Una métrica dictamina que esta reunión ha sido una pérdida de tiempo

“He sobrevivido a otra reunión que debía haber sido un email”. Con este mensaje un meme se hizo viral hace unos meses en Internet. Tenía también, por supuesto, su versión anglosajona porque no importa cuál sea su cultura empresarial y su contexto cultural: seguramente usted también trabaja en un sitio donde se hacen demasiadas reuniones.

Según cuenta a EL PAÍS Nathan Barnett, cofundador de la empresa VoloMetrix, las reuniones son una de las vías por las que se escapa el tiempo en las empresas modernas. “Se programan muchas reuniones que suelen ser demasiado largas y a la que asisten demasiadas personas. En una empresa convencional solo la reunión semanal del Consejo de Administración consume 300.000 horas del tiempo de los empleados o el equivalente al trabajo a tiempo completo de una persona en 144 años". Barnett lo sabe porque lo ha medido con las métricas creadas por su compañía.

Cambiar reuniones por emails, tal y como dice el meme, tampoco le parece la piedra filosofal para alcanzar la productividad. “Si se usa adecuadamente el email puede ser una herramienta muy útil. Sin embargo, muchas veces se convierte en un incordio. Todos conocemos las interminables cadenas de emails, las listas voluminosas (y nada inocentes) de personas en copia y otros malos hábitos que hacen del correo electrónico otro ladrón de productividad”.

Volometrix, fundada en 2011 en Seatle, forma parte de la ola de compañías dedicadas a crear analíticas de personas para diagnosticar cómo consumen su tiempo en el trabajo. Sus métricas son objetivas y anónimas, y bien interpretadas sirven para dibujar una radiografía de quién es quién en una oficina y de los hábitos que conviene a la dirección fomentar en sus empleados, o todo lo contrario.

Por ejemplo, gracias a las analíticas de personas, las compañías tecnológicas han descubierto que es una bendición que los programadores se vayan a comer juntos. A la vuelta suelen solucionar problemas que habían tenido atascados toda la mañana. Por lo visto, y siempre según las analíticas, comparten sus dudas con sus compañeros y entre todos encuentran una solución. En cambio, todos los softwares y métricas coinciden en que la mitad de las reuniones que se hacen en una empresa sobran.

Todos conocemos las interminables cadenas de emails y otros malos hábitos que hacen del correo electrónico otro ladrón de productividad"

La compañía Volometrix ha desarrollado la métrica Índice de Carga Organizacional (OLI, por sus siglas en inglés) que mide el tiempo que un individuo demanda de sus colegas a través de emails y de reuniones presenciales. La medida incluye un OLI score para que los interesados puedan medir y mejorar su gestión de la jornada laboral. “Hemos visto cómo se hacen reuniones recurrentes sobre temas que no son estratégicos para la empresa. Gracias a nuestras analíticas y al índice OLI los amantes de las reuniones han reducido sus encuentros entre un 10% y un 30%”, explica Barnett.

Las métricas también intentan determinar el nivel de compromiso y felicidad de los empleados. Lo hacen analizando el asunto de los emails o el tráfico online de cada ordenador. Si ha llegado hasta aquí en la lectura de esta artículo ya habrá adivinado que para conseguir estos datos los ordenadores están siendo permanentemente rastreados al igual que usted, en el caso de que su empresa quiera trabajar con estos programas, tendrá que aceptar llevar un dispositivo electrónico que medirá hasta las pausas de sus charlas de pasillo.

Pero no se alarme: la privacidad está garantizada, pues según explica Daniel Olguín, cofundador de Sociometric Solutions, otra empresa de analítica de personas, los datos capturados se anonimizan. Un término aceptado por la RAE para señalar que un dato relativo a entidades o personas se expresa eliminando la referencia a su identidad. “Cada empleado tiene acceso a su información pero no a la de los demás", continúa Daniel Olguín. “Todos los datos se agregan a nivel grupal y se comparten con los directivos de la organización sin señalar a ninguna persona o grupo en particular”.

Sociometric Solution, una start up con sede en Boston, va más allá de rastrear emails y las agendas de reuniones, y se dedica a monitorizar la relación cara a cara de los empleados. Lo hacen con unos pequeños dispositivos wearables capaces de registrar los tonos y la entonación de la de voz y el lenguaje corporal. “Sin grabar el contenido de las conversaciones”, aclara Olguín. Buscan detectar si la interacción entre los equipos de trabajo es productiva o favorable para la empresa o todo lo contrario.

Olguín asegura que sería imposible utilizar esas métricas como argumento para despedir a un empleado. “Los empleadores no tienen acceso a datos individuales y, además, en nuestro contrato hay una cláusula que especifica que “los datos capturados no pueden ser utilizados para despedir a alguien”.

Control de los empleados

Por su parte, Volometrics también anonimiza y agrega los datos individuales. “En los casos en que la propia compañía desea que sus empleados tengan conocimiento de sus métricas individuales, esta información es absolutamente confidencial y está disponible únicamente para el dueño de esos datos”, asegura el cofundador de la compañía. Pero en otros casos los empleados ignoran que están siendo monitorizados. Ellos o sus ordenadores. La revista Fast Company menciona la herramienta ActivTrak que registra el tiempo que un individuo pasa en una web o en una app y que, además, puede configurarse para hacer pantallazos arbitrarios a lo largo de la jornada laboral. “Aunque no grabamos mensajes de texto ni conversaciones del chat, estos podrían ser capturados mediante pantallazos”, explicó Herb Axilrod, presidenta de la empresa con sede en Dallas, quien asegura que ellos recomiendan a sus clientes que informen a los empleados de que van a ser rastreados pero reconoce que la decisión final la toma la empresa. “Instalar un software y monitorizar el uso de un ordenador sin el conocimiento de los empleados es legal en Estados Unidos, en Europa nos encontramos una ley más estricta”, reconoce a la revista.

Además de las cuestiones éticas referentes a la privacidad, algunos observadores se plantean la conveniencia de aplicar esta estrategia de rastreo en las oficinas. “La más mínima sensación de estar vigilado dañará moralmente a un empleado; si la plantilla está feliz entonces sí será más productiva”, señala Corey Ciocchetti, profesor de estudios legales y ética de los negocios de la Escuela de Negocios de la Universidad de Denver y autor de un estudio sobre la monitorización de empleados en el siglo XXI

Otras investigaciones sugieren que una persona que se sabe vigilada es menos innovadora y arriesga menos. No pierde de vista que lo que puntúa mejor es mantenerse en la curva de la analítica no salirse de ella. Esa es la teoría de un trabajo muy citado de la Escuela de Negocios de Harvard firmado por el profesor Ethan Bernstein que demostró que el rastreo hacía sentir a los empleados “vulnerables y expuestos”, lo cual tenía un efecto colateral devastador: como nadie se salía de la norma establecida la creatividad y la innovación morían de muerte natural.