Normas de educación para el uso de móviles en público

Los aparatos tecnológicos ya no son solo instrumentos de trabajo ni fijos. se llaman encima todo el tiempo, tanto en el ocio como en el trabajo. Esa mezcla de habilidades y posibilidades también acarrean nuevas normas de conducta social que no nos las han enseñado en el colegio ni en casa. Sabemos que no se come con la boca llena, ¿pero está bien consultar los mensajes del móvil delante de otras personas en la mesa?

Pregunta.  Su empresa permite a los empleados llevar sus propios aparatos electrónicos móviles, como teléfonos y tabletas, a la oficina. ¿Significa eso que tienen libertad para utilizarlos cuando les parezca oportuno?

Respuesta. Aunque estos aparatos permiten estar en contacto con compañeros y clientes, deben emplearse con discreción y en formas que ayuden a realizar el trabajo, responde Anna Post, experta en protocolo del Instituto Emily Post en Burlington, Vermont. En la medida de lo posible, debemos prestar toda la atención a aquellos con los que estamos reunidos o hablando. “La impresión que se tiene cuando alguien está tecleando en un aparato es que su atención está dividida”, advierte.

P. Durante las reuniones, alguien prefiere tomar notas en su tableta, teléfono inteligente u ordenador portátil. ¿Es esto admisible?

“Debemos advertir a las otras personas presentes que usamos el iPad o el teléfono para tomar notas”.

R. La presencia de teléfonos inteligentes y tabletas en las salas de reuniones es algo bastante nuevo, pero, a diferencia de los ordenadores portátiles, por lo general se asocian con juegos, mensajes y otras actividades no relacionadas con el trabajo. Matt Eventoff, propietario de Princeton Public Speaking, una empresa de formación en técnicas de comunicación, recomienda: “Debemos advertir a las otras personas presentes que usamos el iPad o el teléfono para tomar notas”.

P. ¿Está mal leer discretamente mensajes personales de correo electrónico o de texto en aparatos móviles cuando estamos en la oficina y entre compañeros?

R. Por muy discreto que sea uno, es fácil distraerse leyendo y respondiendo mensajes. Si acaba pasando mucho tiempo encorvado sobre su aparato, puede perderse pistas sociales importantes y señales que solamente pueden captarse cara a cara, explica Rachel Weingarten, experta en protocolo empresarial y presidenta de Interrobang, una empresa neoyorquina especializada en estrategias de marketing.

P. ¿Y podemos responder llamadas de móvil cuando estamos en el trabajo?

R. Si tenemos que atender una llamada personal, es mejor que encontremos un lugar privado para hablar, sugiere Weingarten, autora de Career and corporate cool [Elegancia profesional y empresarial]. Y si estamos en una reunión, solo debemos responder a las llamadas urgentes. No debemos usar el bluetooth ni cualquier otro auricular inalámbrico, aconseja Mark A. Gilmore, presidente de Wired Integrations, una asesoría de San José, California. “Nadie quiere ver luces azules parpadeantes mientras hace una presentación. Es de mala educación”, añade.

P. Si dirigimos una reunión o una presentación, ¿cómo nos aseguramos de que los presentes prestan atención a los oradores y no a sus teléfonos o tabletas?

R. Es conveniente establecer unas normas básicas, advierte Post. “Los buenos modales tienen que ver con las expectativas sociales”, dice, “y cuando uno deja claro cuáles son esas expectativas, es más fácil levantar la ceja si alguien contesta a una llamada”.

P. Aunque los aparatos móviles sean propiedad de los empleados, la red inalámbrica que utilizan pertenece a la empresa, así como parte de la información que examinan y almacenan. ¿Qué precauciones se deben tomar para proteger a la empresa y eximirla de cualquier responsabilidad si pierden el teléfono o la tableta?

"Si estamos en una reunión, solo debemos responder a las llamadas urgentes. No debemos usar el bluetooth ni cualquier otro auricular inalámbrico"

R. Se debe averiguar si la empresa tiene normas sobre el “uso admisible” de los aparatos móviles. Si no las tiene, lo mejor es que establezca su propia protección, recomienda Kieran Norton, director de Deloitte, una empresa de servicios profesionales relacionados con la seguridad y la privacidad. “Asegúrese de que se requiere un número pin para desbloquear el aparato y, si es posible, instale el autoborrado, que permite borrar a distancia toda la información”, aconseja, y añade que posiblemente se necesite ayuda para hacerlo, y para codificar los datos de modo que no puedan ser leídos si caen en manos de otra persona.