No nos olvidemos del entorno virtual

Mientras escribo esto, estoy observando el futbolín que hay en una esquina de la oficina de Dropbox. Es todo un centro de actividad en el que dos de mis colegas se enfrentan mientras se toman un descanso de la sesión de planificación. También hay un grupo de personas agrupadas en pufs y sofás, subrayador en mano, que claramente están tratando de resolver algún reto.

La atmósfera es informal, pero productiva, y la razón por la que pueden trabajar en este formato tan poco tradicional es que pienso que es importante crear un entorno de trabajo físico que ayude a las personas a sentirse y rendir lo mejor posible en el trabajo.

Hoy en día, hay empresas en todo el mundo que se gastan millones de euros en asegurar que el ambiente en la oficina contribuya a que sus empleados den lo mejor de sí mismos. Para conseguirlo, optan por espacios interesantes, muebles e instalaciones para animar a que sean más productivos, creativos y mejores en las relaciones de equipo.

Aunque anteriormente estas dinámicas en los espacios de trabajo han sido propias de empresas con sede en Sillicon Valley, hoy en día, por ejemplo, estamos viendo que hay empresas de todos los sectores que transforman sus oficinas tradicionales en espacios de trabajo de vanguardia. La BBC Media City, por ejemplo, lo tiene todo: desde "cápsulas de colaboración" hasta guardias de seguridad que se desplazan en Segways o "zonas para pensar" con sofás en forma de rueda gigante de metal y con luces de neón.

Muchas empresas están obsesionadas en ser funcionales y no en ofrecer a sus empleados herramientas para crear un mejor entorno virtual”

Aunque se ha investigado mucho la importancia del espacio físico en el que trabajamos, a menudo se pasa por alto la necesidad de crear también un buen entorno virtual que ayude a los empleados a crecer. Resulta sorprendente, sabiendo que la forma en la que las personas trabajan de forma conjunta hoy en día empieza a ser cada vez más complicada.

Atrás quedaron los días en los que la gente trabajaba aislada en sus puestos o estaciones de trabajo o con un equipo pequeño como única compañía. Los empleados de hoy en día trabajan sobrepasando barreras internacionales y zonas horarias, con un gran número de colaboradores, clientes, autónomos y colegas. La tecnología está redefiniendo nuestra forma de trabajar.

Según Cisco, dentro de diez años,7.000 millones de personas tendrán acceso a Internet mediante 50.000 millones de dispositivos conectados. La colaboración en línea ha llegado para quedarse.

La magnitud de este cambio implica que los negocios se enfrenten a un nuevo y considerable reto: ¿cómo se puede promover el mismo nivel de creatividad y productividad en línea que el que puede darse en un entorno físico? Por experiencia puedo afirmar que las empresas suelen fallar en este aspecto. Están demasiado centradas en ser funcionales, es decir, en cómo llevar a cabo su actividad de forma más rápida y económica, y no en ofrecer a sus empleados las herramientas que crean un entorno virtual mejor para ellos.

Como resultado, muchos negocios han demostrado cierta lentitud a la hora de adoptar herramientas de colaboración en línea. Los empleados tienen que lidiar con los problemas que presentan los archivos adjuntos pesados enviados por correo electrónico, el control de cambios confuso en documentos y videoconferencias torpes. A diferencia de todo esto, un buen entorno de trabajo virtual aporta a los empleados lo siguiente:

• La comodidad de saber que tendrás acceso a tus documentos, tanto si estás en una reunión como si te encuentras de viaje de negocios.
• La capacidad de trabajar en un documento como un equipo contribuyendo y editando en tiempo real con autónomos, colaboradores, proveedores y colegas ubicados en sitios diferentes.
• La capacidad de compartir carpetas con gente de todo el mundo y recibir el contenido que producen de forma instantánea, incluso si se encuentran en otras zonas horarias.

Aunque la mayoría de los negocios están perdiendo la oportunidad de tener empleados más productivos y creativos, hay algunas empresas que están recogiendo los frutos de la colaboración en línea. Una empresa en concreto, Pipers Design, está usando la tecnología en la nube para darle un lavado de cara a Londres.

La nube ayuda al equipo a coordinar miles de cambios en los documentos que comparten compañeros que colaboran desde otras zonas horarias”

Como parte del proyecto de regeneración de King Cross, Pipers ha construido un gran modelo interactivo del nuevo distrito de la estación. Esta clase de diseños, que solían crearse usando madera y pegamento, ahora necesitan ser interactivos para poder cambiar a medida que el diseño avanza. Aquí es donde entra en juego la nube: ayudando al equipo a coordinar miles de cambios de este pequeño y detallado diseño por parte de compañeros que colaboran desde otras zonas horarias. Su personal y colaboradores pueden ser altamente creativos, sabiendo que toda la información es segura, que los cambios quedarán registrados y serán supervisados y que todos pueden estar al día del proyecto estén dónde estén. Son líderes mundiales en su campo, visionarios a la hora de encontrar la mejor forma de hacer su trabajo.

Pipers es solo un ejemplo de cómo la creación de un entorno virtual que fomenta la colaboración puede ayudar a los empleados y a las empresas a alcanzar la excelencia. Pero se trata de un ejemplo del que, creo, otros sectores deberían aprender. Al adoptar el entorno virtual e invertir en él como un complemento de igual importancia que el espacio físico, los negocios pueden crecer de forma sorprendente. Espero con ganas que llegue el día en el que la colaboración en línea más innovadora sea algo tan normal como los pufs y los futbolines.

Javier Ortega Estrada es director para el Sur de Europa y Mercados Emergentes de Dropbox.