Oficinas sin papeles

Facturas, albaranes, presupuestos o cualquier documento comercial recorren siempre un camino parecido: imprimir, doblar, meter en un sobre, poner el sello y enviar por correo. Al llegar a su origen, se repite el camino inverso. En ambos casos, tanto el que envía como el que recibe ha de coger el documento y, tras darle el uso oportuno, archivarlo. Ese trasiego de documentos físicos y el consiguiente aumento de papeles y más papeles sobre la mesa de despacho está a punto de desaparecer. Todo excepto el propio hecho de tener que seguir pagando las facturas.

En poco tiempo, los papeles pueden desaparecer de la oficina y dejar de consumir espacio y nervios gracias al proyecto puesto en marcha por la empresa granadina Facthor Innovación S. A. (www.facthor.net).

Facthor Innovación ha puesto en marcha un servicio de gestión electrónica de documentos que permite a la empresa tener su documentación en un soporte virtual y no necesariamente en papel. La base de este invento es lo que el presidente de Facthor Innovación, Juan González de la Cámara, denomina "impresora virtual". Su funcionamiento es el siguiente: el responsable de emitir las facturas, por ejemplo, de una empresa completa el documento como lo hace regularmente. En el momento de imprimir, el programa informático que le suministra Facthor le permite la opción de, en lugar de sacarlo en papel, crear una imagen de ese documento en un formato habitual en Internet, el formato PDF. Esta imagen se envía por Internet al pagador que, igualmente, puede optar por imprimirla o no. González explica que su objetivo es "quitar papeles de la empresa a través de una impresora que no imprime sino que genera documentos electrónicos".

Además de ofrecer los servicios de impresión virtual de cualquier tipo de documentos, Facthor es a la vez un almacén de documentos y una oficina postal virtual. Cuando el usuario, desde el programa instalado en su propio ordenador, decide no imprimir una factura sino crear una imagen, el servicio de almacenaje de documentos de Facthor guarda ese documento en su ordenador central y su servicio postal virtual envía un mensaje electrónico al destinatario en el que le informa de que ese documento ya está disponible. Este puede optar por verlo o descargárselo. Según González , el ahorro que puede conseguir una empresa por cada factura que no imprime y, por tanto, no almacena, ni envía por correo, puede llegar a 1,5 o 2 euros por documento.

Facthor comenzó su andadura hace seis meses. Este es el tiempo que llevan desarrollando un programa informático que permita hacer estas gestiones virtuales con seguridad. En el último mes, cuando el programa ya está suficientemente rodado, dice González, han comenzado a comercializar sus servicios. En os apenas 30 días en los que han comenzado la búsqueda efectiva de clientes, ya han conseguido tener una cartera de 50. En cualquier caso, las expectativas que aparecen en su plan de negocio son de altos vuelos: esperan alcanzar los 10.000 clientes en los próximos tres años y facturar al menos cuatro millones de euros. En lo que queda de 2003, su objetivo es llegar a los 600.000 euros de facturación.

Para alcanzar su propósito, cuenta Carlos Lomas, consejero delegado de Facthor, la empresa da trabajo hoy día a 12 personas, que espera sean 22 antes de final de año y que podría acercarse a medio centenar al cabo de tres años. Poner en pie Facthor y su oficina virtual le ha costado 120.000 euros y ha contado con la ayuda del Instituto Andaluz de Fomento, que ha colaborado en parte de la inversión tecnológica. También ha participado en esta inversión inicial un fondo de capital riesgo.

González está convencido de que la idea va a prosperar. Varias cosas le ayudan a ser tan optimista. Primero, que conoce bien el sector en el que se mueve. Él puso en marcha en 1996 Axesor-Infotel, una gran gestoría virtual y una enorme base de datos sobre empresas, que ha conseguido situar en un nivel muy alto y que supera los 200 empleados. La segunda razón para empujar con fuerza su nueva empresa es que la idea se le ocurrió a él. La imagen de una oficina sin papeles le rondaba hace tiempo y decidió hacer una prueba real en Infotel. Al fin y al cabo, ahí sí que tenía cancha: la empresa envía hasta 20.000 facturas mensuales. Su idea de evitar papeles y enviar facturas virtuales le ahorraba a Infotel entre 30.000 y 40.000 euros al mes.

Durante tres meses, es posible hacer uso de la oficina virtual a modo de prueba gratuita.