El desafío de gestionar las áreas legal y fiscal en un mundo digital

Imagínese que planta una semilla en un tiesto cuyo interior está dividido en varios compartimentos, todos ellos perforados, de manera que permitan dejar pasar la tierra. Al cabo de unas semanas, tras regar la semilla y ponerla al sol, sus raíces se extenderán poco a poco por los compartimentos más cercanos. Después de varios meses, las raíces habrán recorrido cada recoveco y poro de tierra hasta abrazar todo el espacio, creando un hilo conductor que une a todas las secciones del tiesto.

Pues al igual que las raíces de una planta, la transformación digital ha alcanzado a cada uno de los departamentos de las grandes organizaciones, incluso áreas que hasta no hace mucho tiempo parecían inmunes a la revolución tecnológica. En el evento Tech Talks, organizado por la firma auditora Deloitte en colaboración con CincoDías, seis expertas en transformación digital de las áreas legal y fiscal de cinco grandes compañías (Banco Santander, CaixaBank, Iberdrola, Endesa y la propia Deloitte) apuntaron cómo la tecnología y su aplicación ha dotado de rapidez y eficiencia a procesos legales y fiscales que se hacían de manera tradicional. Todo ello, además, ha liberado a los trabajadores de las tareas más manuales para centrarse en otras en las que realmente pueden crear valor añadido.

“Ahora la transformación tiene más de transformación que de digital. El reto es transformacional en la mentalidad, de pasar de la resistencia al cambio, de dejar de hacer las cosas como se han hecho toda la vida. Es ahí donde se debe hacer el esfuerzo”, indicó Isabel López-Bustamante, socia de Deloitte Legal, para dar inicio a la jornada.

Y es que, las seis participantes en el foro coincidieron en señalar que la verdadera transformación de las organizaciones reside en el cambio cultural de la empresa para comenzar a trabajar de manera diferente, debido a que el entorno (clientes y administración) ya han cambiado.

“Muchas veces los clientes, tanto externos como internos me preguntan qué herramientas hay disponibles. No, lo primero que hay que preguntarse es qué se quiere hacer. Decir lo que necesitas. A partir de ahí construimos y hacemos esos pequeños logros para que los departamentos no se queden atrás. Existe un gran bloque de tecnologías que automatizan procesos más o menos estándares. No tiene sentido que una persona formada esté copiando y pegando datos en un documento Excel. Hay un gran mundo donde se pueden usar robots profesionales de automatización”, añadió López-Bustamante.

Y es que la jerga normativa, los documentos legales y las montañas de papeles con las que trabajaban habitualmente los abogados suponían una barrera de entrada al desarrollo de procesos tecnológicos, más ligados a otros departamentos que operan con información ordenada, predictible y susceptible de ser fácilmente tratada, analizada y conservada para su posterior utilización.

“El mundo legal es distinto porque nuestros datos son más desestructurados, suelen ser textos, contratos o normativas. El lenguaje en el que está escrito condiciona la información y cómo se puede tratar. Falta una cultura de datos entre los abogados y parte de la transformación es el cambio al futuro y cómo se va formando a los equipos para que entren en esas cuestiones y sean parte del cambio”, señaló Gloria Sánchez, directora de transformación del Grupo Santander.

Según explicaron las expertas, para lograr una transformación efectiva en las corporaciones, ha sido necesario crear figuras intermedias entre los departamentos legal y de desarrollo digital para poner en común las necesidades de unos y otros en una mesa de trabajo común.“Tratamos de traducir a los abogados y a los tecnólogos, todos ellos expertos en su campo, para que se entiendan. En Deloitte creamos hace 10 años un grupo mixto porque vimos que si la digitalización era compleja, en estas áreas [fiscal y legal] lo era más”, expuso Marta García, socia de Risk Advisory de Deloitte.

• Casos de éxito

En las grandes corporaciones, ya existen casos de éxito en los que se han involucrado equipos legales con expertos en tecnologías de la información para crear desarrollos que eficienten el trabajo, como la automatización informes, extracción de datos y facturación online.

“De los proyectos que hemos creado hay uno interesante en relación a la automatización de contratos. Se invierte mucho menos tiempo y se reducen los riesgos de generación de errores. Otro tema interesante es la analítica de contratos y extracción de información. Nos resulta muy útil para el reporting regulatorio. Esto requiere de mucha labor de etiquetado para entrenar los modelos y que funcionen al 100%. No se puede permitir hacer un reporte al 80%. Para ello hace falta fijar unos criterios. Igualmente, también estamos trabajando en herramientas que nos ayudan a hacer revisiones documentales en masa, lo que antes requeriría de ejércitos de personas o hacer una cata documental. Ahora se hace una primera revisión con la tecnología y luego se simplifica. Se va directamente al problema”, añadió Gloria Sánchez.

Precisamente, las entidades financieras, que manejan y generan un volumen ingente de datos desde el área legal tienen la necesidad de cuidarlos, tratarlos y reportarlos de manera rápida. Un proceso inabarcable manualmente.

“Todas las compañías hemos tenido procesos, pero ahora se mecanizan y están disponibles herramientas que lo hacen más fácil y se percibe en el core del negocio que es la productividad, la eficiencia y la toma de decisiones. La diferencia es que ahora hay que reportar los datos que se van generando y dar respuestas a los clientes internos, externos y finales. Eso te lleva a tener que desarrollar una herramienta para reportar todo lo que haces y cómo lo haces”, detalló Beatriz Esclusa, directora de servicios jurídicos en CaixaBank.

Por otro lado, en la parte que concierne al ámbito fiscal, el panel de expertas valoró que los avances tecnológicos para las compañías en España han venido, en muchas ocasiones, impulsados por los requerimientos de la Administración. En ese sentido, las responsables de jurídica y fiscal de Iberdrola y Endesa subrayaron el papel de la Agencia Tributaria española que obliga a las grandes corporaciones a remitir diariamente las facturas emitidas. Un sistema más avanzado en cuanto a fiscalidad digital que en otros países en los que operan sus empresas.

“Uno de los elementos que impulsan la tecnología fiscal son las propias administraciones, que marcan el ritmo. Que haya un requerimiento legal es un condicionante para ajustarte a lo que te pidan. Se necesitan las tecnologías fiscales y éstas se desarrollan mucho más cuando lo marca la administración. Por ejemplo, en el País Vasco estamos en un proyecto de emisión de facturas electrónicas porque lo obliga el Gobierno, apuntó Begoña García-Rozado, directora global de Fiscalidad de Iberdrola.

“Nuestro trabajo se venía haciendo con métodos tradicionales. Nos hemos puesto al día muy rápido para cubrir las necesidades de la Agencia Tributaria española, que ha sido pionera en materia de gestión fiscal y ha desarrollado un modelo de suministro de información en el que hay que remitir los registros de facturación diaria. Se mandan 1,3 millones de facturas al día. Estos requerimientos de la administración nos obligan a ir muy por delante de otros países donde se trabaja con modelos más tradicionales o no se han implementado tecnologías de análisis de datos o de inteligencia predictiva”, adujo, por su parte, María Muñoz Viejo, responsable fiscal de Endesa.

Y es que, al igual que las raíces de una semilla tardan en alcanzar la parte más profunda del tiesto, la transformación digital ha roto las barreras de entrada a los departamentos legal y fiscal y ahora debe desarrollarse. “Ahora queda lo bonito que es obtener los resultados de todo lo que se ha hecho durante tantos años. Dará igual la tecnología que usemos, ya sea blockchain o Big Data, pero estamos en un punto en el que podemos construir lo que queramos porque hemos allanado todo el camino”, concluyó Marta García.