Plataformas colaborativas: objetivo, acabar con el correo electrónico

El fin del email se lleva vaticinando casi desde que nació. Todavía nada ha conseguido acabar con él pero las aplicaciones colaborativas en el trabajo amenazan con limitar su uso al área personal. Las plataformas como Slack y Trello facilitan la asignación de tareas, la comunicación y el intercambio de documentos de forma inmediata y ordenada, sin perderte en hilos eternos y distintas conversaciones que tienes que localizar para volver a encontrar un dato concreto. Aunque el uso de estas herramientas se populariza por momentos y ya hay empresas que trabajan sin emails internos, el correo electrónico sigue siendo un hueso difícil de roer.

Los correos son un medio de comunicación omnipresente, tanto a nivel organizativo como personal. Un informe del instituto McKinsey Global revela que los empleados dedican el 30% de la semana de trabajo a leer, escribir o responder emails. La investigación hasta la fecha asegura que el correo electrónico puede ocasionar sobrecarga cognitiva, generada por la falta de claridad de las solicitudes, el trabajo que se exige y las malas estrategias de gestión, además de las distracciones constantes cada vez que tienes un mensaje nuevo. "Sentir que los correos se acumulan genera un estrés latente, una sensación constante de que siempre tenemos tareas sin hacer", explica Tomás Rodríguez, psicólogo laboral.

Estos fueron algunos de los motivos que llevaron a Thierry Breton, CEO de la tecnológica Atos, a promover una dinámica de trabajo de email cero en su compañía. En 2011, Breton se propuso eliminar por completo el correo interno y durante los últimos seis años ha trabajado en crear una red social exclusiva para su empresa que agiliza la comunicación y hace que los empleados se sientan "mucho más productivos y colaborativos". Esta nueva red permite que los trabajadores puedan ponerse al día de los mensajes a su ritmo y proporciona una plataforma pensada específicamente para comunicación en grupo.

A pesar de las desventajas que recalcan algunos expertos y de casos de éxito como el de Atos, el correo electrónico sigue siendo el modo de comunicación principal en las oficinas. Pero herramientas como Slack ya le están recortando distancias. La plataforma creada por Stewart Butterfield, el mismo que ideó Flickr, premite crear chats de grupos —uno por cada departamento o sección—, intercambiar documentos, información de última hora e incluso hacer conferencias con vídeo. Está pensado para intercambios de información rápidos y flexibles que necesitan llegar a mucha gente. Según datos de la compañía, ya tienen casi seis millones de usuarios activos a la semana.

Los expertos aseguran que el éxito de Slack reside en que ha sabido satisfacer la necesidad de transmitir mensajes cortos y urgentes sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto. Un estudio del Yahoo Lab y del Instituto de Ciencias de la Información de la University of Southern California analizó 187 millones de correos y encontró que la mayoría de las respuestas no pasaron de las cinco palabras y que casi todos estaban por debajo de las 43. Las cadenas de emails acababan convirtiéndose en un chat interminable y Slack se propone como una alternativa donde tener estas conversaciones.

"Historia real: Spark Camp ha estado funcionando internamente sin utilizar correo electrónico durante seis semanas gracias a Slack".

Con menos de cuatro años de vida, se ha convertido en la herramienta principal de comunicación interna de muchas empresas, hasta el punto de que una encuesta realizada por la propia compañía indica que sus usuarios han reducido en un 50% el uso del correo electrónico. "Es la aplicación que nuestros usuarios tienen abierta junto con la tarea que estén realizando. En tu otra ventana puedes tener Google Docs, Salesforce, Excel, lo que sea, pero Slack es lo único que tendrás abierto todo el día si quieres hablar con alguien de tu equipo", explica Stewart Butterfield, su creador, en una entrevista reciente.

Una de las ventajas que los expertos señalan de las herramientas de trabajo colaborativo —como Slack— es que todos los mensajes que encuentras ahí son exclusivamente de la empresa y de las personas con las que trabajas. El uso de correo electrónico se ha desvirtuado en los últimos años: hace una década, la mayoría de los emails que recibías eran de otro ser humano; ahora, algunos estudios estiman que hasta el 90% son mensajes de bots, como publicidad, recibos, nuevos seguidores de Twitter, comentarios de Facebook y registros. Por eso es fácil que las bandejas de entrada se hayan convertido en un tótum revolútum.

Una periodista del periódico de Dallas tuitea: "La redacción cuando Slack se ha caído".

Las plataformas colaborativas van ganando adeptos porque aligeran las bandejas de entrada y reducen el tráfico de correo electrónico. Introducen una forma compartida y ordenada de trabajar e invitan a pasar de un ámbito personal —mi equipo, mi documento, mi correo— al ámbito del equipo —nuestro proyecto, nuestra documentación, nuestras deliberaciones—. Su objetivo es incrementar la productividad de los grupos de trabajo utilizando una tecnología que facilite las interacciones. En el teletrabajo, estas herrramientas son un punto clave para que los trabajadores se relacionen como si compartiesen un mismo entorno físico. Con todo, los datos recuerdan que el correo electrónico es un gigante difícil de matar: el año pasado Gmail cruzó la barrera de los mil millones de usuarios activos al mes.