Larga vida al desorden

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La utopía de la oficina perfecta

"Si un escritorio abarrotado es síntoma de una mente abarrotada, ¿de qué es síntoma, entonces, un escritorio vacío?”. Esta cita ha sido recurrentemente atribuida al premio Nobel de Física Albert Einstein y, aunque resulta embarazoso decir esto, estimado padre de la física cuántica, lo que a menudo se esconde debajo de una mesa atiborrada son kilos de culpa, y lo que emana de un escritorio limpio y despejado es un aire de superioridad moral.Ser ordenado es lo correcto, lo socialmente aceptado. El orden es una omnipresente obsesión contemporánea que ha llenado las tiendas de secciones de organizadores para cocinas, dormitorios, espacios de trabajo; y los teléfonos y ordenadores de aplicaciones que facilitan la tarea de sistematizar el caos que inunda nuestros días. Pero ¿el orden de verdad nos hace mejores?

Un grupo de psicólogos de la Universidad de Minnesota, dirigidos por Kathleen Vohs, realizaron en 2013 varios experimentos y descubrieron que en un ambiente ordenado los participantes en la prueba donaban más dinero a causas humanitarias, y optaban por comer manzanas en lugar de dulces. El orden, efectivamente, favorecía las buenas acciones. Aquellos que se encontraban en un cuarto desordenado, con papeles por el suelo y material de oficina desperdigado, se lanzaban a por las barras de chocolate y se mostraban más roñosos.

El desorden favorece la creatividad. No hace falta ser un científico ni un artista para que el caos te inspire

Y sin embargo, el tan denostado desorden que nos reconcome favorece la creatividad. Un ejemplo obvio serían los caóticos estudios del escultor Calder o el pintor Francis Bacon, dos casos particularmente llamativos. Pero no hace falta ser un eminente científico ni un artista para que el desorden te inspire. Así lo probaron Vohs y sus investigadores en un segundo experimento. Esta vez los participantes debían proponer nuevos usos para pelotas de pimpón. “Quienes estaban en un cuarto desordenado encontraron más soluciones y notablemente más originales”, señala en una entrevista Vohs. “El desorden implica una libertad respecto a un patrón establecido y esto va de la mano con la creatividad”.

Su equipo nunca llegó a investigar en qué punto el barullo es tal que colapsa la dinámica creativa, ni en qué momento el monumental lío impide cualquier avance, pero las patologías asociadas al orden (el trastorno obsesivo compulsivo de la personalidad, y sus contrarios, el síndrome de Diógenes y síndrome de acumulación compulsiva) escapan a las conductas comunes.

Dijo el poeta Wallace Stevens que “un orden violento es desorden; y un gran desorden es orden”. Si organizar es una pulsión irrefrenable, el caos es una tendencia inevitable. En física, el desorden inherente a un sistema se llama entropía. Es el segundo principio de la termodinámica. Abocados al aparente caos, ¿nuestra atracción por el orden es una mera cuestión estética?

La belleza formal de una mesa atiborrada no es fácilmente defendible. Pero lo que sí ha quedado probado es que ese escenario favorece la consecución de objetivos. Según un estudio de los investigadores holandeses Bob M. Fennis y Jacob H. Wiebenga en 2015, el desorden vuelve acuciante la necesidad de completar una tarea, de concluir y alcanzar así algún tipo de orden. Es muy probable que un escritorio desordenado aumente la presión para terminar el trabajo, aunque uno no sea consciente de ello. A la fuerza ahorcan.

Quienes acumulan pilas de papel permiten que el orden ocurra de manera orgánica y encuentran lo importante antes que quienes los archivan

Están obreros y capataces, jefes y curritos, chapuzas y concienzudos, Bartlebys, como el protagonista del cuento de Melville, que siempre miran para otro lado, y esforzados empleados del mes. Y a la larga lista de distintas clasificaciones de trabajadores se sumó a mediados de los años ochenta, gracias al profesor del MIT Thomas Malone, una diferenciación fundamental entre oficinistas: los apiladores (pilers) frente a los archivadores (filers). Un vistazo rápido a los escritorios de casi cualquier centro de trabajo permite categorizar a los empleados en uno de estos dos grupos.

