Fundamental tener dos emails: uno personal y otro de empresa. De este modo podremos “utilizar el último exclusivamente para temas laborales y dejar el personal para todo lo demás”. Así lo aconseja Miguel Ruiz Arriazu, Maganer Director de Talent.Up a sus alumnos de MBA. En realidad, “tampoco hay que aplicar grandes cosas en su utilización, sino usar el sentido común, sabiendo que se llevará a cabo la interpretación de todo lo que se escribe y que, por tanto, hay que gestionar las expectativas del que recibe nuestro mensaje”.En mensajes laborales, definitivamente no es una buena idea. Un reciente estudio publicado en Social Psychological and Personality Science concluía que, lejos de aportar y de fomentar la empatía como sucede en la comunicación cara a cara, los emoticonos hacen parecer menos competentes a aquellos que los incluyen en sus textos de trabajo. Existen otros motivos para evitar el uso emojis, hashtags y demás simbología propia de las redes sociales: “Nuestros emails pueden ir directamente a la bandeja de spam”, previene Jiménez Rubio. Otra razón más para no convertir al simpático smiley en una pesadilla. Ni tampoco busque trabajo ni pida favores. Partiendo del sentido común, “sería un error por falta de discreción”, apunta Miguel Ruiz, e insiste en que “si es un tema personal, debería usarse siempre el correo personal”. Y mucho cuidado con ligar: podría dar lugar a malos entendidos o usarse para denunciar a alguien por acoso sexual.Lo primero sería “no atentar contra lo que se conoce como compliance de empresa”, advierte Ruiz, refiriéndose al cumplimiento de los distintos procedimientos y legislaciones especificados por la propia compañía. Esto incluye, de partida, evitar temas de corte político, religioso o que puedan resultar ofensivos en lo personal a alguien. Los jefes también deberían cubrirse las espaldas y tener cuidado con lo que ordenan vía email. Por ello, jamás debería realizar encargos de carácter personal o reflejar temas confidenciales. “El protocolo para comunicar acciones comprometidas o estrategias debe seguir un canal de comunicación formal”, nos recuerdan desde Page Group. “Se debe convocar una reunión con las personas involucradas bajo una orden del día para que todas las partes puedan ir preparadas y de este modo sacar el máximo provecho a la reunión. Después se realiza un acta de la reunión que será enviada a todas las personas involucradas”. Ni compra de entradas ni de zapatos: nada justifica las compras desde el mail de la empresa, ni siquiera para una final de fútbol. Por otro lado, estas acciones “favorecen la aparición de publicidad que nos desconcentra en el trabajo”, advierten desde PageGroup. Recurrir a la falsa camaradería es un error más común de lo que creemos. Así que nada de tutear. Saltarse a la torera la formalidad del “usted” y pasar al “tú” de buenas a primeras podría no ser una buena idea, incluso y a pesar de que sea la tendencia de las empresas más modernas. Más vale “pecar de formal que de informal”, advierte García. No obstante, el éxito está en adaptarse al interlocutor y por ello, “lo mejor es conocer un poco a la persona que tienes al otro lado antes de aventurarte con una comunicación más cercana”. La comunicación no verbal brilla por su ausencia en los mails. Sin embargo, escribir en mayúsculas sí proporciona una lectura no verbal clara: la de la agresividad o la exigencia. Equivale a gritar. Ante la duda de lo que pensarán al leer nuestro mail, “la mejor manera de evitar la ambigüedad es pedirle a un compañero que lea el mensaje y pueda explicarnos su interpretación”, aconseja García. “Como suele decirse en estos casos, cuatro ojos ven más que dos”.
