¿Teletrabajo a causa del coronavirus?: herramientas (y otras cosas) a tener en cuenta

La crisis por el coronavirus está implantando a marchas forzadas el teletrabajo. Este lunes, la Comunidad de Madrid y la ciudad de Vitoria han recomendado incorporarlo en las empresas que puedan. Para llevarlo a cabo son tan necesarias las aplicaciones (tecnología) como adoptar nuevos procedimientos. Estas son algunas de las posibilidades.

Dispositivos

Para trabajar desde casa tenemos que contar, como es lógico, con un ordenador lo suficientemente potente. La posibilidad más recomendada por los expertos para llevar a cabo estas tareas es implementar una conexión VPN (virtual private network), que te permita crear una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí, sino a través de Internet.

El acceso abierto a la red propia de una empresa a través de Internet no es aconsejable desde el punto de vista de la seguridad, dado que incluso si el acceso está protegido con una contraseña, esta podría ser detectada en un punto de acceso wifi público, por ejemplo. Una red VPN, en cambio, reduce el riesgo, ya que permite proteger el acceso con una conexión cifrada, de modo que el trabajador tendría el mismo acceso que si estuviera presencialmente en la oficina.

Comunicación

La comunicación resulta básica en estas circunstancias. Para ello, el mercado ofrece diversas herramientas que facilitan el contacto (casi) presencial. Una de las más extendidas es Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos —uno por cada departamento o sección—, intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con vídeo. Está pensado para intercambios de información rápidos que necesitan llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto. Permite, además, la integración con Google Drive, HubSpot, Twitter, Dropbox o Skype. Microsoft cuenta con su herramienta Teams. La compañía, además, ofrece una suscripción gratuita de seis meses.

También está la propuesta de Yac, una startup que acaba de cerrar una ronda de financiación de 1,5 millones de dólares (1,3 millones de euros) que propone el intercambio de archivos de audio, al estilo de los mensajes de voz de WhatsApp. Algo así como una versión remozada del walkie talkie.

Existen otras opciones, como Spike, que no requiere crear una cuenta y trabaja sobre la propia cuenta de correo electrónico. Rocket Chat es una alternativa gratuita a Slack de código abierto. Este software de mensajería se lanzó en 2016 y cuenta con numerosos miembros dentro de la comunidad de desarrolladores de GitHub.

Otro rival de Slack es Flock, una aplicación de mensajería de origen indio, en plena expansión internacional, que tras abordar el mercado de Estados Unidos aterrizó en enero de 2017 en España y el Reino Unido y el pasado marzo en Rusia y Brasil, siempre con versiones en el idioma respectivo de cada uno de esos países. La herramienta asegura que su interfaz de usuario es “mucho más simple, limpia e intuitiva” que la de su principal competidor.

Gestión

La comunicación no lo es todo, también tenemos que gestionar de alguna manera el flujo de trabajo. Hay herramientas de gestión de proyectos como Asana, que permite compartir y almacenar información en línea, tachar y crear tareas o enviar y recibir feedback. También están las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en línea. Trello es otra de las alternativas preferidas. Es un software y una aplicación para móvil basados en el método Kanban, un sistema japonés que propone ir paso a paso: tarea propuesta, tarea en ejecución, tarea ejecutada. Funciona bajo un modelo freemium y funciona a partir de tableros y tarjetas.

También hará falta llevar un control de los horarios. Para eso pueden ser de utilidad herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y reorganizarlas si alguien está desbordado. Para controlar el horario también sirve Cucorent.

De cuando en cuando se harán necesarias las reuniones. La herramienta más usada para encuentros y entrevistas de trabajo a distancia sigue siendo Skype, propiedad de Microsoft, si bien comienzan a imponerse otras alternativas como Hangouts, Jitsi, ooVoo, Zoom Meeting, GoToMeeting y Meet de Hangouts.

Existen tecnologías, como las que ofrece Virtway, una empresa española que crea mundos en 3D con realidad virtual para llevar a cabo cursos de formación o celebrar una conferencia con compañeros de cualquier parte del mundo sin abandonar el puesto de trabajo.

Procedimientos

Mucho más importante que la tecnología que se use, son los procedimientos que se sigan, según apuntan todos los expertos. Entre los factores clave están la gestión de los horarios y tiempos con los teletrabajadores. Es necesario encontrar momentos para las labores individuales y grupales, la medición del rendimiento de los empleados con el equipo de trabajo y el establecimiento claro de las tareas que corresponden. Pero también los tiempos límite para llevarlas a cabo y las reglas que deben acatar los miembros de cada grupo. Por lo general, las tareas remotas se asignan por objetivos.

Los expertos, además, recomiendan la existencia del llamado e-líder (el jefe virtual). Suya será la tarea de diseñar, planificar, delegar, comunicar, gestionar el trabajo y evaluar resultados. La alternativa, que la distancia haga que cada trabajador trabaje a distintas velocidades o con distintos criterios.

Por lo general, conviene que el teletrabajador separe los espacios de convivencia familiar de su responsabilidad laboral, de modo que se logre establecer límites entre el trabajo y lo personal.