Premio para la secretaría virtual del campus de Alicante

Está abierta las 24 horas del día durante siete días a la semana. La conocida como secretaría virtual de la Universidad de Alicante ha conseguido lo que parecía imposible: acabar con las colas que se formaban en periodo de matriculación. Diseñado por el analista Iván Mingot y su equipo, el servicio permite matricularse a través de Internet, al que acceden los alumnos desde casa, a partir de las 300 unidades de acceso instaladas en el campus o utilizando los equipos de los ayuntamientos de la provincia que colaboran en el proyecto. El servicio se inauguró en el mes de junio del año pasado, y acaba de ser premiado con el primer accésit del IV Encuentro sobre la Tecnología de la Información en la Comunidad Valenciana, que patrocinan la revista informática PCWEEK, la empresa Coopers & Lybrand y Digital para difundir las producciones que destacan en el desarrollo e implantación de nuevas tecnologías.

La secretaría virtual se ha demostrado como un producto "sumamente útil", según los responsables de la universidad. Los beneficiarios son los alumnos y el personal administrativo de los centros académicos, que no tiene más que conectar su ordenador para ordenar las matrículas.

16.000 operaciones

El sistema es flexible, y permite introducir variaciones en la documentación tramitada a lo largo del periodo de matriculación. Así, un alumno puede variar su decisión de cursar una u otra materia optativa o de libre configuración. Durante el otoño, los equipos informáticos de la Universidad de Alicante registraron la friolera de 16.000 operaciones de este tipo, volumen de trabajo "impensable" por la vía tradicional de ventanilla y funcionario.El servicio de informática de la universidad lleva desde principios de 1996 desarrollando aplicaciones Intranet para la gestión de procesos internos. El éxito de algunos programas llevó a apostar fuerte por abordar la matriculación vía Internet, que se consolidó con la secretaría virtual.

Además de matricularse desde su ordenador personal o los aparatos que la propia universidad pone a su disposición, el alumno tiene la posibilidad de consultar en tiempo real su expediente, consultar asignaturas, horarios y las aulas donde se imparten las clases.

Los encargados del servicio constataron que "muchos" estudiantes se matricularon a medianoche, lo que hubiera sido imposible por otros métodos. En la gestión se invierten entre 10 y 20 minutos. El proceso implica a todas las facultades y escuelas, que abren expedientes, modifican citas y matrículas y asignan números secretos de acceso a secretaría virtual a sus alumnos. Los profesores de cada departamento confeccionan el catálogo de libre configuración e indican el límite de alumnos permitidos, y paralelamente pueden acceder con rapidez al listado de matriculados.