Cómo dirigir equipos virtuales sin morir en el intento

Los portátiles, el wifi y los teléfonos inteligentes son las herramientas básicas de trabajo que hacen posible que los equipos virtuales —aquellos en los que sus miembros trabajan en remoto— están multiplicándose. La oficina ha trascendido los límites de la compañía y ahora se trabaja desde restaurantes, habitaciones de hotel, lugares de coworking y desde casa.

El problema esencial con el que se encuentran los trabajadores que forman equipo en la distancia es la comunicación. Así lo explica Franck Scipion, experto en emprendimiento digital, que está al mando de un equipo virtual con el que gestiona cursos de formación en su empresa, Lifestyle Al Cuadrado. "Cuando cada uno trabaja desde una esquina de la ciudad o del mundo lo que más se echa de menos es una comunicación efectiva. Los miembros tienen que hacer un sobreesfuerzo para formular bien lo que necesitan de los demás y comprometerse a utilizar herramientas colaborativas que faciliten el proceso", cuenta Scipion.

Este equipo se comunica fundamentalmente a través de Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos —uno por cada departamento o sección—, intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con vídeo. Está pensado para intercambios de información rápidos que necesitan llegar a mucha gente sin tener que crear una nueva conversación para cada pequeño asunto. Y se declaran archienemigos del correo electrónico. "Cualquier cosa que se envía a un buzón de correo es algo que comparten solo dos personas. Para que la cosa funcione hay que aprender a trabajar para todos", explica Scipion.

Y ahí Scipion da con otra de las claves: trabajar en abierto, que todos puedan estar al día de todo. Compartir tareas, informes de progreso, resultados y saber en qué punto está cada uno de los miembros resulta difícil si no se utiliza la nube. Hay herramientas de gestión de proyectos como Asana, que permite compartir y almacenar información en línea, tachar y crear tareas o enviar y recibir feedback. También están las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en línea, o herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y reorganizarlas si alguien está desbordado.

Las herramientas que se van a utilizar dependen del objetivo del grupo y del uso que le vayan a dar sus miembros. Para decidir el modelo de trabajo que quiere implantar, el jefe tendrá que analizar en profundidad los puestos, las tareas a desarrollar y las herramientas necesarias, así lo explica el psicólogo Ovidio Peñalver, socio de la consultora Isavia. También está de con Franck Scipion y señala que "la tecnología desempeña un papel primordial a la hora de transparentar procesos y significados que se suelen dar por supuestos en el trabajo cara a cara".

• La importancia de hablar

Pero los equipos virtuales son mucho más que plataformas en la nube y aplicaciones. Según las conclusiones de Keith Ferrazzi, al frente de una consultora dedicada a la investigación sobre compañías, hay cuatro elementos clave para que un equipo virtual tenga éxito: es necesaria la tecnología pero también el equipo y liderazgo adecuados y establecer puntos de encuentro en persona.

Para teletrabajar siendo eficiente hacen falta habilidades relacionadas con el compromiso, la responsabilidad, la fuerza de voluntad y la capacidad de organización. Los empleados idóneos tienen cualidades en común como aptitudes de comunicación, alta inteligencia emocional, mucha capacidad de trabajar de forma independiente y también de recuperarse de los problemas cuando surgen. Además, los equipos más efectivos son pequeños, de no más de 10 empleados.

¿Por qué? La investigación muestra que los componentes de los equipos reducen su esfuerzo cuando se sienten menos responsables de la producción. Conforme aumenta el número de empleados, disminuye su sensación de responsabilidad de cara a los resultados. Es lo que los entendidos llaman Efecto Ringelmann.

Grande o pequeño, el equipo necesita un tipo de liderazgo muy particular en comparación con lo que podríamos llamar el liderazgo tradicional. "El teletrabajo no supone solo un cambio en la forma de trabajar de los empleados, también en la de sus responsables", explica Ovidio Peñalver. "De hecho, en muchas ocasiones, las mayores resistencias ante el teletrabajo provienen de directivos y mandos intermedios". Este cambio de chip implica ser consciente de los puntos que tienes que reforzar. "Es muy importante fomentar la confianza y alentar a los miembros del grupo a conversar", explica Keith Ferrazzi. Quienes están en la misma oficina crean esos vínculos de forma natural y sin esfuerzo. Y esto hace que se genere empatía a la hora de trabajar. Quienes colaboran en virtual deben esforzarse por buscar huecos para hacerlo porque no se van a encontrar en la máquina del café o a la hora de la comida con sus compañeros. Llegados a este punto, si has conseguido que tus trabajadores tengan una relación y forma de trabajar adecuadas, ya tienes la mayor parte del pastel.

• Hay que quedar

Pero para reforzar los vínculos y resolver problemas concretos es necesario que los componentes del grupo se reúnan en persona de vez en cuando. El inicio del proyecto es un momento imprescindible para conocer a los compañeros de equipo, establecer expectativas de confianza y aclarar los objetivos y las pautas de comportamiento. El contacto visual y el lenguaje corporal ayudan a activar las conexiones personales. Es el caso de los integrantes de Lifestyle Al Cuadrado. "Dos veces al año tenemos reuniones presenciales para proyectar la actividad del año siguiente y aclarar dudas de los procesos de trabajo", explica su jefe, Franck Scipion. Para él, todos estos esfuerzos merecen la pena. "Estamos creando la forma de trabajo del futuro", asegura.

Saber más...

Cursos y talleres

Aplicaciones

Caso de éxito

Vídeo

• El arte de liderar equipos distribuidos. Para aprender a gestionar, organizar y sacar el máximo rendimiento de las personas que forman el equipo en la distancia. En Managing Virtual Teams.
• Teletrabajo, cómo gestionar el trabajo desde casa. Orientado a cambiar la forma de pensar sobre los equipos distribuidos e iniciarse en el trabajo por objetivos. En IEBS.

• Cnverg. Una pizarra virtual donde los usuarios pueden crear, planificar y administrar cualquier proyecto y trabajar como si estuvieran en la misma sala.
• Citrix Workspace Suite. Permite acceder a apps, escritorios remotos y datos corporativos en cualquier lugar para facilitar que los trabajadores tengan libertad y flexibilidad.

• Gigster. Una comunidad virtual que organiza a 1.400 trabajadores en equipos de alto rendimiento para colaborar en proyectos bajo demanda. El sistema presume de lograr que los profesionales trabajen para conseguir su objetivo en común de forma eficiente.

• How too many rules at work keep you from getting things done. Yves Morieux explica que una sobrecarga de reglas, procesos y datos nos impide sacar lo mejor de nosotros mismos en las compañías tradicionales. Los equipos distribuidos pueden ser más eficientes al centrarse en la cooperación.