Espacios de trabajo para la pospandemia

Las tendencias ya existentes antes de la pandemia se juntan con el teletrabajo para configurar nuevos recintos laborales

Luis Álvarez (GETTY IMAGES)

Fue en 2016 cuando la aseguradora AXA se mudó de un espacio con más de 60 despachos a otro de 20.000 metros cuadrados, cuatro plantas y fachada acristalada, donde solo hay uno, el de la consejera delegada, y salas de uso preferente para el comité de dirección. "El resto son salas de trabajo en función de la actividad y, principalmente, espacios abiertos, sin asignación de posición", explica Carmen Polo, directora de Personas, Organización y Cultura de AXA España. Antes de la pandemia, más del 60% de sus empleados trabajaban en casa uno o dos días a la semana. Cuando regresen a la oficina (está prevista una vuelta escalonada "en los próximos meses") serán el 100%, dos días a la semana. Se encontrarán un entorno laboral "más seguro y limpio", en palabras de Polo. Protocolo de entrada que incluye carriles de entrada y salida, dispensador de mascarillas y gel hidroalcohólico y cámara termográfica; pegatinas que indican dónde puedes o no sentarte, y dónde ubicarte en el ascensor (máximo tres personas); salas de reunión o la cantina cerradas, al menos de momento, para reducir aforos.

Menos despachos

Un aspa de prohibido sentarse en una de cada tres sillas, salas clausuradas o toda la plantilla teletrabajando —telesobreviviendo, lo llaman algunos— son indicadores de emergencia, no ejemplos de cómo ha de ser un espacio laboral poscovid, según señala Raúl Vicente, director del área de Agencia Oficinas de la consultora inmobiliaria Knight Frank. "Hemos buscado soluciones para el momento; el siguiente paso es pensar en la oficina del futuro". En esas está la mayoría de las compañías, experimentando. La opinión de los expertos es que será la suma de tendencias que ya estaban despuntando, y que el coronavirus ha venido a acelerar —menos despachos, espacios más colaborativos, mayor importancia a zonas de encuentro como la cocina— más el teletrabajo, para muchos el gran descubrimiento de esta pandemia, que viene, entre otras muchas cosas, a reducir desplazamientos y viajes.

Si a diario una parte del personal no va a trabajar, porque cumple con sus obligaciones laborales desde casa, cabe pensar que las oficinas necesitarían menos espacio para desarrollar su actividad. Esto es así en el caso del sector industrial, seguros e industria farmacéutica y científica, según una encuesta de Knight Frank sobre los cambios que prevén implementar las empresas españolas para adaptarse a la era poscovid. En el otro extremo, las energéticas, de salud y banca son los que más refieren una necesidad de mayor espacio para mantener las distancias sociales y el bienestar de sus empleados. Vicente cree que "las implantaciones tan intensivas no pueden seguir; ha de haber más distancia entre las personas, para dar una mayor sensación de seguridad". Según el informe de Knight Frank, la salud, la seguridad y el bienestar son vectores al alza en los lugares de trabajo en España, por encima incluso de la media europea.

"En estos momentos, en lugar de los 2.700 metros cuadrados que tenemos, cogería la mitad, y los diseñaría en función de los equipos de trabajo", afirma Rogelio Iglesias Rodríguez, director general de Recursos Humanos de Konica Minolta. Zonas comunes, sitios calientes (en inglés, hot spots), no asignados, que se ocupan según van llegando los empleados o se reservan en función de las necesidades y el momento de la jornada, a través de una app. Porque, en la oficina del futuro, las mesas y las sillas no serán de nadie; ni siquiera habrá una mesa y una silla para cada empleado (Vicente calcula que los puestos podrían reducirse a un 70%). "Además de optimizar mejor el espacio, es más higiénico, porque si trabajamos en una mesa y luego nos vamos, ya que no es nuestra, facilitamos su limpieza, al llevarnos con nosotros todos nuestros papeles y carpetas", hace notar Covadonga González Quintana, consejera delegada de la empresa de arquitectura corporativa plug&go.

La tendencia choca con el "sentimiento de propiedad del puesto de trabajo", como lo denomina González Quintana. Al perderlo, cambia también la respuesta a la pregunta ¿para qué voy a la oficina? "Ya no es para estar en mi silla; voy a la oficina como destino para hacer algo, principalmente empaparme del propósito de marca, del ADN de mi compañía, para tener comunidad y para colaborar y trabajar en equipo; el trabajo individual puedo hacerlo en casa", expone.

Iglesias Rodríguez dice que, incluso en oficinas no tan tradicionales, más evolucionadas, es fácil saber, de un vistazo, dónde se sientan los jefes y dónde los curritos. "Son producto de los años ochenta, de una generación trabajadora, obediente, respetuosa con la autoridad, que busca ascender en el organigrama corporativo y ganar más dinero", describe. La oficina del futuro, donde las jerarquías estarán diluidas y no se verá tan claro quién manda, deberá responder a las exigencias de empleados millennials, con una mentalidad diferente, que "buscan conciliación, tiempo libre, hacer lo que les gusta", opone.

Nuevos paradigmas

El cambio de paradigma subyace en la jornada semanal de cuatro días, sin reducción de salarios, implantada por la empresa jiennense Software Delsol, que hace tiempo adoptó el teletrabajo, y cuenta con áreas de esparcimiento para sus empleados, a quienes ofrece menú gratis. O en las nuevas oficinas de Nexthink en Madrid, diseñadas por plug&go, que aún no se han podido ocupar debido a la crisis sanitaria: primacía del uso sobre la propiedad, espacios que se adaptan a las necesidades de cada perfil, como una herramienta más; mesas elevables, posiciones a distintos niveles, posibilidad de aparcar el patinete o la bicicleta. Como subraya plug&go en su web, la pregunta de por qué se va a esta oficina tiene una respuesta clara: "Reforzar orgullo de pertenencia, compartir objetivos y ser Nexthink".

Mudanzas a la periferia

La posibilidad de trasladar las oficinas a la periferia, a zonas con un menor coste pero que permitan tener acceso a mejores edificios, áreas verdes, plazas de aparcamiento y servicios, es algo que en España se plantea el 6% de las empresas participantes en la encuesta de Knight Frank; la consultora espera que la cifra vaya en aumento en los próximos meses. Sobre todo le dan importancia a esta opción la banca, el sector educativo y el de los medios de comunicación.

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