La externalización de los archivos clínicos

Los problemas derivados de la custodia y gestión de la historia clínica han llegado estos días a las páginas de periódicos locales y nacionales, dando pie a un conjunto de declaraciones que ponen en evidencia una buena dosis de desconocimiento de la realidad de los archivos hospitalarios. La custodia y gestión de las historias clínicas está, en la mayoría de hospitales, a cargo de los servicios de documentación clínica. Sus responsables -médicos documentalistas- coordinan una labor cuyo objetivo es proteger la información que facilite la continuidad e idoneidad de los cuidados dispensados, evite la repetición de pruebas diagnósticas y favorezca la adopción de medidas terapéuticas.Asimismo, el mantenimiento adecuado de esta documentación permite realizar tareas de investigación, gestión y administración sanitaria, docencia, evaluación de la calidad asistencial, estudios epidemiológicos, estadística sanitaria y testimonio documental para la resolución de problemas médico-legales. Y junto a todo ello, los procesos de extracción de información que posibilitan el control de costes, o la planificación sanitaria a partir de la medición del producto hospitalario.

El carácter eminentemente médico de nuestra actividad viene recogido en el Real Decreto 521/87 sobre organización hospitalaria, cuando incluye como adscrito a la división médica del hospital los servicios o unidades de documentación y archivo clínico. Además, la necesidad de profesionalizar estas tareas ha propiciado en la última década la incorporación a los centros sanitarios de un buen número de médicos documentalistas, llegando a darse la paradoja de que los hospitales los contratan como especialistas, incluso por oposición, sin que dicha especialización esté formalmente establecida.

A partir de ahí no podemos aceptar como normal la tendencia a crear situaciones de confusión por parte de las autoridades gestoras cuando plantean la bondad de que puede privatizarse lo que no es un servicio clínico. Así, cuando dice el Ministerio de Sanidad y Consumo (http://www.la-moncloa.es "el Gobierno informa"), el pasado 6 de septiembre de este año, que la sanidad pública debe centrarse en la gestión de servicios de contenido estrictamente clínico, delegando aquellos otros complementarios como seguridad, limpieza, catering, jardinería, prensa, peluquería, o la gestión de archivos (el subrayado es nuestro) no podemos por menos que pensar que la equiparación en pie de igualdad entre la gestión de peluquería, etcétera, y los archivos clínicos es, cuando menos, un disparate.

Es cierto que los archivos de historias clínicas de una buena parte de centros asistenciales del país se encuentran desbordados por la proliferación vertiginosa de los documentos generados en la práctica asistencial. De ahí que las instalaciones destinadas a archivos se hayan quedado obsoletas: "O no hay posibilidad de crecimiento físico por las características del edificio o no hay previsión de espacio ni dotación adecuada". Y esto es así porque la gestión de estos servicios, que deben planificarse fundamentalmente a medio y largo plazo, no están acordes con la permanencia en los cargos de los gestores de las instituciones sanitarias -en general entre tres o cinco años, máximo-, más ocupadas en obtener resultados a corto plazo en otras actividades hospitalarias que reporten mayor y mejor repercusión en los medios de comunicación.

La historia clínica y la unidad operativa que se encarga de su mantenimiento (el archivo de historias clínicas) constituye un conjunto de elementos estrictamente clínicos. ¿Acaso no se trata del mantenimiento de un documento cuyo objetivo primordial es demostrar que el usuario ha acudido en demanda de asistencia y que ésta le ha sido proporcionada con los medios, la premura y por los profesionales adecuados?

El hecho de que en momentos puntuales, y generalmente como producto de una falta de previsión de la dirección del centro, se tenga que acudir a la contratación de empresas externas, no deja de tratarse de una situación de desajuste entre la oferta y la demanda, al igual que ocurre con las ya famosas listas de espera quirúrgicas. Y, como en estos casos, la contratación con empresas, otros centros asistenciales o profesionales externos, no pone en cuestión ni el carácter clínico ni la obligatoriedad de asumir la gestión por parte del centro contratado una vez solucionados los problemas derivados del aumento de la demanda.

Rechazamos, por tanto, que la externalización de los archivos clínicos sea la solución a los problemas planteados y creemos necesario profundizar en medidas que incluyan: el cumplimiento de las leyes sobre archivos aprobadas por las distintas comunidades autónomas, a las que compete la recepción de los fondos documentales e históricos que le sean entregados en depósito (por ejemplo, las historias clínicas de pacientes fallecidos) y que no puedan ser debidamente protegidos por el archivo al que legalmente correspondan; el establecimiento de normas que -sin menoscabo de la actual legislación sanitaria- regulen la historia clínica a escala estatal y que, al igual que las recomendaciones planteadas en noviembre de 1997 por un grupo de expertos sobre Información y Documentación Clínica, auspiciado por el Ministerio de Sanidad y Consumo, o las desarrolladas en el País Vasco, definan jurídicamente el conjunto de documentos que debe contener la historia clínica y los plazos de conservación, así como aquellos documentos que pueden almacenarse en discos compactos, películas u otros soportes que permitan su correcta custodia. Planteamos también la necesidad de un plan de renovación de aparataje que lleve implícito el que toda máquina capaz de emitir imágenes incorpore sistemas digitales de almacenamiento de salida sin necesidad de posterior tratamiento.

Ésta es, por tanto, la vía por la que debe encaminarse el debate sobre qué hacer con la documentación clínica y poder, de esa forma, llegar a soluciones definitivas de consenso.

Miguel Moreno Vernis es doctor en Medicina y presidente de la Sociedad Española de Documentación Médica.