Una Universidad sin colas

Pedir una beca, la financiación de investigación o una certificación de estudios puede acarrear horas de colas frente a oficinas y montañas de papeles. Pero estas escenas pueden pasar a la historia. Las universidades están inmersas en una profunda transformación y tienen a las nuevas tecnologías como eje. Los trámites electrónicos son una realidad desde hace años, pero ahora se trabaja conjuntamente para unificar criterios y ampliar el marco de tramitaciones. Para finales de 2007, las 10 universidades públicas andaluzas esperan contar con oficinas virtuales en Internet que permitan gestionar trámites administrativos a través de la Red.

La planificación de este cambio se dirige desde la sectorial de las Tecnologías de la Información de la Asociación de Universidades Públicas Andaluzas (AUPA), de la que Agustín Madrid, rector de la Universidad Pablo de Olavide, es presidente y Andrés Garzón, del mismo centro, secretario. "Desde el Gobierno se ha marcado 2010 como la fecha límite para que las administraciones públicas reconozcan el derecho de los ciudadanos para interaccionar con ellas a través de distintos medios, entre ellos, los telemáticos", recuerda. "La tecnología la tenemos bastante avanzada. La Junta ha desarrollado todas las plataformas que se necesitan y nos la ha cedido de manera gratuita. La plataforma completa se llama W@nda".

Muchas gestiones ya se pueden realizar telemáticamente en las universidades. Desde matriculaciones, hasta cumplimentar actas académicas. Pero se quiere ampliar el marco y unificar criterios para aumentar la seguridad y las garantías. "Estamos en una fase inicial, realizando un análisis de los procedimientos administrativos de las universidades y de su adaptación al entorno telemático. También estamos implantando proyectos pilotos. El objetivo es que, a final de año, tengamos ya portales de servicios con determinados procedimientos telemáticos disponibles. Una vez que esto esté en marcha, iniciaremos la adaptación de más procesos", explica Garzón.

Así, cada universidad tendrá su propia oficina en Internet. "Pero no es descartable que un futuro pudiésemos vincular las distintas oficinas entre sí. Pero cada una debe tener su propio registro de entrada y salida de documentos y su propio portal de servicios. Lo que sí habrá que resolver -porque forma parte de la legislación que se avecina-es la interacción entre los registros de las distintas universidades, de éstas con la Junta y con las administraciones públicas españolas". Esa es la principal razón por las que las 10 universidades se unen: definir los estándares de los procedimientos, que deben coincidir con los de la Junta, el resto de España y Europa.

"La universidad es muy innovadora en investigación y docencia, pero la gestión era la hermana pobre en la modernización", dice Garzón. Hacía falta un cambio de rumbo. En contacto con la Consejería de Innovación, y con la de Justicia y Administración Pública -"que es un referente a nivel europeo por sus buenas prácticas de administración electrónica", apunta Garzón- las universidades se adhirieron al convenio que la Junta tenía con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre para poder usar sus certificados electrónicos. Se trata de una especie de DNI, que a modo de firma electrónica, acredita al titular en el universo telemático. Las propias universidades instalaron oficinas de certificación para agilizar el proceso.

El siguiente paso de las universidades fue establecer un registro telemático que permite que los documentos dejen rastro de entrada y salida y comprueba que el certificado electrónico es válido y no está en una base de certificados revocados que tiene la Junta. A su vez, está conectado con un notario de tiempo de la Marina Española que verifica que la gestión se ha producido dentro del plazo determinado "Es algo fundamental en una oficina que estará 'bierta 24 horas, siete días a la semana".

Las universidades trabajan ahora en fijar un circuito de ventanillas y despachos virtuales por los que pase el documento. "Es transparente y el usuario puede consultar en cada momento en qué paso se encuentra su trámite".