La oficina sin papeles, ¿utopía o realidad?

La oficina sin papeles es un concepto tan antiguo que se remonta a 1940, cuando se da a conocer la idea de la oficina del futuro. En 1975 un artículo publicado en Business Week predecía su inminente adopción. Pero, si bien con la llegada de los ordenadores personales al entorno laboral la idea tomó renovado impulso, los modernos y cada vez más asequibles sistemas de impresión y fotocopiado causaron el efecto contrario.

Al margen de mejorar la accesibilidad y la productividad, la oficina sin papeles contempla además un objetivo relevante: minimizar o eliminar el uso del papel, con los consiguientes beneficios para el medio ambiente.

Amplios beneficios para la organización

La cartería Digital será clave en el futuro y se constituye en el eje o primera palanca de la estrategia de transformación digital de las organizaciones

Siendo la Información la “materia prima” fundamental en la toma de decisiones de cualquier organización, la mayoría de las empresas archivan sin discriminación todos los documentos que producen y que reciben, aún a sabiendas de que cuando quieran acceder a un dato valioso no conseguirán extraerlo con la agilidad necesaria.

Esto nos lleva a identificar dos primeros beneficios fundamentales de la oficina sin papeles: la disminución del tiempo de localización de la información y la disminución del espacio y coste tanto de almacenaje como de sus procesos asociados.

En el ámbito de cualquier organización, cabe destacar otros muchos beneficios de una oficina sin papeles: procesos y servicios más eficaces y eficientes, disminución del tiempo de respuesta aumentando la calidad y rapidez de los servicios, optimización de los recursos y aumento de la productividad, disminución de errores y costes, rápido acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, mayor control y seguridad de la información, y mejora de la comunicación en la organización.

La oficina sin papeles está alineada con las nuevas tendencias en entornos de trabajo, donde desaparecen un alto porcentaje de ubicaciones fijas en la oficina y se eliminan los espacios de archivo físico.

Preservación del medio ambiente

Evidentemente, las ventajas respecto a la preservación del medio ambiente no son menores: ahorro de papel; reducción de los costes de eliminación de residuos; y un menor impacto ambiental por la disminución de la utilización de recursos naturales empleados en la fabricación del papel, por disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores del papel, por disminución de la energía y costes empleados en imprimir y fotocopiar, por reducción de residuos contaminantes como tóner y cartuchos de tinta o por reducción de costes y contaminación asociada a los procesos de transporte de los documentos (mensajería, valijas, etc.)

¿Por dónde empezar? La Cartería Digital

La base de la transformación digital es la creación de un sistema de gestión documental eficiente, que necesariamente debe afianzarse sobre un proceso de archivo digital eficaz y coherente que empieza justo en el momento de la recepción de los documentos.

La evolución de un servicio tradicional, que realiza el 100% de los procesos físicos, y cuyos flujos de trabajo están vinculados al modo en el que se recibe la documentación (formato físico), es una tendencia que está demandando el mercado, que busca eliminar la entrada de papel en sus oficinas y una mayor eficiencia en la gestión de la información, que es lo verdaderamente crítico.

La Cartería Digital “captura” la información, la transforma en formato digital –por tanto, compatible con los sistemas de gestión actuales– y la distribuye electrónicamente a sus destinatarios de forma ágil y controlada, permitiéndoles acceder a ella no solo desde su puesto de trabajo y en horas de oficina, sino en cualquier otro momento y desde cualquier lugar.

Por todo ello, la Cartería Digital será clave en el futuro y se constituye en el eje o primera palanca de la estrategia de transformación digital de las organizaciones, permitiéndoles dar un salto y pasar de la mera gestión de documentos a una verdadera gestión de la información.

Luis de Barrio es director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company