Cómo manejar Gmail como un profesional

¿Quién no tiene una cuenta de Gmail hoy en día? Se estima que son mil millones los usuarios activos del célebre servicio de correo de Google. Y la cifra no deja de crecer. El grueso de los usuarios utiliza Gmail en sus funciones básicas pero Google ha preparado toda una batería de herramientas que, una vez controladas por parte del usuario, pueden disparar el potencial de uso de Gmail y hacer que la experiencia sea más eficiente, sencilla y segura.

Mantener a raya el spam: Si hay un servicio de correo que gestiona de una manera eficaz el spam es sin duda Gmail. El sistema funciona de forma automática detectando y atajando desde los servidores los envíos masivos, pero, sin embargo, el usuario puede contribuir desde la bandeja de entrada seleccionando el icono de spam en la parte superior izquierda (con un signo de exclamación).

Google ha previsto la creación de cuentas específicas para la suscripción a diferentes servicios

Crear alias para gestionar las suscripciones: Pero en esto del spam, mucho mejor prevenir que curar y Google también ha previsto la creación de cuentas específicas para la suscripción a diferentes servicios. Para ello bastará con añadir en nuestra dirección de email un "+" seguido de un texto para crear una dirección ficticia que nos servirá para tener localizados los boletines y conocer quién está cediendo nuestra dirección a terceros para el envío de spam. Así, si nuestro email fuera "juan@gmail.com" bastaría con suscribirnos a los boletines empleando por ejemplo la dirección "juan+boletin@gmail.com", y todos los correos que se envíen a esa dirección llegarán a la bandeja de entrada, pero con una etiqueta que nos ayudará a localizar el remitente y organizar las suscripciones.

Emplear las etiquetas: Se trata sin duda de una de las armas más poderosas de Gmail y quien logre controlar a la perfección el uso de las etiquetas podrá gestionar su bandeja de entrada de una manera óptima y ahorrando muchísimo tiempo. Las etiquetas sirven para organizar los correos electrónicos por contenido de forma que de un vistazo y en un par de clics sepamos distinguir lo importante de lo que no lo es. Se trata de una organización automática en la que el usuario interviene tan solo en la organización inicial. Google ha creado una útil guía sobre cómo crear y mantener las etiquetas.

Deshacer un envío: Otra de las joyas de Gmail. Si se envía un correo electrónico con prisas o tras enviarlo recordamos que hemos olvidado añadir algo relevante, el servicio nos permite "deshacer" el envío sin que el destinatario reciba nada. Esta función debe activarse en la configuración siguiendo estas indicaciones y configurando el margen de tiempo que se desee para anular el envío.

Las etiquetas sirven para organizar los correos por contenido de forma que de un vistazo podamos distinguir lo importante

Silenciar las conversaciones interminables: Si se ve uno inmerso en un interminable intercambio de correos del que ya no hay ningún interés ni información relevante, lo más prudente es silenciar esa secuencia de forma que los nuevos emails se archiven de forma automática. De esta manera, la bandeja de entrada permanecerá limpia y no recibiremos notificaciones de nuevos correos (salvo que nuestra dirección aparezca en el "para" en un nuevo correo). Para silenciar una conversación de correos hay que seguir estos pasos.

Emplear respuestas estándar: Al cabo del día es fácil que se emplee varias veces el mismo texto en las respuestas, como "Muchas gracias por el correo, en cuanto tenga la respuesta le informo" o textos convencionales que nos vemos obligados a repetir muchas veces. Por fortuna Gmail cuenta en la pestaña de Labs (dentro de configuración), una función bautizada como "Respuestas estándar" y que tras habilitarla, nos permite guardar las frases que tanto se repiten para luego simplemente adjuntarlas al correo. Tanto para guardar como para utilizar una respuesta grabada bastará con pulsar sobre el botón inferior derecho y tras desplegar el menú, escoger la respuesta adecuada.