9 fotosOrganice una fiesta sin despeinarse con estos trucos de los profesionales de los eventosQuite de en medio ese jarrón del que va a estar pendiente toda la noche pero sobre todo disfrute de todo el proceso con estos pasosTeresa Morales García23 dic 2017 - 09:58CETWhatsappFacebookTwitterLinkedinCopiar enlaceSe acercan las tan temidas (y también deseadas) navidades, y con ellas, las cenas, comidas y encuentros varios, como por qué no la fiesta de fin de año. Algunos en restaurantes, pero otros (para los más osados) en casa. Si usted es de estos últimos a quien el espíritu navideño le ha impulsado a ofrecer su salón para celebrar algo de forma comunitaria, debe saber que organizar una gran fiesta no es tan sencillo como parece —es fácil que aquello acabe saliendo carísimo, que se acaben hiriendo sentimientos o haciendo cosas que no se quería...—, y que, a poco que tenga que reunir a más de 30 personas, coordinar todo podría causarle estrés, tensión, ansiedad o agotamiento general con el que, probablemente, llegue al día D, la hora D, y el minuto D hecho una piltrafa y con pocas (o nulas) energías para disfrutar de nada. ¿Para que eso no ocurra? Sigamos al máximo los consejos de los mejores expertos en la materia. Si una wedding planner y el gerente de una empresa que organiza eventos multitudinarios para multinacionales saben salir airosos, sus trucos no fallan."Es importante tener clara la esencia del evento: de amigos, familiar, para propiciar conversaciones o meramente lúdico... En segundo lugar, qué tipología de público asistirá; y por último, el horario: ¿de día, tarde, noche? A partir de estas tres premisas, esencia, asistencia y horario, podremos empezar a plantear el planning del qué, el cómo y el dónde”, explica Jordi Aymerich, gerente de ph5design, empresa especializada en diseño, publicidad, interiorismo y organización de eventos. Trace un argumento y no se despiste. "Seguir el hilo conductor del evento hace que sea más fácil guardar la armonía en todos los detalles y que el conjunto impacte a los asistentes. Para buscar ese hilo conductor podemos guiarnos por una temática, color, época estival, entorno…". Sí, sí, en Navidad la cosa está fácil: renos, copos de nieve, Papá Noel, bolas de colores… Pero aún así, no se descentre. ¿La fiesta va a ser informal o formal? Porque, en cualquiera de los dos casos, también marcará un ritmo y, ojo, será algo de lo que tendrá que avisar. “Si el evento es formal, la etiqueta se deberá comunicar en la invitación. Y, de igual manera, si es más informal, como en fiestas que se pueden organizar en el campo o la playa, por ejemplo, es importante que los invitados lo sepan para que no se lleven sorpresas”.Cuadre el presupuesto. Según la wedding y event planner Minerva Martín, miembro del equipo de Hojas de Felicidad junto a Inmita Gallego, este paso es básico para desarrollar la logística adecuada. "Siempre recomendamos fijar una cantidad. Desde ahí, ver las opciones que se ajustan, y decidirse por la que más se adapte al dinero con el que contamos". Lo que significa, por ejemplo, que puede haber más adornos decorativos o menos, que los platos desechables sean de mejor o peor calidad, o que incluso seamos capaces de delegar. Si el dinero no llega y la fiesta tampoco es para un regimiento, intente llevarla a la práctica usted solo. Eso sí, el diseñador Aymerich recomienda, al menos, delegar algunas tareas sencillas. "Contar con algunos profesionales de cada área, como el catering, o el técnico de audiovisual es un gran apoyo, y así podemos centrarnos en controlar otros detalles del evento". Lo que se traduce en minimizar cualquier opción de error. Así que ya sabe, si quiere delegar con amigos o familiares, eche mano del discotequero del grupo para lo relacionado con la música, y del frikie informático de la familia para instalar proyectores, pantallas y sonido, por ejemplo.El mejor día para usted, tal vez no sea el más idóneo para su hermana. Ni, probablemente, para tres de sus amigos, ni para quien, en teoría, se tiene que encargar de la música o parte de la decoración. Tiene varias opciones: reunir a todos en un bar para consensuar (inviable, pues precisamente está tratando de encontrar un día en el que reunir a todos); formar un grupo de WhatsApp (una locura); o recurrir a Doodle, la que, según muchos, es la app imprescindible para estos casos. Crea un evento; envía las opciones de lugar, fecha y hora elegida a varios usuarios; recoge las preferencias de los invitados, y hasta comparte la agenda personal de todas las personas para saber cuándo estarán libres. Una herramienta muy