La pesadilla del correo electrónico

SI MI CORREO electrónico fuera correo postal, necesitaría un despacho más grande. Así que he invertido algo de tiempo en aprender a gestionar la avalancha de correo. Aunque no tengan la desgracia, o el descuido, de acumular 4.000 mensajes, quizá encuentren útiles mis trucos.

En primer lugar, siempre se reciben nuevos mensajes. Puedo responder hoy a Elena y Fred, pero Juan y Alice ya habrán contestado a los mensajes retrasados que les mandé ayer. He aquí un sencillo método para reducir el flujo de mensajes: no mandar ninguno. En serio, se puede vaciar la cuenta y continuar respondiendo a los mensajes, pero tardar un día o dos en enviarlos. Esta semana voy a coger un maravilloso vuelo de siete horas. Es entonces cuando intentaré responder a unos cuantos cientos más, sin recibir nuevos que impidan mi progreso. Espero poder bajar 800. Pero es bastante probable que tenga 200 nuevos cuando vuelva a mirar.

Yo empleo el programa de correo Eudora. Permite clasificar los mensajes de siete formas. Aunque rara vez lo hago, también se pueden asignar cinco prioridades

He invertido algo de tiempo en aprender a gestionar la avalancha de correo. Aunque no tengan el descuido de acumular 4.000 mensajes, quizá vean útiles mis trucos

¿Qué se siente cuando hay 4.000 mensajes pidiendo a gritos un poco de atención? La bandeja de entrada parece una lista cuando uno tiene unos 40. Con 4.000 es una masa imposible de atacar por ningún frente. Simplemente, te traga. Los días que estoy más ocupada, me limito a mirar los nuevos mensajes por encima. Luego respondo a los más urgentes. Los que quiero contestar en breve los clasifico con fechas, porque suelen tener que ver con eventos o compromisos de algún tipo. Tengo intención de encargarme de ellos más tarde. En otras palabras, repetir hasta el infinito. Los mensajes fechados pasan a ser urgentes mientras yo estoy ocupada atendiendo otros mensajes urgentes. Después, los mensajes fechados se hunden en la masa.

Clasificar los mensajes (con fechas, o Proyecto A, o lo que sea) es útil. Empieza a convertir la masa en un mosaico. Un conjunto de patrones emerge de forma gradual a medida que aumenta la cantidad de mensajes de todas las categorías. Yo empleo el programa de correo Eudora. Permite clasificar los mensajes de siete formas distintas. Aunque rara vez lo hago, también se pueden asignar cinco prioridades distintas. Por supuesto, también se pueden clasificar por fecha, remitente, tamaño del mensaje, documentos adjuntos y asunto (alfabéticamente, es decir, con Re:, Fwd: y algunos otros elementos ignorados).

Eudora 5.1 tiene una característica muy bien pensada que permite hacer caso omiso de la clasificación y junta todos los mensajes con el mismo asunto. Si te escribes con varias personas sobre, digamos, qué pasa con Harry, todo lo que tenga que ver con ese tema en particular se agrupará con el mensaje relacionado más reciente. Esto puede resultar muy útil, aunque algunas veces la gente se olvida de cambiar el asunto una vez finalizado el tema inicial. Cuando qué pasa con Harry se convierte en quedamos mañana para hablar de Harry, puedes acabar olvidando la cita.

A veces toda esta ordenación no basta. A menudo escojo una fecha, por ejemplo el 8 de septiembre, y miro todos los mensajes. Es entonces cuando la función cortar y pegar es especialmente útil: "Hola, Alice. Perdona por la tardanza en contestar. Quería escribir una respuesta bonita y bien pensada, y ocurrieron varias cosas. De todas formas, como habrás podido deducir por lo que he tardado en responder, me abruman los compromisos". Luego añado algunas palabras específicas para cada destinatario. ¡Hay que recordar cambiar el nombre cada vez!

Pero eso sigue pareciendo fuerza bruta, y los mensajes electrónicos de un día cualquiera son bastante variados. Es entonces cuando empleo la herramienta de búsqueda de Eudora. Se puede buscar un término en particular (el nombre de alguien, por ejemplo, o el de una empresa o un mes) y extraer todos los mensajes que la contengan en el encabezamiento, en el texto o en cualquier parte. Eso suele dar como resultado un grupo de mensajes sobre el mismo tema (unos 35 más o menos) que puedo atender a la vez. Cuando tengo prisa pero quiero deshacerme de muchos mensajes, busco los que son realmente cortos. Pero eso sólo funciona en caso de haberlos atendido ya. Es el único momento en el que me gusta el correo basura. Puedo borrarlo rápidamente y sentirme productiva.

Todos estos trucos me permiten responder más rápido y me dan la satisfacción de dividir la tarea en montoncitos manejables. Pero después de haber recorrido mi cuenta de cientos de formas, desde todos los ángulos y perspectivas, sigo teniendo 1.294 mensajes. Eso me lleva a la pregunta definitiva: ¿merece esto la pena? ¿Estoy tratando a la gente como personas o como tareas? ¿En qué se diferencia esto de un juego de palabras elaborado, la creación de mensajes y la respuesta a mensajes que el sistema envía? ¿Está bien cortar y pegar un texto para mandárselo a otro? Luego me siento y reflexiono sobre lo conseguido con estos métodos:

-He presentado a un estudiante argentino amigo de un amigo a otro amigo mío que es presidente de Universidad en Nueva York.

-Le di las gracias a alguien por una cena maravillosa.

-Hice el seguimiento de veintitantos antiguos planes empresariales para averiguar (sutilmente) si siguen en activo.

-Reenvié una variedad de mensajes con chistes, parodias y correo basura raro a distintos amigos.

-Consolé a un familiar triste que estaba dormido (diferencia horaria).

-Todo esto era personal y creo que considerado... y todo eran cosas que probablemente no hubiera hecho sin el correo electrónico. Y ahora viene lo más difícil: ¡vaciar la bandeja de salida!

©2003 EDventure Holdings, Inc. Distribuido por Los Angeles Times Syndicate.