La dificultad de gestionar el tiempo cuando tu trabajo va a toda velocidad

Estar hiperconectados ha cambiado la forma en que nos relacionamos con los demás y también la forma en que trabajamos. Internet, las redes sociales y los correos electrónicos son ya herramientas súper indispensables que también nos generan la sensación de que todo va a toda velocidad y es urgente. En ocasiones interfieren con la forma de gestionar el tiempo que nos han enseñado hasta ahora: seguimos aplicando consejos de la era del papel a una realidad que ya no es compatible con las listas de tareas y los post-it. Muchos expertos aseguran que en lugar de gestionar el tiempo, deberíamos centrarnos en gestionar el flujo de trabajo.

Ahora en las oficinas se utilizan herramientas que hace tan solo 10 años nos costaba imaginar. Sin embargo, aunque hayamos cambiado la forma de trabajar, la forma de manejar nuestro tiempo se parece mucho a la de 2007. Estamos usando herramientas desfasadas que nos hacen sentir que no llegamos a todo y que aumentan nuestros niveles de estrés. Según los expertos, hacer listas con tareas ordenadas por importancia en un momento en que todo parece urgente y prioritario nos hace menos productivos.

No es que diseñar una agenda, delimitar el tiempo de cada tarea y planificar las horas sea algo negativo. Es que en muchas ocasiones ha dejado de ser eficaz porque no se adapta al flujo de trabajo de una manera realista. Estas técnicas no cuentan con todos los estímulos que nos interrumpen cada día. "Es habitual que nuestra lista de cosas que hacer deje de tener sentido al poco de empezar la jornada, porque han surgido otras tan importantes como las que teníamos previstas", explica Maura Thomas, experta en productividad laboral.

Así que el problema no es que nos distraemos con más facilidad sino que lo que nos distrae del trabajo que estamos haciendo es más trabajo con el que no contábamos. ¿Cuántas veces te has sentado dispuesta o dispuesto a concentrarte en una sola tarea importante y te han interrumpido correos urgentes o peticiones de compañeros? "Nos encontramos con que el trabajo llega desde varios frentes y es habitual que haya interrupciones cada cinco minutos, por lo que no tenemos tiempo para pararnos, planificar y actuar", explica Thomas. Las técnicas de orgnización de tiempo que hemos aprendido hasta ahora nos han fallado.

Esto nos lleva a cambiar de tarea constantemente —el peligroso multitasking— lo que nos mantiene ocupados en lugar de ser productivos. Uno de los puntos en el que los expertos están de acuerdo es en que hay que dejar de llamar gestionar el tiempo a lo que en realidad debería ser gestionar el flujo de trabajo, es decir, descubrir cómo de productivo puedes ser, cómo se estructuran las tareas, cómo se sincronizan y cómo fluye la información. Jordan Cohen, otro experto en productividad y autor del libro Make time for the work that matters lo compara con la comida: "No es lo mismo hacer dieta que estar sano". De la misma forma, podrás prestar más atención a la gestión del tiempo que estás haciendo y no por eso ser más productivo.

¿La solución?

"Tenemos que cambiar la forma en la que trabajamos". Esa es al menos la opinión de Maura Thomas. "Las compañías deberían entrenar las habilidades de productividad de los empleados para sobreponerse a estos nuevos retos", asegura. Según ella, esta formación debería basarse en varios componentes como aclarar las prioridades a seguir cuando surjan tareas nuevas o enseñar a los trabajadores a gestionar su atención —controlar las distracciones y mantener la atención sostenida—. "Centrarnos en el flujo de trabajo nos permite ser intencionales, reflexivos y proactivos", asegura.