9 consejos de experta para enviar un mejor e-mail de trabajo

Conseguir un contrato, que el jefe o los clientes tengan en buena consideración al profesional o hacer avances en un proyecto. El e-mail es una de las principales vías de comunicación entre trabajadores de diferente índole y su forma de emplearlo tiene consecuencias que también lo son. Concebido como instrumento útil para la organización y efectiva forma de intercambio, puede sin embargo acabar siendo una losa que genera más ansiedad y que engrosa de manera permanente esa lista de tareas pendientes. Desde el contenido a su presentación, pasando por el uso de signos de puntuación como las exclamaciones -estudios como el publicado en J. Computer-Mediated Communication demuestran que las mujeres las usan más por parecer más agradables y ganar aceptación impulsadas por el sexismo laboral imperante-, todo suma. “La idea es que sea una herramienta más productiva, no algo que nos acabe haciendo aún más improductivos”, explica la consultora, formadora y coach en Recursos Humanos Gema Campos Lara a S Moda. Aquí algunos consejos para optimizar su uso.

1. Objetivo. Parece obvio, pero no siempre al recibir un correo nos queda claro qué quiere transmitirnos el interlocutor. Según Gema Campos, esto tiene que ver con pararse o no a pensar al escribir. “Antes de pulsar ‘enviar’, debemos definir cuál es el objetivo del e-mail y decidir cómo escribirlo para conseguir el impacto deseado. Una vez enviado ya no hay vuelta atrás y llega el arrepentimiento: ‘No quería haber dicho eso, se me ha olvidado decir aquello o me he equivocado con esa cifra’. Pararse, pensar y releer”, resume.

2. A quién va dirigido. Hay que tenerlo en cuenta de dos maneras. La primera, “se debe adaptar el lenguaje y la forma de comunicarse hacia esas personas o grupo. Como en la vida real, no hablamos igual a todo el mundo”. Pensar en el receptor o receptora, en cómo le gustaría recibirlo y tener en cuenta, si es alguien que conozco, qué tipo de persona es. “Por ejemplo: si la persona a la que se lo envío es analítica, lo ideal es poner el foco en el aportarle datos y análisis, así tendrá el doble de impacto”. La segunda, incluir solo a quienes deben estar entre los destinatarios. “En las empresas me encuentro a menudo esas cadenas de e-mail interminables que llegan y que realmente no tiene que ver con nuestro trabajo. Esto genera mucha improductividad. Aunque realmente no se lean, ya se pierde tiempo mirándolo por si acaso te estás perdiendo algo”, señala. “Muy relacionado con la cultura de la empresa y con la capacidad de esta de dejar a sus trabajadores la toma de decisiones, la autonomía y la confianza”. Truco: antes de enviarlo, plantearse ‘si no incluyo a esta persona, ¿pasaría algo, qué se pierde?’. O si es una cadena, se resume cuando concluya y se manda un solo correo con la información final.

3. Breve y bueno, dos veces bueno. Buscando ser más eficaces, la tendencia debe ser abreviar. “A veces mandamos textos muy largos y nuestro cerebro nada más verlo ya se ha cansado, con lo cual la persona no lo va a leer y corremos el riesgo de que se pierdan muchos datos que son importantes”, apunta la experta. Incluir solo aquello que es fundamental, “si quiero añadir más cosas muchas veces es necesario que lo haga en otro contexto o por otra vía (teléfono, visita…)”.

4. Marca personal. Repetido en el campo del marketing digital hasta la saciedad, esta se construye también con las primeras impresiones causadas a través del e-mail y en la forma habitual que tengamos de hacer uso de él. Lenguaje, gramática, expresión y presentación juegan un papel fundamental. “Si se trata de un cliente, se debe pensar qué imagen está trasladando este correo de ti, de qué forma habla y si va acorde con tus valores y lo que quieres proyectar”, dice Campos. “Si vas a lanzar un e-mail marketing a clientes potenciales o que ya tienes, es recomendable incluir todo esto y formarse además en la materia. Como en la vida real, es una carta de presentación y esa principal oportunidad de causar buena impresión”.

5. Fuera egos. Para Gema Campos la premisa es clara: “El correo electrónico no es el espacio para intentar lucirse”. Sin perder de vista que queramos causar buena impresión (marca personal), pero sin buscar impresionar en primer término. “En ocasiones el ego nos puede y queremos incluir en el texto información para lucirnos, para darnos importancia o que vean que he hecho cosas. Pero cuidado, ¿realmente esto es importante, debo decirlo? Si no, omítelo. Al día se envían miles de e-mail en las empresas”.

