El viernes hay estampida en la oficina

Que en España somos diferentes no es nada nuevo. Lo que sí son nuevos son algunos de los datos que lo avalan. Mientras que los europeos van una media de 1,8 días a la semana a la oficina (la misma media global), los nacionales lo hacemos mucho más: 2,6 veces, según el informe Tendencias en oficinas de CBRE adelantado por Negocios, que asegura que “en España las oficinas están ganando terreno al teletrabajo”, aunque el modelo híbrido se ha consolidado (solo un 11% de las empresas tienen trabajo 100% remoto y solo el 10%, presencial al completo). La ocupación se mantiene estable, en torno al 60%-65%, continúa Alfonso Galobart, vicepresidente de la consultora inmobiliaria, salvo los viernes, que cae nada menos que hasta el 25% o 30%.

De ahí que cada día sea más habitual que las empresas transformen sus centros de trabajo en un intento por atraer a los empleados, indica el ejecutivo. No en vano, CBRE señala que tras la pandemia se ha consolidado el modelo de trabajo flexible, que da protagonismo a las tareas colaborativas, la socialización y la innovación. Y se observa un incremento del ratio de la inversión por metro cuadrado del 70% desde 2019, así como el gran aumento de los espacios flexibles.

Galobart detalla que son varias las tendencias que siguen las empresas a la hora de transformar sus oficinas: quieren espacios colaborativos para trabajar en equipo al tiempo que también buscan zonas privativas para que los empleados acudan a los centros de trabajo y elijan el puesto que necesitan para cada labor (las zonas específicas para realizar videoconferencias están a la orden del día), así como áreas de silencio que permitan la concentración. El resultado es que la superficie por empleado ha caído, mientras las zonas comunes (cantina, terraza, biblioteca…) han pasado del 8% al 10% de la superficie de las sedes entre 2019 y 2023, y las áreas de colaboración se han duplicado del 10% al 20%, según el informe de CBRE.

El profundo cambio de paradigma en el modelo laboral ha lanzado a las compañías a echarse en brazos de nuevos espacios que se abren a “compartir conocimiento, proyectos y convivencia entre departamentos y encuentros con portavoces interesantes”, apunta Leyre Octavio de Toledo, directora ejecutiva de Arquitectura de Savills. “Con sistemas híbridos asentados, ir a la oficina ha de ser algo premium, sobre todo para los jóvenes que no le dan valor”, dice.

Recuperar compromiso

Las oficinas abiertas son una apuesta que se generaliza en las empresas. L’Oréal y Oracle son dos de las compañías que la han hecho suya. Metros y más metros diáfanos, mesas altas y bajas, barras como de bar y sofás que invitan a la confidencia. Plantas por aquí y por allá y mucha luz natural. Un estilismo, mezcla de boutique y club social, que busca colaboración y equipo, pero también recuperar compromiso, cultura y pertenencia de un empleado que prioriza flexibilidad. A tanto frente abierto se suma el de las nuevas generaciones. Todo un desafío porque, según el estudio de la plataforma de aprendizaje Kahoot, el 90% de los trabajadores de la Generación Z sienten malestar social o ansiedad en el lugar de trabajo.

Pero no es fácil. La oficina, sin muros ni paredes, se enfrenta, además, a resistencias al cambio, distracciones o escasa privacidad. Sobre su funcionamiento, impacto y mejora continua han reflexionado los consejeros delegados de L’Oréal, Juan Alonso de Lomas, y de Oracle, Albert Triola, tras un año y medio en las nuevas sedes corporativas. Dar el salto al concepto de oficina abierta perseguía tres objetivos para el gigante de la belleza: flexibilidad, eficiencia y bienestar. “El empleado elige en qué espacio trabajar en cada momento del día”, “hemos logrado mayor compromiso, incluso hay días de aforo completo”, destaca De Lomas. Para Triola, la nube es el eje del cambio radical “en la manera de operar y vender un producto”. El concepto de espacio abierto y en pleno centro “se debe a que hemos de estar cerca del cliente para contarle en persona los beneficios de esta tecnología”.

Los máximos dirigentes de ambas organizaciones coinciden en que la oficina abierta es el resultado de “escuchar al empleado” y ponerla a su disposición: “A cada nueva incorporación le damos un móvil, un portátil y una oficina, y debe decidir lo que mejor le conviene en cada momento”, apunta Triola. Una libertad que suprime la presión del jefe para ser monitorizada por encuestas de evaluación: “Hay que cumplir objetivos. Son la prioridad número uno”. El consejero delegado de Oracle reconoce “una mejora en satisfacción y compromiso”, pero no abandona el permanente diálogo con su plantilla para cotejar su funcionamiento, pues “a veces la realidad puede ser diferente”. Y ejemplifica: “Colocamos por un tiempo sensores para entender el uso de la nueva oficina y descubrimos que salas diseñadas para 12 las utilizaban dos”.

Las oficinas se convierten, así, en seres vivos que mutan en función de la permanente evolución del empleado, algo que se ha convertido en estratégico frente a un trabajador que no ve sentido a ir a la sede para mantener reuniones o contestar correos. Por ello, es necesario “programar actividades y acciones que motiven aquellos sentimientos de orgullo y pertenencia como encuentros sectoriales, con directivos de otras compañías o actividades familiares”, opinan ambos. Oracle necesita de estos entornos “para facilitar el trabajo entre departamentos, interactuar con gente de otras compañías y en otros países para que en estas nuevas oficinas sucedan cosas”, mantiene Triola.

Además de insistir en la comunicación, los dos consejeros delegados también inciden en la formación para sacar pleno rendimiento a estos espacios sobre los que confiesan “resistencia de algunos mandos medios”. “Los jefes de departamento deben encontrar espacios para comunicarse con sus equipos. Nos corresponde crear cultura para que se sientan cómodos porque el desempeño ya no está ligado a ir a la oficina”, zanja Triola.

Quizás por eso las dimensiones se reduzcan. Según CBRE, la superficie media de oficinas contratada ha pasado de 1.150 metros cuadrados en 2019 a los 820 metros actuales. Y las previsiones de la consultora hablan de una absorción de 457.000 metros en Madrid en 2023, un 9,6% menos que el año anterior.

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