Cómo evitar que un error informático te deje sin ir a la universidad

Un error informático le arrebató a Daniel Cortés la beca universitaria que necesitaba para cursar su segundo año en Ingeniería Agraria en Badajoz. Ese curso (septiembre de 2012) tramitó todo el papeleo de la matrícula por Internet. No sabe explicar qué hizo mal o si fue un problema de la web, pero la solicitud nunca se envió: cuando se dio cuenta de lo que había pasado ya era demasiado tarde. Estaba a mitad de curso y los plazos de solicitud habían expirado hacía meses. Realizar los trámites académicos por Internet es más rápido y cómodo, pero un pequeño despiste virtual o no seguir los pasos debidamente puede llevar al alumno a comenzar el año académico sin la financiación pública que necesita o, mucho peor, a no pisar la facultad. ¿Cuáles son los descuidos que no hay que cometer para garantizar tu acceso a la universidad?

Primeros pasos

A primera vista, los trámites online para acceder a la universidad pueden parecer un laberinto. Son tres los esenciales: preinscripción, matriculación y solicitud de becas. Por si fuera poco, hay que realizarlos en unos plazos fijos de tiempo, lo que transforma el proceso en una carrera a contrarreloj. Para ahorrar tiempo, antes de realizar el primer trámite hay que tener claro un dato importante: ¿cuál es la nota de corte que necesito para estudiar lo que quiero en la universidad pública? La nota es orientativa y varía entre centros y titulaciones, siempre condicionada por la demanda. Todas las universidades y otros medios como EL PAÍS publican anualmente un listado que agrupa la oferta de todas las universidades.

Para realizar estos trámites es necesario darse de alta como usuario en la web de la universidad (o universidades) donde se quiere solicitar la admisión. Lo ideal es utilizar la misma dirección de correo electrónico y la misma contraseña, y anotar en una libreta los formularios que vamos rellenando en cada región. Además de añadir correctamente los datos personales y académicos, hay que prestar mucha atención a la casilla que hace referencia a la selección del grado que queremos estudiar y dónde. Hay titulaciones que tienen nombres similares u otras que son las mismas pero que se imparten en distintas ciudades de la misma comunidad autónoma. También conviene tener delante ciertos documentos que, a veces, pueden requerir que se adjunten digitalizados, como el DNI electrónico o un certificado digital. 

1. La prescripción, visita todas las universidades desde casa

El primer trámite es uno de los más complicados si se tiene en cuenta que Internet no siempre es intuitivo. Por ello, para realizar la prescripción debidamente, muchas universidades ofrecen guías e incluso vídeos tutoriales para que sea más cómodo hacerla, algo muy útil si no se está seguro, por ejemplo, de los datos que se solicitan. Algunos formularios tienen la opción de guardar, por lo que la prescripción se puede realizar en varios días. El punto importante (para este y para cualquier trámite) es asegurarse de que la documentación ha sido confirmada y enviada.

Es importante revisar la lista de admitidos periódicamente. Como la gran mayoría de los estudiantes solicitan varias titulaciones en varias universidades, los puestos bailan, ya que una vez que eligen una opción el resto se anula. Esta es la razón por la que las facultades publican varios “llamamientos”.

2. Matriculación, la fase final para entrar en la facultad

Ser admitido no significa que estés dentro de la facultad. Para ello es necesario, una vez publicada la lista de admitidos, realizar la matriculación. Con la cuenta de usuario con la que se ha realizado la preinscripción se puede iniciar el proceso de automatrícula. En el proceso, similar al del trámite anterior, se introducen los datos personales, las asignaturas y la forma de pago (fraccionado o único). Es importante que, una vez validada la matrícula, entregar el resguardo a la secretaría de la universidad. La mayoría exige que se haga presencialmente o mediante correo certificado. Este último punto de la matrícula es el más importante. Si el resguardo no llega, aún no se está dentro. 

Un camino seguro para enviar tus documentos

El uso de Internet es limitado en algunos trámites. En los académicos, por ejemplo, a veces debe apoyarse en estructuras físicas, como el correo postal. Para que este proceso sea más cómodo para los usuarios, Correos ha creado ORVE (Oficina de Registro Virtual Electrónico), un servicio que permite digitalizar y firmar electrónicamente documentos que se entregan en la Administración pública. Por ejemplo: el resguardo de la matrícula. El envío se realiza por Internet, lo que da más seguridad a los estudiantes que dependen de que su documentación llegue a tiempo y no se extravíe.

La persona que quiera utilizar ORVE solo tendrá que llevar el documento a la oficina más cercana (no admiten documentos electrónicos y solo recogen aquellos con un tamaño A4) para que un trabajador lo digitalice y lo remita. Una vez hecho el envío, el usuario recibe un resguardo oficial que certifica que ha utilizado dicho servicio. “Es mucho más rápido porque llegan directamente a un buzón de la universidad. Es pasar del papel a lo digital. Todo es más limpio y sencillo”, explica el subdirector de Oficinas Retail de Correos, Carlos González.

Para Alberto Mingo, vicerrector de Estudiantes de la Universidad Nacional de Estudios a Distancia (UNED), la precipitación es uno de los factores que más errores hace cometer a los estudiantes que realizan los procedimientos de manera online.  "A veces no se toman el tiempo suficiente y se pueden equivocar. Otras, el estudiante pulsa la confirmación de la matrícula y luego cambia de opinión, y es difícil hacer de nuevo el trámite", explica. Los estudiantes de la UNED, que también requiere formularios de preinscripción y matriculación propios, normalmente realizan todos sus trámites a través de la web, lo que ha llevado a esta institución a crear un teléfono único de orientación para ayudar a los alumnos.

3. Solicitud de becas, el trámite más sensible

El trámite más delicado y, posiblemente, el más importante para muchos estudiantes, es la solicitud de becas. Existen varias: de organismos privados, las autonómicas o las del Ministerio de Educación. Las más relevantes son estas últimas, conocidas como becas MEC. Para solicitarlas hay darse de alta como persona física en la sede virtual del Ministerio de Educación. En este sitio web, además de realizar los trámites, llegan las notificaciones de los procedimientos abiertos, entre ellos las solicitudes de becas. Si en la publicación de los resultados la beca no ha sido concedida se puede recurrir. Hay que tener en cuenta que es posible que algunos datos o documentos no estuvieran junto a la solicitud, por lo que simplemente solo habría que adjuntarlos. En muchos de estos casos, las reclamaciones se tienen que hacer de forma presencial o a través de correo certificado. Además, la publicación de las concesiones puede demorarse, por lo que los gastos de los primeros meses del curso académico corren a cargo de los estudiantes.