El berenjenal de controlar los horarios de la plantilla con la nueva norma

El próximo 12 de mayo entra en vigor la obligación de que las empresas registren diariamente la jornada de sus empleados. Un fichero que deberá incluir, según el real decreto ley que lo regula, “el horario concreto de inicio y finalización” del trabajo, y que tendrá que estar a disposición del interesado, los sindicatos y la Inspección de Trabajo para el control de posibles abusos.

El diagnóstico del mercado de laboral español, en esta materia, es preocupante. Según la encuesta de población activa (EPA), más de la mitad de los asalariados desempeña jornadas semanales que exceden las 40 horas; y, de entre ellos, el 48% no cobra las horas extras. Una circunstancia que merma los ingresos de los trabajadores y, vía cotizaciones, también los de la Seguridad Social.

El registro de jornada, la vacuna diseñada por el Ministerio de Trabajo, sin embargo, no va a resultar sencillo de implantar en las empresas. En primer lugar, porque la fórmula de fichar a la entrada y a la salida de la oficina o la fábrica, tal y como señala Alex Santacana, socio de Roca Junyent, “sirve para documentar la presencia en el centro, pero no las horas efectivamente trabajadas”. O, dicho de otro modo, no todo el tiempo que el empleado pasa en las instalaciones de la compañía es jornada laboral.

Vidal Galindo, of counsel de Jones Day, apunta a que son múltiples los pronunciamientos judiciales en este sentido. Así, salvo acuerdo en contrario, no es tiempo de trabajo el dedicado al acceso y la salida del centro (circunstancia relevante en empresas muy grandes); al aseo y cambio de ropa (con algunas excepciones), o aquel en el que se utilizan instalaciones accesorias, como la cafetería o el gimnasio. Tampoco forma parte de la jornada, como estableció el Tribunal Supremo en 2010, el llamado descanso para el bocadillo, siempre que el convenio no establezca otra cosa. Además, a lo largo del día, los empleados pueden hacer otras pausas no previstas en la normativa que la compañía podrá descontar, como la de salir a fumar o a tomarse un café.

Que el registro distinga entre el tiempo efectivo de trabajo y aquel en el que no se están desempeñando tareas laborales puede resultar determinante ante una eventual inspección. Sin embargo, los expertos consultados coinciden en la dificultad de dar con la fórmula adecuada de recogida de datos, puesto que no parece razonable, económica ni organizativamente, la instalación de tornos o aparatos de fichar en cada espacio de las instalaciones.

A juicio de Mireia Sabaté, socia de laboral de Baker McKenzie, la Inspección de Trabajo “será flexible”. En los casos en los que las pausas estén contempladas en el convenio, admitirá que se reste del total de la jornada, la duración prevista para las mismas. Así, si el empleado pasa nueve horas en la oficina y la normativa prevé una hora para comer, se entenderá que trabajó ocho. Este proceder, no obstante, no sirve con los descansos no pautados. Y no se antoja sencillo un pacto empresario-trabajadores para hacer una estimación de los mismos que, a su vez, conlleve un alargamiento de la jornada. ¿Aceptarían los no fumadores salir más tarde porque se les aplique un tiempo extra para compensar los cigarrillos de los que sí fuman? ¿Se puede obligar a parar a quien no quiere hacer descansos?

La segunda gran dificultad que plantea el registro horario es cómo computar el tiempo de trabajo de aquellos que pasan toda o parte de su jornada fuera del centro, una materia muy conflictiva. “¿La jornada de un comercial empieza al llegar a su primera visita o desde que sale de su casa hacia ese destino? No está claro, hay mucha discusión”, ejemplifica Santacana, que cree que el real decreto ley elevará aún más los litigios en este sentido.

A pesar de que la nueva normativa no precisa qué sistema seguir para el registro horario, Sabaté señala que la Instrucción 1/2017 de la Inspección de Trabajo ofrece una orientación bastante fiable. El texto afirma que el modelo será el que la empresa “elija libremente”, siempre que garantice “la fiabilidad y la invariabilidad de los datos”. Pueden emplearse, por tanto, sistemas informáticos o electrónicos (tarjetas magnéticas, huella dactilar, verificación por el ordenador) u hojas de cumplimentación manual.

En todo caso, antes de elegir, la empresa deberá tener en cuenta dos factores. Primero, que los aparatos o programas de control y geolocalización se encuentran bajo la estricta lupa que impone el respeto a los derechos fundamentales de los trabajadores. Así, por ejemplo, la Audiencia Nacional declaró recientemente que las compañías no pueden obligar a sus empleados a instalarse en su propio móvil una aplicación que revele su posición durante la jornada de trabajo. Además, recuerda Galindo, “la nueva ley de protección de datos ha establecido determinadas exigencias concretas de información previa a la plantilla de los medios y sus fines”.

Y segundo, como apunta Santacana, que si el procedimiento se limita a que el empleado rellene una hoja o inserte los datos en una aplicación, existe el riesgo de que infle o manipule sus horas de trabajo. Por ello, aconseja establecer por parte del empresario algún tipo de validación o verificación del horario realizado.