, en muchas empresas el arranque está siendo confuso. Muchas no saben cómo deben aplicarlo (si se trata de listados por escrito o con los controles de tarjetas para fichar a la entrada). Otras están en proceso de negociación con los comités de empresa sindicales, para pactar el sistema si las plantillas trabajan fuera de la oficina. La ministra de Trabajo, Magdalena Valerio, se ha lamentado esta mañana que a su juicio las empresas no se "han tomado en serio" la entrada en vigor del registro de jornada, y ha asegurado que la Inspección de Trabajo "dará un margen de maniobra" antes de comenzar a sancionar. Pero eso sí: siempre que las compañías estén ya trabajando para poder cumplir la norma.

¿Quién tiene la obligación de controlar la jornada?

Son todas las empresas sin excepción, independientemente de su tamaño, sector o facturación, las que deben garantizar que hay un “registro diario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”, según puede leerse en la norma.

¿Qué debe contener el registro?

El decreto expone que se controlará la hora de “inicio y finalización de la jornada de trabajo”. No obstante, también añade que esto debe hacerse “sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

¿Cómo se apuntan las entradas y salidas?

Hay compañías que usan sistemas tradicionales en papel, con cuadrantes donde apuntan a qué hora empieza y termina cada trabajador. Otras utilizan sistemas de tarjetas para fichar en la puerta o tornos de acceso (en algunos casos, sistemas de lectura de huella dactilar al llegar al trabajo). Y en algunas, están optando por instalar aplicaciones informáticas en los ordenadores o incluso en el móvil de empresa del trabajador, donde deben indicar que han comenzado su jornada o la han terminado. En todo caso, las empresas están esperando las indicaciones oficiales sobre cómo deberán ser los registros que guarden por si los solicita la Inspección.

¿Cuánto tiempo debe conservar la empresa este registro?

La norma es clara al respecto: cuatro años.

¿A qué se expone la empresa que no tenga el registro?

Más allá de las declaraciones públicas de la ministra, apelando a que la inspección laboral actuará con “sentido común”, si una empresa no tiene el registro de jornada se expone a recibir una sanción grave, lo que implica una multa de 626 euros a 6.250. Si la cantidad es más baja o más alta, lo determinarán los inspectores de trabajo en función del tamaño de la empresa o la facturación.

El decreto del Gobierno no contempla una de las reivindicaciones históricas de los sindicatos de inspectores de Trabajo. Tanto el Sindicato de Inspectores de Trabajo como la Unión Progresista de Inspectores llevan tiempo reivindicando que la sanción a la empresa que no cumpla con sus obligaciones sobre la jornada sea por trabajador y no por materia. Es decir, que si una empresa tiene 1.000 trabajadores se le pueda imponer otras tantas sanciones con su multa correspondiente. Esto, en su opinión, tendría mucha más capacidad de disuasión.

¿Quién tendrá acceso al registro?

El empresario no tendrá que suministrar la información a iniciativa suya, pero sí que tiene la obligación de facilitarla cuando lo soliciten los representantes de los trabajadores, la Inspección de Trabajo o el propio empleado.

¿Cuándo se multará a las empresas si no cumplen?

La ministra de Trabajo en funciones, Magdalena Valerio, ha dicho este lunes que la Inspección de Trabajo "dará un margen de maniobra" antes de comenzar a sancionar. ha criticado que las empresas "han esperado al último día" para abordar el sistema con el que van a controlar la jornada de sus trabajadores. La Inspección de Trabajo "va a actuar", ha indicado, pero ha matizado que dejarán cierto margen: "si llega a una empresa y dicen que están en fase de negociación, se dará un margen de maniobra, dentro del respeto y del cumplimiento de la ley, para poner en marcha el registro de jornada". Otra cosa será si la compañía inspeccionada no ha hecho absolutamente nada para adaptarse a la nueva ley, después de haber tenido dos meses de plazo para hacerlo.

