Para producir, descansa

La energía con que trabajamos cuenta tanto como el número de horas cuando se trata de determinar el valor que generamos en nuestro trabajo. Para rendir hay que descansar, no sólo trabajar. Entrevistamos al experto en productividad Berto Pena.

“Uno de los secretos mejor guardados de la productividad es el descanso”, asegura Berto Pena, autor de varios libros sobre la materia y de Think Wasabi, un sitio con abundantes trucos para organizarse mejor. “Mucha gente busca técnicas para incrementar su rendimiento. Pero yo les digo: ¿No has pensado en dormir las horas suficientes, hacer ejercicio, comer de forma saludable?”.

¿Así de sencillo?

Cuerpo y mente van al unísono. Antes pesaba 120 kilos. Perdí 40, y después de eso mi productividad mejoró una salvajada. Ahora tengo más energía y claridad mental.

No es fácil descansar cuando se tiene por delante una larga jornada partida, como es el caso de tantos españoles.

Tras haber pasado por tres continentes, encuentro que España es el país donde peor he trabajado. Las empresas contribuyen así a la poca productividad de sus empleados. El trabajo se expande en función del tiempo que te dan para hacerlo. Si tienes todo el día para una tarea, la dejas para más tarde. Las jornadas más compactas redundan en gente que trabaja con más ritmo porque te anima saber que puedes irte a una hora prudencial y disfrutar de tu ocio.

Para rendir hay que descansar. ¿Para descansar hay que desconectar?

Es un problema cada vez más serio. Ya no te vas a tomar café con un amigo; te vas con él y con su Blackberry. Nunca habíamos estado tan conectados y al tiempo tan desconectados. Hace poco asistí al consejo de administración de una empresa a la que hacía una consultoría de productividad. La mitad se pasó la reunión chequeando su correo electrónico. A veces no se trata sólo de productividad, sino de cortesía y buena educación.

Es lunes. Tengo un montón de frentes abiertos y no sé ni por dónde empezar.

Nos encanta el drama. La mente amplifica mucho los problemas, pero las decisiones se toman mejor cuando estás tranquilo, sosegado. Primero tienes que respirar. Luego, poner sobre la mesa los asuntos y comenzar por algún sitio. Decidir cuál es la tarea de más impacto, la que da más resultados.
Uno de los errores más frecuentes es colocar todo el trabajo en un mismo plano, como si fuera igual. Distinguir tareas importantes de tareas clave o urgentes, de cosas que puedes hacer al final del día es fundamental. No puedes (ni debes) hacerlo todo al principio del día.

Comienzo leyendo el correo electrónico. ¿Es un error?

Creemos que el trabajo está en el correo electrónico, pero las tareas siempre están fuera. ¡Que no sea lo primero que hagas por la mañana! Al principio del día tu capacidad está por las nubes. Invierte esa energía en una tarea que requiera creatividad.
El correo es una caja de pandora, de ahí pueden salir sapos y culebras. Pero a ninguno nos pagan por responder emails. Bien utilizado es muy útil, pero si se nos va de las manos es un azote. Utilízalo bien; créate hábitos. Sé preciso cuando escribas un email. La mala comunicación entre personas es fuente de improductividad, descontrol, correos que van y vuelven, etc.

O sea, un ladrón de tiempo. ¿Cuáles son otros grandes ladrones del tiempo?

Somos nosotros, que permitimos que muchas cosas absurdas nos quiten tiempo. El problema no es la tele, las redes sociales, los blogs o el teléfono. El problema somos nosotros mismos cuando permitimos que devoren todo nuestro día, que tareas intrascendentes que no aportan nada roben tiempo, entusiasmo y ánimos.

Soy de las que permite que el exceso de información me robe el tiempo. ¿Sugerencias?

De todo lo que hay en Internet o de todo lo que me llega, ¿qué es lo que de verdad necesito para mi trabajo u ocio? Es fundamental hacer una buena criba y quedarte con lo importante, ser muy exhaustivo porque nunca vas a poder con todo. El volumen es inabarcable. Para que esa lectura sea eficiente y útil, haz buen uso de las herramientas tecnológicas: lectores feed, listas en Twitter, etc.

¿Su herramienta favorita de productividad?

No recomiendo herramientas. Si tuviera que recomendar una, sería un trozo de papel y lápiz. Algo tan sencillo como eso sirve para trazar un esquema o mapa mental. Últimamente estoy volviendo a las cosas más sencillitas y más útiles. Tenemos una tendencia innata a complicarnos la vida; en Internet cada dos por tres hay cosas nuevas, y nos encantan los remedios rápidos, comprar crecepelos. Pero la persona improductiva que se compre un iPad seguirá siendo eso, improductiva. Cuando tienes buenos hábitos, la tecnología mejora, facilita, suaviza. Pero los buenos hábitos son la mejor aplicación.

¿Monotarea o multitarea?

Absolutamente monotarea. En mi casa pongo la lavadora y escucho la radio, porque son tareas manuales que no requieren concentración. Pero para ser brillante sólo te puedes concentrar en una cosa, y aun así nos cuesta. Y con la falta de atención se va la frescura mental, la agudeza. La mejor forma de hacer algo excepcional es hacer esa tarea, y luego otra y otra. Las distracciones son una grave amenaza.

¿Lo es también el desorden en el espacio de trabajo?

Ser ordenado es un fastidio, pero el orden me hace mejor, me permite encontrar las cosas que necesito y facilita trabajo. Un espacio ordenado transmite serenidad, tranquilidad.

Hay quien dice que a la creatividad no le gusta tanta organización.

A mí me ha hecho más creativo. Las rutinas diarias me permiten cumplir con lo que tengo que hacer y dejarme más tiempo libre para pensar. No es poner un cerco a la creatividad. Creo que así libero a mi mente de estar pendiente de bobadas. La mente no nació para recordar cosas, sino para solucionar, crear, etc. Para recordar ya tenemos papel y lápiz.

Natalia Martín Cantero es periodista. Si quieres ponerte en contacto con ella escribe a natalia@vidasencilla.es