¿Eres autónomo? No todo desgrava. Estos son los gastos que te puedes deducir

El vaso puede estar medio lleno o medio vacío. Depende de cómo se mire. Lo saben bien muchos trabajadores por cuenta propia. Se encuentran ante este dilema cada vez que preparan una factura o se enfrentan al tan temido "trimestre". Entonces, la sonrisa que se les había esbozado al calcular lo ingresado suele desaparecer a medida que empiezan a aflorar gastos e impuestos. No hay que engañarse, el batacazo puede ser muy duro y la cifra a embolsarse más exigua de lo que se imaginaba. Por ello, la ley permite deducirse parte de esta carga; pero ojo, no todo vale. Depende de muchos factores, entre ellos el tipo de actividad o el régimen de tributación al que el profesional esté acogido. Y la interpretación de Hacienda, que en determinados casos es muy restrictiva.

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Requisitos

En España hay más de tres millones de autónomos, la mitad de ellos personas físicas sin asalariados a su cargo. Domingo Remojón, gestor y director en iAsesoria.com, explica que los únicos gastos deducibles son los que están directamente vinculados con la actividad económica. “Hay que distinguir entre los gastos a efectos de IRPF y los que reducen el IVA, que no siempre coinciden”, añade. Es decir, hay que distinguir entre los gastos que permiten deducir el IVA en la liquidación trimestral y los que disminuyen la base imponible en la liquidación de la renta. Además, es necesario que estos estén debidamente justificados, reflejados en una factura cumplimentada con los datos del trabajador, ya que los tiques y los recibos solo se aceptan en estrictos casos de cara al IRPF. 

Los problemas surgen porque la normativa no recoge de manera expresa todos los gastos fiscalmente deducibles y algunos de los criterios utilizados son más bien subjetivos. “Y todos los modelos son de autoliquidación, es decir que el responsable de probar lo que dices eres tú”, puntualiza Domingo Gallego, asesor técnico en la Federación Nacional de Trabajadores Autónomos (ATA). Considerando un trabajador en régimen de estimación directa simplificada (es decir, que gana menos de 600.000 euros al año), y sin personal a su cargo, ¿cómo puede reducir gastos y qué capítulos le pueden traer problemas?

Gastos deducibles

Los trabajadores autónomos obligados a presentar la declaración del IVA deben reflejar en ella la diferencia entre el impuesto repercutido y el soportado; la cantidad ingresada de más se devuelve a la Agencia Tributaria. En otras palabras, solo se puede deducir el IVA de los gastos asumidos para ejercer la actividad. Un fotógrafo, por ejemplo, tiene derecho a desgravarse el 21% del IVA de la cámara de foto que usa para trabajar, pero si intenta hacerlo con un instrumento musical o material para esquiar, quizás Hacienda empiece a sospechar. Según la normativa, solo se pueden deducir los gastos “afectos a la actividad económica”.

Se puede deducir el IVA de varios gastos, desde los consumos de explotación (aquellos que se refieren a bienes o servicios consumibles y necesarios para la actividad) a los de arrendamiento o cánones, como el pago del alquiler del local donde lleva a cabo su trabajo. También es deducible el IVA del honorario de profesionales independientes, como abogados o notarios, de los suministros de teléfono luz o gas y de los bienes de inversión, como sería un ordenador siempre que este sea necesario para desarrollar el trabajo. A la hora de elaborar la declaración de la renta también se pueden deducir gastos para reducir el importe a pagar al fisco, en línea general todos aquellos que se han tenido que soportar para realizar la actividad. Pero tanto en este momento como a la hora de elaborar la declaración del IVA hay que tener cuidado con algunos apartados.

Cuidado con estos gastos

Cuando el autónomo trabaja en su domicilio o se desplaza con el vehículo propio empiezan a surgir los problemas. “Las mayores controversias se dan con el combustible”, asegura Gallego. “Es la cantidad donde más se puede imputar y donde Hacienda suele quitar más”. Ciertos tipos de vehículo (por ejemplo, los catalogados para el transporte de mercancías) permiten deducir el gasto del combustible y el IVA correspondiente. En los demás casos, siempre podrá deducir el 50% del IVA del coche y de los gastos que conlleva sin dar más explicaciones a la Agencia Tributaria (salvo determinadas profesiones en las que el vehículo es imprescindible, como en el caso de los taxistas), aunque cada uno pueda imputar el porcentaje que quiera, pero de cara al IRPF esta regla del 50% no se puede aplicar: o se usa al 100% para la actividad o nada.

Problemas parecidos también surgen con los gastos relativos al local donde se lleva a cabo el trabajo. Mientras se trate de un establecimiento dedicado exclusivamente a la actividad no hay problema alguno: en este caso, todos los gastos relacionados con el arrendamiento, la hipoteca, los suministros o el mantenimiento son deducibles. Los conflictos se dan cuando la oficina coincide con el domicilio habitual del trabajador. “En este caso se puede hacer una deducción parcial de los gastos pero solo a efectos de renta, no de IVA”, asegura Remojón. Y esto solo ha sido posible después de una batalla contra la Agencia Tributaria a la que ha puesto fin una sentencia del tribunal.

Desde el año pasado, los autónomos que trabajan desde casa pueden desgravarse en su declaración los suministros del hogar, proporcionalmente al espacio utilizado. “Hay que utilizar un criterio combinado: tiempo efectivo de trabajo y superficie”, explica Remojón. Al registrarse en el impuesto de actividades económicas (IAE) hay que especificar dónde se desarrolla la actividad y qué cantidad de la superficie total se ocupa. Si el piso es de alquiler, y el casero está dispuesto, se le pueden pedir dos facturas diferentes: una normal y otra con IVA, para poderla deducir.  

En cuanto a teléfono y ADSL “no suelen poner pegas”, continúa el director de iAsesoria.com. Aunque Hacienda solo permita desgravar un 50% del gasto si solo se posee una línea, Remojón asegura que Hacienda no puede pedir la lista de llamadas. “Es necesaria una orden judicial porque se trata de información confidencial protegida por la Constitución”. Los gastos de viaje y o la comida de trabajo, por otro lado, siempre se pueden deducir si se presenta la factura correspondiente, a sabiendas de que habrá que estar preparados para demostrar que no fueron salidas de ocio. 

Los recibos de compras en el supermercado, bares, ropa (salvo la profesión lo justifique) o transporte público no son deducibles, así como no lo son bajo ningún concepto las multas y las sanciones, las pérdidas del juego, los donativos y las liberalidades o los gastos vinculados con paraísos fiscales. “Si imputamos un gasto siempre lo tenemos que poder acreditar”, resume Gallego. “Lo que siempre digo es que hay que tener sentido común”.