Para qué sirven las reuniones de trabajo (y no es para tomar decisiones)

El negocio del futuro no está en la tecnología, olvídate de Facebook si quieres hacerte rico; los fabricantes de mesas de reuniones dominarán el mundo. Las tareas de gerencia, estrategia y asesoramiento no dejan de ganar terreno en las empresas, y con ellas los profesionales que parecen dedicarse únicamente a peregrinar de reunión en reunión. Los encuentros deberían mejorar el desempeño del grupo, pero muchos empleados solo los ven como una manera de entorpecer su trabajo. El problema es que pocos saben que no sirven tanto para tomar mejores decisiones como para hacer terapia de grupo.

Las reuniones de trabajo tienen mala reputación porque, con demasiada frecuencia, "acaban no siendo efectivas, consumen tiempo o derivan en conflictos", reconoce Elisa Sánchez, psicóloga, consultora y formadora en las áreas de recursos humanos y salud laboral. Son demasiadas las que comienzan tarde, duran mucho y no terminan a la hora prevista, por citar tres de los inconvenientes más comunes. Pero el gran problema es que no hemos asumido que deberíamos ponerlas en marcha mucho antes de su hora. "Cuando no se trabaja la confianza del equipo previamente, la toma de decisiones no tiene sentido. En esos casos, muchos asistentes desisten de participar porque se hace lo que dicen otros o no les dejan intervenir", señala Pilar del Pueblo, vocal de la junta de Gobierno del Colegio Oficial de Psicología de la Comunidad Valenciana.

Si esto se tuviera en cuenta, la molestia laboral podría convertirse en una bendición para el desempeño de los trabajadores. Según un libro reciente de unos investigadores en ciencia política y sociología del trabajo de las Universidades de Malmö y de Lund, en Suecia, las reuniones de trabajo pueden representar una oportunidad para reconocer la labor de los empleados. También puede convertirse en el lugar adecuado para que expresen su frustración. Así entendidas, representan un espacio de regulación emocional, una especie de terapia de grupo que facilita que los trabajadores quieran apoyar el hombro. "La tarea regula la relación, pero la calidad de la relación es la que regula la calidad del trabajo", explica la psicóloga del trabajo y las organizaciones.

Eso sí, como en toda terapia, el terapeuta es el principal responsable. En este caso, "quien la convoca debe saber empatizar con los asistentes. Si hay una situación tensa, de cansancio o frustración ante un cambio en el trabajo, hay que empezar por reconocer las dificultades e intentar normalizar la situación. El responsable debe tener una gran competencia emocional que identifique el estado de los miembros para después proponer soluciones", sugiere Del Pueblo. Pero muchas veces esa no es su principal preocupación.

Por qué hay jefes que aman las reuniones

Convocar una reunión de trabajo no solo tiene sentido cuando es necesario clarificar objetivos de la organización o nuevas políticas generales, o para buscar la aceptación de una idea, proyecto o decisión. "También lo tiene para obtener reacciones inmediatas cuando la velocidad de respuesta es vital; para mejorar la coordinación interna; cuando la responsabilidad o los conocimientos sobre un asunto están muy dispersos o cuando los integrantes desean reunirse con el responsable del equipo", opina la psicóloga Elisa Sánchez. Pero hay directivos que le dan una utilidad muy diferente, que las utilizan como excusa para decirse a sí mismo que es mejor jefe.

"El responsable aparentemente cuida las directrices, pero no implica al equipo, no explica el motivo de las decisiones. Entonces se convierte en una puesta en escena de palabras vacías que en apariencia transmiten confianza a un equipo que percibe lo contrario", advierte Del Pueblo. Entre quienes desean superarse como directivos, también abunda la idea errónea de que a más reuniones convocadas, mejor llevará a cabo su tarea de dirigir.

"El número de reuniones se basa en la naturaleza del trabajo. El lanzamiento de un proyecto necesita más reuniones porque hay que hacer un seguimiento importante al principio, pero pueden ser reuniones de cinco o diez minutos para marcar objetivos, ver la evolución o dar apoyo. Tan erróneo es pensar que la reunión es un fin en sí mismo como el hecho de dar más valor y apoyo a la persona que propone la decisión que a la decisión", concluye esta experta en psicología laboral.