Microsoft lanza una nueva plataforma ofimática pensada para el trabajo colaborativo en empresas

El pasado día 21 Microsoft presentó Office System, una nueva plataforma que incluye además de las aplicaciones básicas de Office 2003 (Word, Outlook, Excel y Power Point), un conjunto de servidores corporativos ya existentes, y varias aplicaciones y servicios on line nuevos.

Para Microsoft, es su anuncio más importante de este año y el eje de su estrategia para el trabajo colaborativo de los próximos años. También implica un salto cualitativo: el que va de entender a Office 2003 como un conjunto de aplicaciones ofimáticas para la productividad individual en el PC, a convertirse, dentro de Office System, en el soporte tecnológico del trabajo en equipo en las empresas.

Un buen ejemplo de esta capacidad de trabajo colaborativo es la Administración de Derechos de Información, una característica que permite a todas las aplicaciones de Office 2003 proteger el contenido de un documento, estableciendo quiénes, qué partes y por qué orden deberán leerlo o modificarlo. Esta función dirigida a las empresas obliga a todos los implicados a utilizar también la reciente versión de Office y reposa en el servidor de Microsoft Windows Server 2003, que determina los permisos de lectura de cada empleados.

Mejoras

El ejemplo de los nuevos servicios que se incluyen en la plataforma Office System es Office On Line. Se trata de un servicio web accesible directa y gratuitamente desde la propia suite. Microsoft calcula que 25 millones de usuarios acudirán mensualmente para buscar plantillas predeterminadas, bibliotecas de imágenes (clips arts), utilidades personalizadas para cada segmento de clientes. También encontrarán información procedente de la Enciclopedia Encarta, del web o de fuentes personalizadas. Más adelante, se incluirán servicios de pago de terceros fabricantes y proveedores. ¿Una alternativa a bCentral? ¿Un refuerzo para los proyectos de entrar en el mercado de los buscadores de Microsoft?

El tiempo lo dirá. De momento, este paraguas ofimático avanzado aparece como la respuesta de la compañía de Redmond a los cambios que se están produciendo en este mercado. Por primera vez existe una oferta gratuita de código abierto como OpenOffice (o de bajo precio, como su variante comercial StarOffice, impulsada por Sun), que funcionan en Windows y que bastan para un uso convencional de este tipo de herramientas.

Microsoft no ha querido entrar en esta guerra rebajando los precios. Cada una de las seis configuraciones de Office costará lo mismo que sus equivalentes de la anterior versión, la XP. "Pero añade más productos y funciones y se adapta mejor al cliente, por lo que a medio plazo aporta mucho más valor por el mismo dinero", responde Francisco Martínez, jefe de producto de Office en España. En los próximos meses se verá hasta qué punto este tipo de clientes, que siguen en pleno régimen de reducción de costes, comparten esta visión.

Las mejoras más destacadas son las de Outlook, el programa cliente de Microsoft, que añade por fin funciones contra el correo no deseado (spam), que se han hechos imprescindibles en estos casi dos años y medio desde que apareció la Office XP. También destaca la interfaz, que hace más accesibles las funciones al usuario. A la izquierda de la pantalla, quedan ahora los botones para activar la gestión del correo, los contactos, las tareas y el calendario (que podrá desplegar toda su funcionalidad colaborativa en las compañías que posean el servidor Share Point o Exchange).

En el centro de la pantalla se encuentran las bandejas de mensajes, y a la derecha, el panel de lectura de sus contenidos. En conjunto Outllok es más fácil de utilizar.

Las mejoras que acercan las funciones al usuario cuando se necesitan se extienden al resto de aplicaciones gracias, especialmente al nuevo Panel de Tareas. Por ejemplo, si desde Word queremos traducir "Tablet", bastará ahora con pulsar sobre esta palabra con el botón derecho del ratón. Al desplegarse el menú contextual del Panel de Tareas se elige Traducir (o también buscar sinónimos o encontrar palabras en el diccionario) y la ventana de la derecha mostrará su significado. Si el usuario no ha quedado satisfecho puede extender la búsqueda a la citada sede web de Office Systems, al Tesaurus a MSN u otras fuentes.

Aplicaciones de Office System

Entre las nuevas aplicaciones presentadas que no forman parte de Office 2003 pero sí de Office System, destacan OneNote e Infopath. El primero es un editor de notas avanzado. Se comercializa de forma independiente y está pensado para tomar apuntes e ideas rápidas en reuniones y estudios de campo. Puede importar, con el ratón, texto tecleado, escrito a mano, dibujado o dictado y notas manuscritas, voz y selecciones de contenidos del web, conservando los enlaces, desde equipos Tablet PC, portátiles y ordenadores.

La segunda, Infopath, es un gestor de información estructurada en formato XML y servicio web. Su interfaz es similar a la de Word y unifica en un mismo formulario (front end) información procedente de distintas áreas de la empresa. Se comercializa de forma independiente y se incluye en la configuración de gama alta para la empresa.

Lo peor

Al igual que en la versión anterior, el aspecto menos atractivo sigue siendo el servicio de Activación, por las probadas molestias que ocasiona cuando se cambian piezas de hardware o hay que reformatear el disco duro. La ironía de este recurso antipiratería es que los únicos perjudicados son los usuarios registrados. Por desgracia, Office 2003 no cambia eso.