Historias clínicas, presente y futuro

Tal y como se dice en el artículo del domingo 12 de septiembre, la externalización de archivos clínicos es una práctica habitual con más de una década de tradición, ya que, como se especifica en el mismo, comienza en el año 1988.

El primer motivo para adoptar esta medida es, efectivamente, una cuestión de espacio, problema que se plantea en todos los archivos con documentación, en un soporte no informatizado, independientemente de su contenido y del grado de confidencialidad de la información. Esta medida implica una distribución de las tareas relacionadas con el manejo de la documentación. Diferenciando las relativas al continente, carpeta de historias clínicas o informes, de los que conciernen al contenido, los distintos documentos de la asistencia médica o de enfermería.

Ya en 1988 se delimitaron las competencias de la empresa externa para el manejo de las carpetas o sobres de historias clínicas. Durante este tiempo no se ha planteado ninguna objeción a pesar de ser una situación conocida, ni se ha registrado ninguna incidencia en cuanto a la confidencialidad ni difusión de datos de ningún paciente para uso extrahospitalario o no asistencial.

El siguiente objetivo de cualquier archivo de historias clínicas es la historia unificada. El uso de una misma carpeta por los distintos especialistas responsables del paciente evita la repetición de pruebas y los traslados innecesarios, permitiendo una información completa.

Por otra parte, debe proporcionar un servicio ágil durante las 24 horas ininterrumpidas y conseguir una gestión integral de la documentación, única forma de evitar archivos periféricos o localización de historias en lugares inapropiados, así como la falta de normalización en su uso o en el análisis documental. Además, un servicio centralizado puede facilitar al paciente que lo necesite los datos de su historial.

En su momento, para el desarrollo de este objetivo se valoraron los recursos del centro. Determinadas las tareas que debían quedar exclusivamente a cargo de la unidad del hospital, entre otras las relacionadas con el acceso a la documentación clínica propiamente dicha y al manejo de los datos personales y administrativos del paciente, se terminó contratando el almacenaje, conservación, depuración y reparto siempre referido a sobres o carpetas de historias. Estas carpetas o sobres son identificados por etiquetas con nombre y código de barras correspondientes a un número de historia clínica. Madrid.