Errores a evitar en una inspección de trabajo

A lo largo de los últimos meses, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social está multiplicando su actuación, poniendo el foco, especialmente, tanto en el control de los ERTE como en la aplicación de los planes de igualdad en las empresas. Según los últimos datos del Ministerio de Trabajo, solo el primero de esos frentes ya ha dado lugar a la imposición de sanciones por un importe total de más de 165 millones de euros.

La llegada de estas inspecciones suele producirse de improviso y generar un alto nivel de estrés en las organizaciones. Estar preparado y saber cómo reaccionar ante ellas puede evitar importantes consecuencias jurídicas para la empresa. Sergio Ponce, socio de laboral de Uría Menéndez, señala que la primera dificultad a la que se enfrentan las empresas en estos casos suele ser el factor “sorpresa”, es decir, que la compañía no está esperando la inspección laboral y tiene que reaccionar “sobre la marcha”, especialmente en aquellos casos en los que el inspector o inspectora se persona físicamente en el centro de trabajo para realizar sus comprobaciones.

Otra dificultad habitual es la denominada “presunción de certeza” de las actas de la Inspección de Trabajo, es decir, que aquellos datos y hechos que el inspector o inspectora actuante refleje en las actas y documentación que elabore gozan de la presunción legal de certeza. Algo muy relevante porque si por error, falta de entendimiento de la situación o explicación inadecuada de la misma refleja un dato u hecho incorrecto en el acta, y este sirve de base para una sanción, la empresa tiene muy difícil modificar ese hecho en vía administrativa o judicial. En este sentido, Fernando Bazán, socio responsable de Laboral de Deloitte Legal, subraya que la principal dificultad a la que se enfrentan las empresas es “revertir la visión que la Inspección se ha hecho de la cuestión objeto de inspección”.

En particular, añade Juan Antonio Linares, socio del área laboral de Ceca Magán, el problema más grave que puede tener una empresa en estos casos se plantea cuando la materia examinada termina en un informe del que la Inspección da traslado a la Fiscalía por la posible concurrencia de un delito. Algo que ocurre en supuestos como los accidentes de trabajo graves o en inspecciones que revelen deudas con la Seguridad Social por importe superior a 50.000 euros en un período de cuatro años. Por ello, destaca, en estas situaciones la empresa debe mantener su obligación de colaborar, pero, al mismo tiempo, “no asumir responsabilidades que puedan perjudicar el derecho de defensa de sus directores y administradores en el posterior procedimiento penal que pueda seguirse contra ellos”.

Precisamente por las serias consecuencias que se pueden derivar de una inspección, los expertos consultados destacan los principales errores que conviene evitar por las empresas. Por una parte, Linares recomienda, en primer lugar, que no se facilite a la Inspección “más información que la que requiera y la que convenga para la defensa de los intereses de la empresa”. Pero sin que ello, añade Ponce, suponga caer en una actitud obstructiva, ya que además de ser una infracción en sí misma, nunca da resultados satisfactorios, porque denota una falta de transparencia y preocupación que hace que las sospechas que pudieran existir se acrecienten y que, si cabe, se intensifiquen las actuaciones de comprobación y averiguación. Por ello, Bazán aconseja “ser claro, transparente y minucioso en la interacción con la Inspección”.

En sentido contrario, los expertos proponen algunos consejos que pueden orientar una conclusión positiva del trámite. Para empezar, y en relación con ese factor sorpresa que suele caracterizar a estas actuaciones, Sergio Ponce explica que es muy útil tener un pequeño “protocolo”, aunque sea informal, que establezca cómo actuar en caso de que la Inspección se presente en la compañía sin previo aviso. Sobre todo, destaca, “se debe tener previsto a quién hay que avisar dentro de una empresa cuando se persone el inspector o inspectora”. Esta persona será, en este primer momento, quien debería mantener la interlocución con el funcionario actuante para, por un lado, “asegurarse de que se atiende adecuadamente a las peticiones que realice, pero también para mantener una coherencia y consistencia en la posición de la empresa, evitando contradicciones que puedan hacer desconfiar al inspector o inspectora”. Debe tenerse en cuenta, subraya este experto, que se trata de momentos “de cierto nerviosismo”, por lo que es esencial que la empresa esté representada “por alguien que tenga indicaciones y conocimientos para gestionarlo”.

Una vez iniciada la actuación inspectora, Ponce subraya que “lo más adecuado es cooperar, ser proactivo en la explicación y exposición de la situación y, de esa forma, intentar que el propio inspector o inspectora llegue a la conclusión de que la empresa ha actuado correctamente”.

Es decir, como apunta Juan Antonio Linares, “en aquellas cuestiones en las que exista duda jurídica razonable, conviene ofrecer al inspector actuante la regularización voluntaria de la situación en los términos que sean menos gravosos para la empresa y aceptables para la inspección”. Por ello, Fernando Bazán recomienda “analizar profundamente la cuestión desde el punto de vista jurídico, siendo objetivo y tomando conciencia del eventual incumplimiento”. A partir de eso, si el diagnóstico es negativo, pero las posibilidades de sustentar el eventual incumplimiento son bajas, sería bueno plantearse una posible aceptación de la postura de la Inspección, llegando a un acuerdo para cerrar el expediente de la manera más rápida y menos gravosa posible.