El almacén burocrático

Toneladas de impresos, millones de expedientes personales de ciudadanos españoles, filmaciones de bailes folclóricos de la Sección Femenina, tratados de paz y declaraciones de guerra, permisos de importación y exportación, recursos de alzada anulados y documentos cuya tramitación ocupa la vida laboral de millares de funcionarios se alinean en 275 kilómetros de estanterías metálicas. Un recorrido equivalente a la ruta Madrid-Zaragoza sin salir de los muros incombustibles del Archivo General de la Administración, en Alcalá de Henares.

La función de esta institución, dependiente del Ministerio de Cultura, es "cuidar, conservar y poner a disposición, tanto de la Administración como del público, la documentación cuyo uso oficial ya no es frecuente, pero que todavía no ha adquirido la categoría de histórica", según María Luisa Conde, directora del Archivo General."La calificación de documento histórico referida a los fondos administrativos aquí depositados es difícil", reconoce la directora. "Hay papeles que son históricos desde su expedición, como ocurre con los tratados internacionales o las alianzas militares, pero nadie puede saber si el expediente académico del señor X, hoy estudiante de Medicina, será buscado en el futuro como dato valiosísimo por el biógrafo de un premio Nobel".

Los documentos permanecen al menos cinco años en las dependencias del ministerio productor antes de remitirse al Archivo General. Sin embargo, la solicitud de fondos archivados por parte de la Administración es cosa de todos los días.

"Ocurre con frecuencia", señala María Luisa Conde, "que papeles ya recibidos e inventariados son reclamados por la Administración al día siguiente. Todos los lunes, un vehículo reparte documentos solicitados por los ministerios y devuelve al archivo aquéllos que ya han sido revisados por la oficina que los había pedido".

El cambio legal también influye en el Archivo. "Tal es el caso", apunta la directora, "de los expedientes militares de los antiguos integrantes del Ejército de la República, actualmente. con derecho a pensión vitalicia".

El edificio que ocupa el Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares es una mole de ocho plantas construida con material incombustible. El fuego es el mayor enemigo de las toneladas de papel almacenadas. En 1939, un incendio acabó con la casi totalidad de los fondos contenidos en el antiguo Archivo General Central de la Administración, ubicado desde 1861 en el palacio arzobispal de Alcalá de Henares.

Fuego y humedad

Los constructores del actual archivo concedieron una especial importancia a la detección precoz de incendios. La zona de depósito, de muros ciegos y climatizada todo el año, está dividida en cada planta en tres departamentos contiguos separados entre sí por muros cortafuegos y puertas blindadas. Se trata de aislar el comienzo de un incendio sin que el fuego se extienda a otras secciones.En el vestíbulo principal, la habitual placa conmemorativa de la inauguración del edificio cede su lugar a un tablero electrónico que detecta cualquier conato de incendio en cada una de las estancias del archivo. El área en que se almacenan los fondos documentales está aislada del suelo mediante pilastras, con el fin de evitar la humedad del suelo.

Periódicamente se realizan inspecciones para localizar posibles cambios en el microclima del depósito.

"Las medidas de seguridad son mejorables; lo ideal sería contar con una instalación de circuito cerrado de televisión para vigilar los depósitos continuamente. Pero hasta ahora han resultado suficientes, no se ha extraviado ni sustraído ningún documento", asegura María Luisa Conde.

Diariamente llegan camiones con cientos de kilos de legajos. Tras pasar un primer control de desinsectación y desinfección son subidos en montacargas a la planta correspondiente al ministerio,que los expide y a la sección exacta que se les asigna según su naturaleza; una vez clasificados e inventariados, la accesibilidad a ellos depende de sus características.

La Constitución de 1978 establece el libre acceso de los particulares a los documentos y escritos estatales, salvo en aquellos casos en que la consulta pudiera afectar a la seguridad del Estado, la intimidad de las personas o el legal seguimiento de los delitos.

Según la directora, para acceder a los fondos basta una autorización del ministerio productor del material que se solicita, excepto en algunas series documentales, como los expedientes personales, que requieren condiciones específicas: autorización expresa del ciudadano titular del expediente si estuviese vivo, o bien, que hayan pasado 25 años desde la fecha de su muerte.

Legajos del siglo XVIII

En los depósitos de Alcalá de Henares se encuentran legajos burocráticos y administrativos de los siglos XVIII y XIX que por su antigüedad y valor tendrían cabida en el Archivo Histórico Nacional. El intercambio de fondos entre ambas instituciones se ve dificultado, según María Luisa Conde, por la saturación que sufre el Archivo Histórico Nacional.Estos documentos antiguos presentan un estado de conservación muy variable, según Pilar Pérez, responsable del taller de restauración del archivo. Los problemas más fíecuentes son deterioros por humedad, falta de cuidado en el tiempo que pasaron fuerta del archivo, parásitos bibliófagos, manchas de diversa naturaleza y falta de consistencia del papel.

120 empleados se encargan de cuidar y ordenar desde la documentación oficial de las colonias africanas a fotograflias inéditas de la Guardia Civil, cartas topográficas americanas, películas del antiguo sindicato vertical o la licencia de obras que usted solicitará mañana.