Revolución en las oficinas: así son los nuevos espacios de trabajo tras la covid

Revolución en las oficinas. Eso es lo que ha traído la covid y la necesidad de las empresas de devolver a los empleados a sus sedes después de la implantación del teletrabajo y a pesar de su resistencia. Con la explosión del trabajo híbrido, las organizaciones se han dado cuenta de que las hileras de puestos individuales ya no son tan necesarias como los espacios de uso colaborativo, en los que realizar reuniones, innovar, conectar o respirar la cultura corporativa, tan tocada tras la pandemia. Si anteriormente se había acabado con los despachos, ahora son las zonas individuales las que quedan obsoletas. Se busca compartir y generar compromiso. Socializar. Y que las oficinas se parezcan lo más posible al vecindario y sus casas para atraer al personal de vuelta a ellas. Que sean más humanas. “Ha cambiado el modelo radicalmente, del heredero de la revolución industrial hemos pasado al de la era digital y ello requiere una revisión de los espacios para mejorar las condiciones de las personas“, sostiene Covadonga González Quintana, fundadora del despacho de arquitectura Plug&Go.

Se impone la flexibilidad. Tanto para la gente como para las oficinas, explica Leyre Octavio de Toledo, directora de Arquitectura de Savills Aguirre Newman, lo que esponja los espacios, que pasan de una ocupación de 9 o 10 metros por persona a 11 o 12 metros, porque los lugares de innovación y aprendizaje abarcan mayores superficies y los puestos individuales, aunque reducidos a la mínima expresión, son más holgados debido a las medidas de distanciamiento impuestas por la crisis sanitaria. También hay compañías que achican sus sedes a consecuencia del teletrabajo y el ahorro que proporciona, pero no son la mayoría, dice. Y lo que ha adquirido un gran peso es servirse del diseño y la tecnología en favor del confort y la salud del personal. “Es una revolución. Un cambio absoluto de mentalidad”, afirma.

Hay cuatro tendencias clave, según Ofita: la no territorialización para que los empleados de la oficina y en remoto convivan; el absoluto protagonismo de las zonas colaborativas y sociales, con diferentes tipologías de espacios; la flexibilidad y versatilidad de los espacios y su equipamiento, y la humanización de los entornos laborales.

Catalizadoras del cambio

“El nuevo edificio ha sido uno de los catalizadores del cambio de nuestra marca, la transformación cultural que estamos abordando y para provocar un viraje entre nuestros empleados hacia un entorno más colaborativo, flexible y ágil”, asegura Gemma Martínez, directora de recursos humanos de Astara (antigua Bergé Auto), que se ha mudado de un vetusto edificio del centro de Madrid a las afueras, eliminando los puestos fijos de los trabajadores e implantando zonas de concentración, lugares de reunión informal como la terraza, el jardín o el área de cafetería para convertirse en un punto de encuentro de empleados y clientes y romper los silos que reinaban hasta ahora en la compañía de movilidad.

Su proyecto ha costado varios millones de euros. En el caso de Endesa, la remodelación del 75% de su sede madrileña ha requerido más de diez millones de euros, según el director de Medios de la energética, Pablo Azcoitia. El objetivo de la empresa era modernizar sus cuarteles generales y adaptarlos a las nuevas formas de trabajo flexible. Desde hace un mes, cuenta el directivo, los 2.200 empleados que se concentran en estas oficinas de 33.000 metros cuadrados sobre rasante trabajan dos días en el edificio sin un puesto fijo y tres días desde casa. Sobra el 25% del espacio, que aún no ha reformado. La eléctrica está barajando realquilarlo o montar un coworking para terceros. Mientras, utiliza la superficie para probar, por ejemplo, si las zonas de trabajo en silencio funcionan.

Los consejeros delegados de las empresas se han dado cuenta de que el espacio es una herramienta estratégica, explica Alejandro Pociña, presidente de Steelcase Iberia, y si antes priorizaban la eficiencia, hoy buscan optimizar la experiencia del empleado. Invierten en oficinas atractivas y se sirven del diseño y la decoración para conseguirlo, añade Jonatán Molina, director comercial de Ofita, que asegura que en la prepandemia el 60% de la superficie se destinaba a puestos individuales y el 40% a zonas comunes, mientras que ahora es justamente al revés. También que las empresas reclaman lugares polivalentes. Unas transformaciones que están permitiendo que compañías de diseño de espacios y venta de mobiliario de oficinas como las suyas multipliquen su negocio, con crecimientos entre el 20% y el 40%, según exponen.

Las antiguas salas de reuniones abiertas se han cerrado y aislado acústicamente para permitir reuniones híbridas con personal in situ y a distancia, que serán el 56% del total, según Steelcase. Han incorporado macropantallas para mejorar la comunicación; luces y sonido; cámaras y pizarras digitales para seguir la metodología agile. Las cantinas se han convertido en cafeterías de diseño chill out o en offices de una vivienda con encanto para que la gente socialice de forma confortable y siempre con la tecnología incorporada. Son importantes también en este nuevo esquema las zonas de concentración, videollamadas y silencio. Incluso se empiezan a poner de moda las tiendas de campaña en medio de la oficina para fomentarlos.

La inversión que destinan las empresas a la remodelación de sus sedes para hacerlas más atractivas, flexibles y polivalentes por lo que pueda pasar en el futuro oscila entre 600 y 1.200 euros por metro cuadrado, según Pociña. Todo para conseguir que “lo que más echaban de menos los trabajadores, sobre todo los más jóvenes: la conexión con los compañeros. Y lo que buscan las empresas con sus nuevas oficinas: volver a unir a los equipos, que el compromiso con la empresa no decaiga”, aprecia González Quintana.

La nueva sede de Accenture en el centro de Madrid es un ejemplo de cómo impulsar el trabajo en equipo. La consultora ofrecía teletrabajo antes de la pandemia, pero tras ella había que dar a la gente razones para volver al cuartel general, señala María José Sobrinos, su directora de recursos humanos, algo que han logrado, dice, ahora que entre martes y jueves el centro se ocupa al 100% y los lunes y viernes al 40% o 50%. “Nuestras encuestas dicen que el grado de satisfacción de los empleados es del 95% y que destacan como principales ventajas la colaboración y el networking entre los equipos, justo el objetivo que perseguíamos”, aprecia. Accenture ha cambiado 10.500 metros cuadrados por los 9.000 actuales con una gran terraza que es un lugar de reuniones informales.