«Esto podría haber sido un email»: cómo las reuniones innecesarias ahogan a los trabajadores

La frase «esto podría haber sido un email» está tan instaurada en la cultura popular que ya se ha convertido en un meme con el que ironizar en internet sobre algo mal organizado o que te hace perder el tiempo sin necesidad. Una broma que no estaría mal si no escondiera un pequeño drama laboral bastante extendido: las horas de trabajo o descanso perdidas por acudir a reuniones mal planteadas o que directamente se podrían haber evitado. 

Como explica a S Moda Maite Moreno, profesora de EAE Business School, este fenómeno se explica en parte por los cambios que se han producido en la organización del trabajo: “Antes trabajábamos en silos, en departamentos estancos, de forma individual”, recuerda. Pero el mundo laboral es cada vez más complejo y comunitario,  por lo que las empresas requieren cada vez más de “inteligencia colectiva, de colaboración, de trabajo en red, de modelos de trabajo participativos para poder innovar, de trabajar por objetivos, de transparencia en el proceso del cual formo parte”, etc. 

El problema llega cuando esa necesidad de estar conectados y compartir conceptos se entiende, únicamente, como una actividad síncrona. “Ahí es donde posiblemente reside parte del error –explica la experta en Recursos Humanos– en pensar que tenemos que “estar” juntos, ya sea física o digitalmente. Al fin y al cabo, las reuniones online no dejan de ser reuniones. Muchas de estas cosas pueden hacerse sin necesidad de sacar a las personas de su actividad para que asistan a las reuniones. Existen infinidad de herramientas tecnológicas que permiten trabajar juntos mientras avanzamos”. 

Como apunta Moreno, la reunionitis es una mala dinámica de trabajo que no ha desaparecido con el auge de las videollamadas o el teletrabajo. Más bien al contrario.  Durante la pandemia fueron muchas las personas que decían sentirse exhaustas y ansiosas por el exceso de encuentros por videollamada. Y, ahora, con la vuelta a la presencialidad y la instauración de modelos de trabajo híbridos se da otra nueva paradoja: personas que acuden a la oficina para reunirse por vídeo con compañeros o superiores que están en sus casas trabajando en remoto. “La videollamada ha eliminado algunos pasos del proceso de reunirse, sin lugar a dudas lo ha convertido en un proceso más eficiente, pero no ha sido capaz de eliminar el “dolor” principal que supone asistir a una reunión, que es dejar de hacer lo que estaba haciendo para hacer otra cosa”, recuerda Moreno. 

Involucrar a demasiadas personas y objetivos poco claros: los errores más frecuentes 

Investigaciones llevadas a cabo para estudiar el impacto de este fenómeno en los equipos apuntan a que el 42% de las reuniones en el ámbito laboral no son productivas. Ivan Fernández, por ejemplo, que trabaja en el sector de las telecomunicaciones y acaba de incorporarse a un nuevo proyecto asegura que ha llegado a tener «cinco reuniones seguidas en un intervalo de una hora”. Además, recuerda, “son reuniones que no tienen agenda y a las que la gente suele llegar tarde o no aparecer. La sensación que me da es que esto se ha disparado con el teletrabajo para evitar el absentismo e intentar tener a la gente más controlada, pero creo que, en lugar de mejorar, ha servido para empeorar la productividad porque la gente está quemada con tantas reuniones y no les queda tiempo para hacer el trabajo de verdad”. 

En ese sentido, quienes sufren habitualmente esta realidad, señalan como uno de los principales motivos de pérdida de tiempo el invitar a personas o cargos que no deberían estar allí. “En mi caso es muy habitual estar en reuniones multitudinarias en las que escuchas hablar a gente que no tienes claro de qué equipo son, a qué se dedican, cuál es su puesto, etc…”, explica Leticia Blanco, que trabaja en el departamento de marketing de un banco. “Eso complica la dinámica de la reunión, ya que rebatir algo a alguien que no tienes claro quién es hace que, en muchas ocasiones, se opte por el silencio”. Una situación que también ha experimentado Carla, empleada de una agencia de comunicación, en los encuentros que tiene con sus clientes: “Muchos no saben separar temas o departamentos y nos convocan a todos para celebrar reuniones de una hora en las que yo intervengo con dos frases y listo. El resto del tiempo tengo que estar escuchando asuntos que ni siquiera tienen que ver conmigo. Para mí, es como matar moscas a cañonazos. Tendrían que seleccionar qué temas quieren tratar y convocar sólo a aquellos que estén vinculados”. 

Otras de las quejas más habituales por parte de quienes son convocados a reuniones prescindibles tienen que ver con la indefinición de objetivos, puntos a tratar o soluciones. A Verónica Martínez le suele ocurrir en su empresa, del sector logístico, tener que acudir a encuentros “en los que no existe orden del día y muchas personas llegan a la reunión sin prepararla. Otras veces eres tú quien tiene que aportar un material que no tienes porque no sabías que se iba a tratar ese tema o el motivo por el que has sido invitado”.

Para evitar esta situación, Leyre Soto, que trabaja como abogada, intenta tener una agenda para las reuniones: “Saber cuáles son los puntos que se van a tratar, tratarlos en el tiempo definido para la reunión, y acordar acciones, responsables y plazos en los que dichas acciones tienen que realizarse. Cuándo uno sale de una reunión sin que existan cosas que hacer, personas que las hagan y plazo en el que terminarlas, suele ser porque esa reunión podía haber sido sustituida por un email o, como máximo, por una breve llamada de teléfono”. 

Cómo organizar reuniones efectivas 

Para la profesora de EAE Business School “la clave está en pararnos a pensar qué uso queremos hacer de las reuniones: si son para informar, para que cada uno aporte algo (conocimiento, ideas…), para crear algo juntos o simplemente para socializar, que no es baladí en un mundo excesivamente digital”. La experta en Recursos Humanos incide en que todas las partes implicadas deben de ser conscientes de que “las reuniones no son para hablar y hablar sin tener claro a priori dónde queremos ir a parar, qué queremos conseguir, con qué queremos salir de la reunión. Ello significa que, como otras tantas cosas en la vida, hay que prepararlas y facilitarlas”. Y en este sentido aporta algunos tips que pueden utilizar quienes tengan que convocar una. “Antes de hacer una reunión pregúntate en primer lugar, ¿qué quiero conseguir con ella? Segundo, ¿tengo alternativas a la reunión? Si la respuesta a ésta última es no, entonces hazla, pero prepárate y aprende a facilitarla. Esto es, acompaña al equipo a llegar ahí donde quieres llegar”. 

*Algunos de los nombres de las personas que han participado en este artículo se han modificado para preservar su intimidad.