Cómo hacer una lista de tareas que sea útil de verdad

Nos gustan las listas porque no queremos morir. Lo decía Umberto Eco a raíz de la publicación de El vértigo de las listas, ensayo en el que analizaba la evolución y significado de los listados través de la historia: “Son el origen de la cultura. Parte de la historia del arte y la literatura. ¿Para qué queremos la cultura? Para hacer más comprensible el infinito. ¿Y cómo nos enfrentamos a lo infinito e intentamos comprender lo incomprensible? A través de las listas”.

Las listas son el origen de la cultura. ¿Para qué queremos la cultura? Para hacer más comprensible el infinito. ¿Y cómo nos enfrentamos ello? A través de las listas Umberto Eco

Sin necesidad de ponerse tan trascendental como el pensador italiano, Maite Nicuesa, doctora en Filosofía por la Universidad de Navarra y experta en inteligencia emocional, coincide en los beneficios de retomar esta sencilla y sana costumbre para mejorar considerablemente nuestra vida laboral y personal. “Elaborar listados con las tareas que debemos realizar cada día nos ayuda a poner nuestras ideas en orden y a realizar una gestión eficaz del tiempo a través de la adquisición de hábitos. A modo de ejercicio de coaching, bastaría con preguntarse al inicio de cada jornada: ¿Cuáles son los objetivos que quiero cumplir hoy?”.

Eso sí, no basta con lanzarse a apuntar actividades a lo loco en el primer papel que veamos por casa o en la oficina. Como muchos coachs expertos en la prevención del estrés laboral han enseñado a sus clientes, el secreto del éxito de una buena to-do list (como se las conoce en el mundo anglosajón) reside en ser concretos y directos. “Hay que diferenciar entre aquello que es prioritario y aquello que es secundario”, advierte la doctora Nicuesa. “También ser lo más realistas posible y mantener una actitud flexible para cambiar la lista si las circunstancias lo piden, ya que por mucho que queramos, la realidad no se puede planificar al cien por cien”.

Elaborar listados nos ayuda a poner en orden nuestras ideas y a realizar una gestión eficaz del tiempo Maite Nicuesa, doctora en Filosofía por la Universidad de Navarra y experta en inteligencia emocional

Ser realista también es esencial para Robert C. Pozen, catedrático en la facultad de empresariales de Harvard y autor de Productividad extrema, libro en el que ofrece toda clase de trucos para conseguir mejores resultados invirtiendo el menor tiempo posible. Proponerse objetivos imposibles de cumplir, cuenta, es, aparte de poco efectivo, una forma de crear la falsa sensación de que estamos sobrepasados. “Si queremos que funcionen como herramienta para mejorar la productividad, las listas no pueden centrarse en el gran objetivo final, sino en todas aquellas pequeñas tareas que nos llevan paso a paso a conseguirlo”, escribe Pozen.

Nada mejor entonces que seguir su consejo. Siete de ellos hacer listas de tareas y, lo que es mejor, completarlas.

1. Elige: papel y boli o teléfono móvil

Los amantes de lo tradicional lo tienen fácil, les basta una libreta cuadriculada en la que apuntar con buena letra (no tiene sentido hacer una lista que después no se entiende) para cambiar su vida. Pero para qué gastar papel cuando hay fantásticas apps que te guían en el noble arte del listado de tareas. Todoist, Wunderlist, Carrot y PocketLists son solo algunas de ellas.

2. Escríbela el día anterior

A ser posible, nada más terminar su jornada laboral. No importa lo cansado que estés porque no te llevará más de un par minutos. Así, cuando te levantes al día siguiente, sabrás instintivamente a qué tipo de día te enfrentas y empezarás a gestionar, aunque sea de forma instintiva, tu energía.

3. No te pongas más de siete tareas: no eres Superman

Hay que ser realista e incluso egoísta: sus prioridades por encima de las del resto, cuenta Pozen en el libro. De hecho, todo lo que se apunte en la lista de tareas diarias debería cumplir siempre estos dos requisitos: ser algo realmente importante que tú y solo tú puedas hacer (aprende a delegar), y sobre todo, algo que necesite ser hecho ese día concreto. Y por supuesto, nunca más de siete. Nadie es capaz de eso. Si quiere ir de superhéroe, adelante, lo único que se conseguirá es desmotivación y frustración. Las listas se hacen para liberarse del estrés, no para generarlo. ¿Ves el número de consejos que conforma esta lista? No es casualidad.

Si queremos que funcionen, las listas no pueden centrarse en el gran objetivo final, sino en todas aquellas pequeñas tareas que nos llevan paso a paso a conseguirlo Robert C. Pozen, catedrático en la facultad de empresariales de Harvard y autor de 'Productividad extrema'

4. Ponte objetivos razonables

Esto es lo más importante y requiere de la metáfora más vieja del mundo: si tienes algo de hambre, ¿te propondrías comerte una tortilla entera o irías porción a porción, viendo cómo te va saciando cada bocado? Pues a la hora de planificarte el día es lo mismo. Es mucho más efectivo y satisfactorio subir escalones pequeños hasta la cima. Si tiene que entregar un informe anual de ventas, no lo ponga como tal y en su lugar apunte todas las tareas que necesita completar antes de entregarlo, como pedir cifras a tal departamento o encargar la redacción a tal empleado. Poco a poco se llega antes y más rápido.

5. Ponle un tiempo estimado a cada actividad

Aunque sea estimado. Los humanos funcionamos mejor cuando tenemos un reloj que nos marca el ritmo, esto es así. Calcula cuánto tiempo necesitas para cada tarea, intenta cumplirlo a rajatabla, y esas horas extra gratis que tanto nos caracterizan en España se irán reduciendo poco a poco.

6. Comienza el día con lo que menos te apetezca

No es por masoquismo, sino por inteligencia. Procrastinar en las redes sociales o consultando el correo no es trabajar ni hará que desaparezca la tarea de delante. De hecho, cuanto más tardes en hacerlo y más horas de jornada pasen, más bola se le hará. Cambia de hábitos y trabaja cuando más, sin interrupción, las dos primeras horas de la mañana. Si te acostumbras, cuando te tomes la pausa para el café verás los días no tienen por qué hacerse siempre tan cuesta arriba.

7. Y remata dándote un premio al terminar

Al final de la lista, apunta siempre una recompensa sencilla, no vaya a ser que la realización personal no sea suficiente para hacer lo más desagradable de la lista. "Puede ser una camisa nueva de la sección de caballeros, una siesta fugaz en la oficina, o dos tazas de negro y caliente café", decía el agente especial Dale Cooper en Twin Peaks, que es uno de los mayores prescriptores de estilo de vida que conocemos. Pero nadie se regala como a sí mismo: el goloso sabe cuánto dulce le sirve de recompensa, el futbolero dónde se puede permitir ver el partido esta noche, el seriéfilo cuántos capítulos extra de según qué serie... En fin. Ya lo entienden. Es puro conductivismo: esto generará hábito y se acostumbrará a ser eficiente y productivo.