¿Debe pactarse con los representantes de los trabajadores?

Dice el decreto que el empresario debe contar con los representantes de los trabajadores a la hora de implantar el registro “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa”. Pero como aclara el profesor de Derecho Laboral de la Universidad Complutense de Madrid Jesús Lahera, la ausencia de representantes sindicales o comité no exime de la obligación. En este caso, la única salida es la decisión unilateral, aclara el también consultor del despacho laboralista Abdón Pedrajas.

¿Para qué sirve el registro? ¿Le beneficia al trabajador o le perjudica?

Según la última encuesta de población activa, en España se hacen cada semana 5,7 millones de horas extraordinarias. De estas 2,6 millones no se pagan y, por tanto, serían fraudulentas. En los últimos años, han bajado después de que se llegara a un máximo a finales de 2015, con 3,5 millones. "La introducción del registro de jornada debe contribuir a corregir la situación de precariedad, bajos salarios y pobreza que afecta a muchos de los trabajadores que sufren los abusos en su jornada laboral", expone el Gobierno en el decreto que contiene la medida, que ha generado bastantes dudas y preguntas.

El Ministerio de Trabajo argumentó para defender su medida, con el apoyo de los sindicatos y la oposición de las patronales, que sin el registro de jornada a los inspectores de trabajo les resultaba muy difícil controlar si realmente los horarios de los empleados se ajustaban a la ley y lo pactado en los convenios. Entre los datos que soportan esta posición está lo sucedido en los dos planes de choque que lanzó el Gobierno en verano contra la explotación laboral. Ambos consistieron en el envío de decenas de miles de carta motivadas por los indicios de fraude detectados en la contratación temporal y a tiempo parcial. En el primer caso, tras recibir las cartas los empresarios transformaron los contratos temporales en fijos en el 76,3% de las ocasiones; en el segundo, solo en un 17,5%. ¿Por qué? Por esa supuesta dificultad para controlar la jornada sin un registro obligatorio de ella.

¿Cómo puede ser ese control?

Una de las críticas más habituales de las organizaciones patronales es que implantar el registro de empresa es volver al pasado. La respuesta habitual de la titular de Trabajo, Magdalena Valerio, ha sido que en pleno siglo XXI y con el desarrollo tecnológico hay muchos mecanismos de registrar la jornada. Explica Lahera que las vías para hacerlo pueden ir desde la clásica forma de fichar físicamente hasta el control telemático con ordenadores o aplicaciones móviles.

¿Qué pasa con los datos del registro?

Una de las obligaciones añadidas que comporta el control de la jornada son los datos que genera sobre los trabajadores. En este caso, la empresa debe respetar lo que dice la ley de protección de datos al respecto, especialmente en los artículos de esta norma que entran en aspectos laborales, que van del artículo 87 al 91 y regulan el derecho a la intimidad en el ámbito laboral y en la geolocalización, el derecho a la desconexión digital o los derechos digitales en la negociación colectiva.

¿Estaba España obligada a crearlo?

Esta batalla laboral arrancó en 2017 a raíz de varias sentencias del Tribunal Supremo que aclararon que, con la norma vigente entonces, las empresas solo tenían la obligación de controlar la jornada de sus empleados a partir de la primera hora extraordinaria. Esto provocó un cambio de criterio en la Inspección de Trabajo, que hasta entonces exigía ese registro en sus visitas a las empresas.

Esa exigencia se basaba en un fallo de 2016 de la Audiencia Nacional que, al contrario que el Tribunal Supremo, sí que fijaba la obligación de que existiera el registro. Hasta entonces, la obligación de fichar era más una costumbre que un deber legal.

El decreto aprobado el pasado marzo está en línea con lo que vino a decir en abril el abogado general de la Unión Europea, que argumentó que es lógico que se registre toda la jornada para saber cuándo empiezan a hacerse horas extra. Todavía no ha llegado la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea.