Las aplicaciones de Office 2007, más ligeras y manejables

Microsoft ha escuchado las críticas sobre la mucha grasa que Office ha ido adquiriendo con los años y ha creado una interfaz basada en pestañas, más ligera e intuitiva, especialmente para Word, Excel, Power Point, y menos para Outlook y Access y otras aplicaciones de la suite.

El resultado aparente es que cuando se abre una aplicación de Office 2007, por ejemplo en Word, no se encuentra nada en su sitio habitual. En efecto, los veteranos cuadros de diálogo y las herramientas poco utilizadas se han reducido o eliminado e incluso la familiar barra con los menús Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Enviar y similares ha desaparecido (a excepción de Publisher, que sí la conserva).

Para desplegarlos, ahora hay que pulsar sobre el nuevo icono Office, el más destacado, situado a la izquierda de la pantalla. A la derecha de este botón principal se encuentra la Barra de herramientas de acceso rápido, que se puede modificar fácilmente pulsando sobre el icono Personalizar y añadir herramientas, mientras que las sobrantes pueden quitarse con el botón derecho del ratón.

El resultado real es que, por fin, tendremos juntas y rápidamente accesibles las herramientas que realmente usamos.

Este cambio basado en pestañas es positivo, pero exige tiempo de aprendizaje, si bien éste puede reducirse utilizando el sistema de ayuda en línea, que incluye numerosos gráficos. Por ejemplo, Microsoft asegura que Office 2007 puede eliminar fácilmente los metadatos, esas informaciones sobre el autor del documento, la empresa o el propio archivo que no figuran en nuestro texto pero que incluye el archivo, y que quizá no deseemos que se divulguen. Si no sabemos cómo borrarlos, bastará con escribir en el recuadro de ayuda una palabra más o menos relacionada, por ejemplo, Limpiar. Entre las respuestas encontraremos Quitar datos ocultos... La ayuda explica con toda claridad qué son y cómo podemos eliminarlos, y nos enlaza con Inspector de documentos, desde donde activaremos Quitar todo. Sencillo, claro y eficaz.

Además de las innovaciones comunes, también menudean las que afectan a una determinada aplicación de Office. El procesador Word permite agrupar en una misma etiqueta conjuntos distintos de estilo; Excel hace más vistosos sus gráficos y soporta ahora hasta un millón de filas y 16.000 columnas. En Outlook destaca la función Búsqueda instantánea en todas las carpetas, agenda y archivos adjuntos; su proceso de configuración detecta automáticamente los servidores de correo del proveedor de correo, y facilita la recepción desde fuentes de noticias y blogs a las que nos hayamos suscrito.

Actualizarse sin riesgo

¿Quiere actualizar su Office pero no se considera un experto? Tenga la precaución de terminar los trabajos creados. Después descargue una versión gratuita de evaluación, que le obligará a activarse en línea y a cambio podrá practicar con ella durante algo más de 30 días. No encontrará en Office 2007 funciones revolucionarias ni imprescindibles, pero comprobará que el esfuerzo de actualización (el de Microsoft y el suyo propio para adaptarse), se traduce al poco tiempo en un diálogo más claro y directo con la máquina, y podrá centrarse más en el contenido; usted o su equipo de colaboradores. En el segundo caso, gracias a las herramientas como el nuevo calendario compartido, la creación automática de áreas compartidas y una revisión de documentos más sofisticada.

Si queda satisfecho sólo tiene que elegir qué edición necesita de las siete disponibles. Los precios oscilan de los 125 a los 420 euros. Todas siguen funcionando bajo Windows XP y también con Vista. La versión Office 2008 para Mac OS X (para Power PC e Intel), estará disponible después del verano. Compartirá el motor gráfico de la versión para Windows, pondrá el énfasis en la compatibilidad de archivos y estrenará características inéditas.