6. Elementos y estructura. El campo de ‘asunto’: “Quien recibe el correo tiene que saber con un simple vistazo y nada más leerlo de qué trata, cuál es la importancia y la urgencia que tiene. Aquí, como en Twitter, debemos usar los mínimos caracteres para transmitir lo máximo”. A continuación, “debe incluir una parte introductoria, otra en la que se den los datos relevantes y una última que sea una llamada a la acción, si se necesita, aclarando qué hay que hacer”. La firma también es importante, señala la consultora: “Animo a que la diseñe una experta o experto y que sea breve pero intensa. Debe llevar el nombre, el cargo, el número de teléfono, el e-mail, la web y el logotipo. E incluir enlaces sin que sea desmedido: piensa lo que es realmente importante, qué quieres transmitir y cámbialo si es necesario en función de a quién te estás dirigiendo. Tampoco olvides el texto legal, que debe ir incluido además en varios idiomas”.

7. El uso de la exclamación. Un tema objeto de análisis y experimento que ha causado controversia y conversación en los últimos años. ¿Exclamaciones sí o no? Y, ¿se percibe igual su uso por parte de mujeres y hombres? El estudio ya citado anteriormente, de 2006, señalaba que existe una brecha de género al respecto: una exigencia estructural que hace que las mujeres tiendan a querer mostrarse más agradables en un intento (extra al trabajo) por ser bien consideradas por jefes y compañeros. Como apuntan los testimonios de varios artículos que lo abordan, cuando la mujer o las personas que no se identifican como hombres cisgénero prescinden de ellas, “resultar ‘desagradable’ es un problema real [al que se enfrentan]”, decía la escritora feminista Jessica Valenti a Poynter tras tuitear: “Mi gran vergüenza feminista es el número de signos de exclamación que tengo que incluir en mis e-mails”. Y existe un doble rasero al respecto que también señala el estudio: si se usan, se concibe a esas mujeres como menos profesionales en comparación con los hombres cis y si no los usan, como más bordes (como apuntaba también este otro estudio de 2016).

Para Gema Campos, “su uso debe variar según lo que se quiera transmitir, pero siempre sin abusar. Como decíamos, pensar quién va a ser el receptor (alguien formal, una persona divertida o más creativa, etc…) Y, sobre todo, no usar las exclamaciones para aportar urgencia e importancia. Si algo es urgente, se debe decir, pero no es buena idea dejarlo a la interpretación de la persona”.

8. Horarios. Ceñirse a la horas de la jornada laboral. “Es una forma de dar ejemplo. Si yo no respeto mi propio horario, difícilmente voy a respetar el de los demás. Además, hay otra casuística: estamos hiperconectados. El ‘yo lo envío y ya lo lee cuando quiera’ no es real, en el momento que lo recibo ya me paro y vuelvo a conectar rápidamente con el trabajo. Nuestro descanso debe ser una obligación”. De ahí que cada vez más empresas se planteen implantar el derecho a la desconexión digital. “Hay herramientas que incluso hacen este trabajo por nosotros: lo escribimos cuando queramos y nos lo envían a una hora determinada que programamos”.

Los horarios y las vías por las que se va a establecer la comunicación, como señala la experta, han de estar consensuadas previamente por la empresa y los trabajadores. «Hay empresas que están redefiniendo esas reglas, abandonando incluso el correo electrónico porque observan que los millennials prefieren vías de comunicación instantáneas para el trabajo, como Slack o Messenger, y que no toleran ser abordados por WhatsApp».

9. Ojo a la salud mental. “El e-mail es para transmitir información, no para solucionar problemas”, apunta contundente Gema Campos. “No se debe usar para discutir malentendidos. Hay cadenas de mensajes en las que se va subiendo el tono y el problema se hace más grande. Ante eso, se debe coger el teléfono y hablar con esa persona. Con el correo no sabemos cómo se siente o reacciona, no recibimos un feedback real”. Otra aspecto a tener en cuenta que ayude a marcar esa barrera de lo personal y lo laboral tan difusa hoy día es el número de veces que lo consultamos: “Los expertos en productividad recomiendan no mirarlo más de dos veces al día y, a poder ser, no a primera hora de la mañana, porque nos va a cambiar la planificación del día. Se recomienda mirarlo a media mañana, que ya se ha hecho lo más importante o al final de la mañana o del día, para organizar el siguiente”, concluye.