Trabajar sin descanso no resulta productivo

Mientras escribía este artículo consulté las previsiones del tiempo para el fin de semana, busqué una receta de espaguetis con mejillones, coloqué un par de fotos en mi muro de Facebook y respondí a varios correos electrónicos no urgentes. El resultado es que he empleado mucho más tiempo de lo que hubiera tardado de haber sido capaz de mantenerme alejada de la llamada zona gris.

Cuando no aprovechas bien el tiempo, pero tampoco te permites desconectar y descansar, te encuentras en ese transitado territorio, un limbo donde con frecuencia se dan cita los que trabajan frente a la pantalla, los estudiantes y, en general, todos aquellos que emprenden tareas que no tienen un final y un comienzo bien definidos. Se caracteriza por producir agotamiento sin resultados.

¿Te suena?

El problema es que es fácil confundir el tiempo dedicado a una tarea –el volumen– con el resultado. Cantidad con calidad. Si he dedicado seis horas a trabajar, debo de haber hecho un montón de cosas. Pero no todas las horas de trabajo son iguales.

En este país sabemos mucho de esto, con el proverbial “presentismo” o calentar la silla. “En España no hay una cultura de dar importancia a la calidad del tiempo de trabajo”, dice el experto en productividad Daniel Aguayo. Es más importante quedarse hasta tarde que acabar el trabajo rápido y bien. “Si así es como se valora el trabajo de la empleada, es imposible que tenga motivación por hacerlo de otra forma. De aquí que cueste mucho hacer saltar la 'chispa' en las personas para que se interesen por aprovechar lo mejor posible su tiempo”, señala.

Los horarios españoles son, señala Aguayo, “la receta perfecta para perpetuar la zona gris. Ajustar los horarios de entrada, los descansos del mediodía y la duración de la jornada haría mucho por el bienestar del trabajador”. Tendríamos más horas seguidas para descansar, y por tanto, para desconectar mentalmente y volver más frescos al día siguiente.

La cuestión es que entre el ambiente, los horarios y la omnipresencia de las redes sociales, entre otras cosas, es fácil caer en la zona gris, pero no tan sencillo salir. Warren Davies, el blogger que puso nombre a este limbo y en cuyas ideas se inspira este artículo, aporta tres recomendaciones:

1. Planea

Hay quien apuesta por sumergirse en el estado de flow, o fluir, y simplemente dejarse llevar, pero Davies cree que para la mayoría de la gente esto no funciona. Es más efectivo ajustarse a algún tipo de plan que, eso sí, puedes saltarte cuando la ocasión lo requiera.

Esto supone que has de adoptar algún tipo de sistema. No tiene por qué ser muy elaborado, pero generalmente funciona mejor saber exactamente qué necesitas hacer cuando te sientas a trabajar. Cuanto más concretos seamos, mejor. De otra forma, existe el riesgo de caer en la zona gris mientras se decide qué hacer. Esto nos lleva al segundo consejo:

2. Márcate metas en el tiempo

Define tareas concretas para realizar en un plazo determinado. Puedes tener una agenda. Sé realista: ni demasiado ambicioso ni demasiado laxo con tus objetivos.

3. Fíjate un horario

Una vez transcurridas las horas fijadas en este horario, deja de trabajar y disfruta de los momentos de ocio previamente planeados. “Aunque te asuste un poco, pronto verás que consigues hacer mucho más”, dice Davies. Esto es así porque te fuerza a ser más productivo en el tiempo de que dispones, de manera que tu eficiencia mejora. En segundo lugar, al día siguiente estarás más descansado, y no te sentirás arrastrado hacia la zona gris. Si ignoras tu agenda, volverás a lo que tenías.

En opinión de Aguayo, la clave está en dedicar tiempo a definir el trabajo. Unos pocos minutos planeando pueden marcar la diferencia. “Desperdiciamos mucha energía en echar una hora delante de la otra sin tener muy claro a dónde queremos llegar. El mismo nombre (zona gris) ya nos hace ver que no tiene ningún límite definido, y en esas circunstancias todo vale”, señala. Por eso se acaba convirtiendo en una mezcla de trabajo, distracción, enfoque y ocio en el que, al acabar el día, no sabemos exactamente lo que hemos hecho.  

Todo cambia si definimos exactamente qué acciones concretas hemos de hacer, cuánto tiempo estimamos que necesitan, qué nivel de concentración requieren y para qué las hacemos, señala Aguayo. Y un último consejo: “dificultamos entrar en la zona gris si escogemos las tareas más adecuadas para nuestro nivel de energía actual, pues si intentamos hacer algo complejo en las últimas horas de la jornada es más fácil que nuestra mente quiera evadirse”. 

@nataliamartin es periodista asidua a la zona gris. Si quieres ponerte en contacto con ella escribe a natalia@vidasencilla.es