Los métodos de los archivadores pueden variar, aumentando la visibilidad del material mediante colores en las carpetas, organizándolas atendiendo a criterios temporales. El economista japonés Yukio Noguchi, creador del “método superorganizado”, propuso usar sobres, anotar en la lengüeta su contenido y colocar los últimos que han sido usados siempre verticalmente en el lado izquierdo). La idea central es que todo quede ordenado y, sobre todo, que el usuario ordene.

Los apiladores, por el contrario, acumulan pilas en sus mesas y dejan que el orden ocurra de manera orgánica. Los papeles más relevantes y necesarios inevitablemente acabarán en la parte más alta del montón. Así quedó probado en la investigación de Steve Whittaker y Julia Hirshberg de 2001, que trató de determinar qué sistema funcionaba mejor. Los apiladores, más rápidos en las mudanzas y a la hora de localizar los documentos importantes (estaban casi siempre en lo más alto de la montaña de papeles), se impusieron a los archivadores, sepultados estos bajo el peso de excesivos e inútiles archivos. El desorden, como la belleza, está muchas veces en el ojo de quien lo contempla. Quienes defienden que su caos tiene estructura, no mienten.

“Un escritorio desordenado no es en absoluto tan caótico como parece a primera vista. Hay una tendencia natural hacia un sistema de organización”, escribe el periodista del Financial Times Tim Harford en El poder del desorden (Conecta). “Los despachos desordenados están llenos de pistas sobre los recientes patrones de trabajo, y estas pistas nos pueden ayudar a trabajar con eficiencia. Por supuesto, es intolerable trabajar en medio del desorden de otro, ya que estas pistas sutiles nos resultan irrelevantes. Son señales de tráfico del viaje de otra persona”.

Archivarlo todo no es una buena solución, porque la categorización puede ser demasiado intrincada, o simplemente porque impide la limpieza

A principios de la década de los noventa el brillante publicitario Jay Chiat decidió atacar la raíz del problema. Ni apiladores, ni archivadores: las nuevas oficinas de su legendaria agencia Chiat/Day no tendrían muros de partición, ni cubículos, ni escritorios, tampoco ordenadores de mesa, ni teléfonos fijos. Cualquier objeto personal tendría que ser guardado en un casillero. A los empleados se les entregaría un teléfono y un portátil al llegar, y todo esto favorecería la creación de un “espacio de trabajo en equipo”. El plan fracasó: la gente llegaba a la oficina y como no sabía dónde ponerse se marchaba; en caso de quedarse, no encontraba un lugar donde sentarse; los casilleros resultaron ser demasiado pequeños, y más de uno acabó por almacenar los papeles en el maletero de su coche. El número de portátiles y teléfonos no era suficiente, así que muchos madrugaban para hacerse con ellos y luego regresaban a sus casas para dormir un par de horas más; en otras ocasiones, secuestraban las herramientas un par de días. Los empleados se dispersaban. Los jefes no lograban dar con ellos. En 1998 el experimento quedó clausurado, pero los ecos de aquel plan de “oficina virtual” aún se oyen por todo el mundo.

De vuelta al escritorio, lo cierto es que el éxito de los apiladores ha traspasado el papel y trascendido al ámbito informático. El diseño de las memorias de los ordenadores sigue su misma pauta, a través de los cachés que priorizan determinados datos frente a otros. La fórmula más efectiva resulta ser el viejo algoritmo LRU (Least Recently Used, lo menos usado recientemente). Cuando un caché está lleno se vacía mandando a otro más remoto la información que no ha sido usada recientemente: es decir, cae paulatinamente a la base de la pila.

También está probado que guardar los correos electrónicos recibidos en infinidad de carpetas lleva mucho más tiempo que el uso de un motor de búsqueda. Archivarlo todo no acaba de ser una buena solución, en parte porque la categorización puede ser demasiado intrincada, o simplemente porque impide la limpieza.

