8 trucos para mejorar tu productividad (y rendir más en el trabajo)

Vivimos en un país con grandes problemas de productividad. Al menos eso es lo que se desprende de varios informes en los que España aparece en el puesto número diez de estados productivos de la Unión Europa (al mismo tiempo que nos sitúan como los reyes del presentismo laboral y las jornadas interminables). Además, la crisis nos ha obligado a reinventarnos, y es que, a falta del empleo ideal, son muchos los que se han aventurado a montar sus propias ideas de negocio, o que trabajan como autónomos, bien sea dentro de una empresa o desde su propio domicilio. Todo ello ha supuesto la necesidad de mejorar la gestión de nuestros recursos para ser más productivos, y así evitar que el trabajo consuma todo nuestro tiempo. Si crees que por más horas que le dediques a tu espacio profesional, nada te cunde, los expertos aportan algunas de las claves para ser mucho más productivo.

1. Ser proactivo: Stephen R. Covey escribía una de las biblias de la productividad que han leído, o al menos ojeado, casi todas las personas que se han relacionado con el mundo de la empresa: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva (Paidós Ibérica, 1990). Entre ellos, el primer punto en el que el fundador y presidente del Centro de Liderazgo que lleva su nombre, ponía su atención, era en la proactividad. Es decir “ser responsables de nuestras propias vidas, puesto que nuestra conducta es una función de nuestras decisiones, no de nuestras condiciones”. Este ejemplo puede aplicarse tanto a la vida, como a nuestra forma de trabajar, y es que, si se quiere ser productivo, el primer paso es tomar nuestras propias decisiones sobre el trabajo y no justificarnos siempre en torno a “las circunstancias”. En este mismo sentido, Javier Santos, CEO de Infoautónomos y coautor de la Guía de Productividad para Emprendedores, insiste en que “no hay que esperar a reaccionar ante los acontecimientos, sino adelantarse para tomar nuestro propio camino”.

2. Trabajar en nuestra capacidad de concentración: Está claro que si queremos ser proactivos, tenemos que tener la mente centrada, para tomar la mejor de las decisiones. Es por ello que Roberto Luna, catedrático de Organización de Empresas de la Universidad de Valencia, opina que si estamos en un momento de estrés o tensión que nos impide poner la concentración necesaria “lo mejor es cambiar la tarea para otro momento más adecuado si se puede”. En este sentido, recomienda realizar actividades relacionadas con la meditación o incluso con el tan de moda mindfulness, para mejorar nuestra capacidad de concentración.

3. Marcarse objetivos y no tiempos: Socialmente estamos acostumbrados a hablar de trabajo según horas o jornadas. Pero cuando uno comienza a gestionar sus propios recursos hay que buscar ser más efectivo y mejor hablar de objetivos cumplidos. El catedrático de la Universidad de Valencia explica que “en este país se habla solo de horas en el trabajo como asociación de la productividad y dista mucho de ser real. Es uno de nuestros grandes males. Seguimos teniendo una cultura de presencialidad y lo que logramos en muchos casos es tener gente presente físicamente pero ausente emocional y mentalmente. Nos hemos olvidado del trabajo con objetivos, con seguimiento, con recursos donde aportar talento”. Para mejorar en este sentido, Javier Santos propone por su parte “trabajar con proyectos con objetivos claros y fechas de entrega concretas, y no dejándote avasallar por lo urgente”.

4. Aprovechar nuestros picos de energía: No siempre tenemos la misma energía, y por ello, no sólo hay que pensar en gestionar el trabajo, sino también, en gestionarnos a nosotros mismos, aprovechando nuestros momentos de mayor capacidad. Así, el CEO de Infoautónomos señala que es vital “identificar tu punto álgido diario o pico de energía y productividad, para aprovecharlo en las tareas más relevantes  o las más difíciles. Para mucha gente será al principio del día, otros a media mañana o incluso algunos lo tienen por la tarde”. Además, otra de las claves está en tomarse pequeños descansos entre tareas para desconectar, levantarse de la mesa de trabajo y retomar fuerzas de cara a cerrar un compartimiento mental y pasar al siguiente.

5. Planificar nuestras tareas con antelación: Clasificar tareas y buscar nuestros mejores momentos debe ser, por tanto, parte de nuestro proceso de planificación, y es que esa es otra de las grandes claves. “A veces nos lanzamos a resolver temas por una falsa creencia de ser productivos y es todo lo contrario”, reflexiona Roberto Luna. Abordando métodos de planificación, Javier Santos apunta algunas ideas. La primera es crear una lista de tareas, “recopilando y actualizando regularmente las tareas en un único lugar, ya sea una libreta, el mail o una app”. De esta manera habría que ordenarlas, bien de forma diaria o semanal y estableciendo fechas de inicio y entrega. El experto también aconseja “empezar por lo difícil, es decir empezar el día resolviendo las tareas más complicadas”. Insiste también en que respecto a las tareas mínimas, aquellas que requieren menos de 3 minutos, es mejor resolverlas en el momento, puesto que muchas veces lleva menos tiempo que anotarlas.

6. Evitar a los ladrones de tiempo: Uno de los grandes problemas de la productividad es entretenernos en lo que no debemos. Visitas inesperadas, llamadas que se alargan, Internet, o incluso, ir a la cocina a picar algo por puro aburrimiento. De nuevo, el autor de la Guía de Productividad aconseja que “en tareas largas que requieren concentración exclusiva, se necesita desconectar de todo: email, teléfono, Whatsapp y redes sociales. Incluso si es necesario para protegerte de visitas o interrupciones de personas que llaman a tu despacho, cambia de lugar de trabajo para aislarte”. Otros ladrones de tiempo son precisamente tareas que nos impiden ocuparnos de lo importante, para ello, el experto aconseja aprender a decir que no. “En ocasiones se nos pedirá que nos ocupemos de nuevos proyectos o tareas que nos distraerán de nuestro objetivo, incluso imposibilitando que podamos alcanzarlo. Así que tendremos que aprender a defendernos, con diplomacia y aportando motivos de peso”.

7. Crear sinergias: Aunque estemos trabajando solos, a veces olvidamos que también dependemos de los demás. Volviendo a los consejos del maestro Stephen R. Covey, otro de sus hábitos para ser altamente efectivo es la creación de sinergias. “Entendida adecuadamente, la sinergia es la actividad superior de la vida, la verdadera puesta a prueba y manifestación de todos los otros hábitos reunidos”. Más concretamente, en cuanto a productividad se refiere, de lo que hablamos es de unir esfuerzos con nuestro equipo, compañeros o incluso, con nuestros clientes. Para ello, tal y como redactaba hace años Covey, “la valoración de las diferencias (mentales, emocionales, psicológicas) es la esencia de la sinergia. Y la clave para valorar esas diferencias consiste en comprender que todas las personas ven el mundo no como es, sino como son ellas mismas”.

8. Tener pasión por tu trabajo: Parece algo obvio, pero no lo es tanto. La clave última de nuestra productividad es nuestra motivación a la hora de realizar nuestra labor profesional, y para ello, tener pasión por lo que hacemos resulta fundamental. En palabras de Roberto Luna “si no eres vocacional en tu trabajo o no has tenido opción de trabajar en lo que te gusta (otro de los grandes dramas de este país) la productividad baja mucho, pues una persona puede llegar a rendir de dos a tres veces menos”.