El lugar donde guardar un pedazo de la vida digital para el futuro

Documentos oficiales, obras de arte, investigaciones científicas, películas, informes empresariales, sentencias judiciales… Una ingente cantidad de archivos digitales se publica cada día en el mundo y conforma una montaña documental de lo que somos, lo que debatimos, de lo que informamos, de nuestras ideas e imaginario en comunidad. También de la historia, presente y futura. “La continuidad del patrimonio digital es absolutamente crucial”, señalan las directrices de la Unesco para la preservación del patrimonio digital. “El enorme tesoro de información digital producida hoy día podría perderse si no se elaboran técnicas y políticas específicas para su conservación”, añade. 

Pero no todo se puede guardar. Igual que en la oficina o en casa, la primera tarea es decidir qué merece la pena y qué se desecha. “No es factible guardar de forma indefinida todo lo producido digitalmente ni es recomendable, al igual que lo producido en papel”, dice Jesús Robledano, responsable del máster en Bibliotecas, Archivos y Continuidad Digital de la Universidad Carlos III.

El tiempo que se guarde dependerá del tipo de documento. “Cada producto digital tiene una vida útil determinada, a veces muy efímera (como los mensajes de Whatsapp), en otros casos de unos pocos años (como la contabilidad digital) y en otros de preservación a largo plazo (como el cine digital o documentación de la administración pública)”, señala Miquel Térmens, del departamento de Biblioteconomía, Documentación y Comunicación Audiovisual de la Universitat de Barcelona. Es labor de cada institución o empresa el determinar qué documentos tienen valor a corto plazo (por ejemplo, las facturas o un email) o cuáles más tiempo (una obra de arte o un título de propiedad). A veces, es la legislación la que marca esos criterios, explica Térmens.

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En el ámbito cultural, “lo que prima es el valor cultural para las generaciones actuales y futuras”, añade Robledano. “Legalmente, cualquier creación considerada patrimonio cultural e intelectual debe ser preservada de manera indefinida, no hay mucho margen para la selección”. En estos casos, la responsabilidad y la inversión la realizan instituciones públicas como bibliotecas, filmotecas o museos. Un ejemplo es la Biblioteca Nacional, que desarrolla desde un archivo de la web española con gran número de sitios (incluidos blogs, foros, documentos...) hasta colecciones por temáticas, por eventos importantes (elecciones o la abdicación de Juan Carlos I) o con riesgo de desaparecer.

La capacidad de innovación en lo digital marca una diferencia importante respecto al papel. En digital, las publicaciones evolucionan con el tiempo; otras, no cuentan con soporte analógico, son solo digitales. En estos casos, “su contenido es especialmente vulnerable a las amenazas que pesan sobre los objetos digitales”, constata la Unesco.

La conservación digital va de la mano de la seguridad, y relacionado con ello, el formato y sistema de archivo. Los medios para guardar son inestables y la tecnología cambia con rapidez: si caduca, se puede perder el acceso. “La obsolescencia tecnológica no se puede evitar, porque forma parte del desarrollo de la informática” asegura Térmens. Lo que sí se puede hacer es elegir bien los formatos y estándares. Así, para guardar a medio y largo plazo se debe apostar por formatos “lo más abiertos y comunes posibles”.

Respecto a la cuestión de dónde guardar, una organización (empresa o institución pública) puede decantarse por alguna de estas tres opciones: sistemas informáticos propios, en la nube y la externalización (custodia por un tercero). Cualquiera de ellas entraña riesgo de pérdida y por tanto hay que valorar las ventajas e inconvenientes. 

La decisión está determinada en gran medida por los costes: es un servicio caro. No solo será necesaria una inversión inicial (sistema de gestión, formación a la plantilla...) sino que tendrá además costes periódicos en función del volumen de información que se guarde. “Hay que afrontar estos costos como una necesidad y como una inversión”, opina Robledano. “Es más costoso a medio y largo plazo afrontar el problema de la pérdida de datos y documentos valiosos que hacer la inversión en preservación digital”, concluye.