Atención: el orden no es siempre sinónimo de limpieza, a veces es una primorosa clasificación de basura. Y aquí es donde hay que dar una bienvenida triunfal a la japonesa Marie Kondo, máxima gurú de la organización, autora del superventas mundial La magia del orden, y a su ejército internacional de konversas. Según declaraba la menuda reina del orden, su sueño es “organizar el mundo”. Y esto pasa por desprenderse de todo aquello que no nos transmite alegría o gozo. Han leído bien, además de evangelizar sobre la óptima manera de doblar y almacenar, Kondo propone emprender una limpieza profunda sosteniendo cada objeto o prenda y reflexionando sobre qué nos transmite. Si no es alegría habrá que despedirse con honores de ello.

Así que lo contrario de la alegría no es la tristeza, sino el caos acumulativo que nos lastra. La periodista de The New York Times Taffy Brodesser-Akner explicaba en un artículo reciente que una devota konversa, cuando terminó de dar un repaso a la japonesa a su casa y sintiendo que aún no estaba alegre del todo, sostuvo en sus brazos a su novio, y como no pasó el kondotest de la alegría, se deshizo de él.

A pesar de su éxito, Kondo forma parte de una robusta tradición. En Japón existen al menos 30 asociaciones profesionales de organizadores. En EE UU solo hay una, pero con más de 3.500 asociados. Y aunque sea con retraso, el orden profesionalizado cunde también en nuestras latitudes: la Asociación de Organizadores Profesionales de España (AOPE), fundada este año, cuenta con 50 miembros.

Hay algo vergonzante en un maletero atestado de periódicos viejos, pares de zapatos en desuso, botellas de plástico pendientes de ser recicladas, balones desinflados o paraguas. Si la ecléctica mezcla avanza hacia el interior del automóvil, las incómodas miradas de los pasajeros empeoran considerablemente las cosas. Lo mismo ocurre al abrir una cartera atestada de facturas y papeles para tratar de encontrar la tarjeta de crédito: por esa cremallera-grieta asoma un caos que se topa con el estupor del prójimo y miradas condescendientes. Aunque cierto caos favorece felices coincidencias azarosas —ahí están la dejadez de Alexander Fleming, el moho y el descubrimiento de la penicilina—, el desorden resulta embarazoso.

Está mal visto, juzgado con frecuencia como una tara, genera mess stress (estrés del lío)… Sin embargo, ¿es el orden realmente eficiente? ¿La superioridad de los ordenados proviene de una eficacia probada? El catedrático de la Escuela de Negocios de la Universidad de Columbia Eric Abrahamson, y el periodista David H. Freedman analizaron la cuestión en Elogio del desorden (Ediciones Gestión). Aplicaron parámetros económicos, y demostraron que el orden, con escandalosa frecuencia, no trae cuenta. “La organización y el orden tienen un coste”, apuntan. “Es una regla económica; puede que el tiempo o los recursos que uno invierta en ordenar no compensen. Organizar no siempre es rentable. O por ponerlo de otra manera, a menudo la tolerancia con un cierto nivel de lío y desorden supone un ahorro notable. Aunque el desorden beneficioso no es siempre la regla, tampoco es una rara excepción”. Defienden que, en contra del sentido común, organizaciones, personas e instituciones “moderadamente desorganizadas” resultan ser “más eficientes, resistentes y creativas”.

En la encuesta que realizaron mientras escribían el libro, Abrahamson y Freedman descubrieron que dos tercios de los 260 entrevistados se sentían culpables o avergonzados por su desorden, y un 59% reconocía pensar peor, o directamente lo peor, de alguien desordenado. “El orden para la mayoría de nosotros es un fin en sí mismo. Cuando la gente está ansiosa por la desorganización de su casa u oficina, con frecuencia no es porque les cause problemas, sino porque asumen que deberían ser más organizados”.

El psicólogo suizo Jean Piaget supo categorizar los periodos de desarrollo cognitivo en los seres humanos, pero fue claramente incapaz de ordenar su despacho en el que parece que estaba acorralado por montañas de libros y papeles. Preguntado al respecto aclaró: “Bergson señaló que no existe tal cosa como el desorden, sino dos tipos de orden, geométrico y vital. El mío es claramente vital”. Desordenados del mundo, pongan orden ante tanta crítica y no se dejen intimidar.