útil para reducir dolores de cabeza.Puede hacerlo a la antigua usanza, llamando uno por uno y poniendo una señal al lado del nombre de cada uno en la lista de papel que ya ha impreso 4 veces. O puede recurrir a Attendium, la aplicación que selecciona invitados de sus contactos de Facebook o de su cuenta de correo, y que, además, es capaz de confirmar quién ha asistido y quién no. En cuanto a los invitados, por cierto, si busca una fiesta de éxito sin precedentes o, al menos, de cierto éxito garantizado, haga caso de los consejos de los especialistas. Cualquier event planner que se precie sabe que llevar a algún invitado famoso, divertido y con carisma es el gancho perfecto para darle enjundia al acto y que la diversión esté, casi, casi asegurada.Llega la hora de planificar comida, y con ella los nuevos terrores. ¿Qué? ¿Cuánto? ¿De qué manera? Por partes. Primero, seleccione un catering que incluya a todos, también a los celiacos y los vegetarianos, cada vez más frecuentes. De hecho, según la organización Proveg, el 7,8% de la población de España ya se define veggie en alguna de sus vertientes, ya sea vegano o flexitariano. Encontrar recetas fáciles y variadas es sencillo con las múltiples app, desde la original Shop & Cook de Marlene (más de 100 recetas, dulces y saladas con manzanas con las que sorprender); hasta Recetas Vegetarianas (para tener contentos a todos); pasando, siempre, por lo más tradicional, como las propuestas de Canal Cocina. Segundo paso, cuánto. Aquí es importante que, previamente, haya confirmado la asistencia de invitados, al menos, con 2 semanas de antelación. Y, ¿de qué manera? Pues puede ser de pie o sentado, pero tenga en cuenta algunos consejos de Jordi Aymerich. “Si se opta por un coctel de pie, siempre es mejor que la comida sea justa y exquisita, que no abundante y mediocre. Queda mal ver las mesas llenas de comida sobrante. Por otra parte, lo importante es no fallar en un buen aperitivo de inicio y sobretodo que no falte la bebida en variedad y cantidad. Se trata de un acontecimiento social y de reencuentro donde la comida aunque siempre debe ser buena, juega un papel secundario”. ¿App para bebidas? Sí, también la hay: Cocktail Flow.Si opta por hacer una cena donde todos los invitados estén sentados, créanos, es fundamental saber quién se coloca al lado de quién. Si tiene capacidad para controlar también este punto, obtendrá muchas papeletas de que todo vaya como la seda. "No hay que caer en errores que enturbien la celebración", recuerda Minerva Martín. "Así que debemos evitar siempre poner cercanos a personas que tengan rencillas personales sin resolver". O que tengan opiniones muy divergentes, sean exparejas, o cualquier otro motivo que usted crea que da pie a que salten chispas, y no precisamente de felicidad.Apueste por lo local. O lo que es lo mismo, no se vuelva loco importando de otras ciudades lo que puede conseguir en la suya propia. Los vinos, por ejemplo, encárgueselos a su proveedor local, o recurra a algún amigo con restaurante para que le asesore y se los venda a precio de coste. Tampoco se traumatice pensando en la limpieza post-fiesta. Es preferible invertir en una persona para la limpieza, antes que ponerse de mal humor imaginando las consecuencias del jolgorio. Si la celebración va a ser en su casa, tampoco deje a la vista nada de valor o que aprecie demasiado. Porque durante el evento solo estará pendiente de si algún patoso le romperá algo en vez de disfrutar de las conversaciones o bailar. Recuerde la máxima de los organizadores de fiestas: "La buena actitud y tranquilidad del anfitrión ese día es la clave para que pueda disfrutar de sus invitados y estos de él", comenta la wedding planner de Hojas de Felicidad.Coordine bien el tiempo. No lo habíamos dicho hasta ahora, pero es básico y obvio. "Lo más estresante es tener que organizar sin tiempo”, afirma Aymerich. La sugerencia es clara y Minerva Martín es contundente al respecto: "Dos semanas antes del evento debe estar todo cerrado. Nada puede dejarse al azar, ni para el último momento, y sobre todo, en eventos al aire libre hay que tener siempre la opción de un plan B". Y sí, claro, contratiempos pueden surgir, pero como puntualiza el gerente de ph5design, si el plan se ejecuta ordenado y según el calendario todo irá rodado. "Cuando surjan contratiempos que nos obliguen a improvisar, debemos gestionarlos con calma e intentar buscar una solución rápida y concisa. En la mayoría de casos si tenemos un planning bien estructurado, la improvisación apenas se notará ni influirá en el resultado. Acción-reacción igual a éxito".